Správa dokumentů v praxi

Když se začnete zajímat o to, jaké mají různé organizace zkušenosti s nasazováním řešení pro správu dokumentů, můžete začít třeba u řady publikovaných, veřejně přístupných případových studií. Co z nich plyne? Proč organizace podobná řešení nasazují? Co očekávají? Na jaká rizika narážejí?

Z řady případových studií plyne, že zástupci organizací, které se rozhodují pro nasazení nějakého řešení pro správu dokumentů, tak typicky činí především z těchto důvodů: Chtějí zaměstnancům usnadnit vyhledávání informací, zajistit jim přístup k aktuálním verzím dokumentů a podpořit tak kvalitní rozhodování. Cílem je rovněž snížit rizika plynoucí z práce se zastaralými nebo s nesprávnými informacemi.

Stále častější je i snaha poskytnout v rámci firmy platformu pro snadnou komunikaci a spolupráci. Dodejme ovšem, že ve výše zmíněných případech mnohdy nejde jen o zaměstnance, ale také o externí partnery nebo klienty firmy. I zde může být výhodné zajistit jim snadný přístup k vybraným dokumentům a umožnit jim efektivní komunikaci se zaměstnanci firmy, například s technickou podporou či s obchodníky.

Častou motivací je rovněž snaha zajistit shodu nakládání s dokumenty se zákonnými nebo jinými závaznými požadavky na organizace kladené. A nezanedbatelnou motivací bývá i snaha dostat pod kontrolu náklady na práci s dokumenty.

V některých případech už může být práce s klasickými papírovými dokumenty nezvladatelná, resp. nezvladatelná bez výrazné změny stávajícího přístupu. A bez výrazného zvýšení nákladů, typicky na lidské kapacity. Příčinou přitom může být nejen nárůst objemu dokumentů, ale třeba také změna legislativy. Ve veřejných institucích nároky zvyšuje například zákon o svobodném přístupu k informacím, kdy bez odpovídajícího systému pro správu dokumentů může být složité a/nebo nákladné požadované informace nalézt a poskytnout.

Shrnuto a podtrženo: Správně zvolené a nasazené řešení pro správu dokumentů umožňuje organizacím zpravidla zvýšit produktivitu i podpořit vztahy s klienty a partnery.

Dokumenty v organizaci

V době začátku plánování nasazení řešení ECM/DMS přichází zpravidla analýza, s jakými dokumenty organizace vůbec pracuje. V nejhrubějším členění je lze rozdělit na obchodní a neobchodní dokumenty, dokumenty strukturované a nestrukturované, dokumenty s potřebou striktní evidence a ty, u kterých není třeba, dokumenty zásadní z hlediska práva a dokumenty důležité pro vlastní provoz organizace.

Z hlediska vytváření a používání dokumentů pak mnohé z nich procházejí stádii přijetí nebo vytvoření dokumentu, jeho klasifikace a uložení – s možností další práce, například, úprav, různých úrovní schvalování apod. Některé dokumenty lze ovšem v každé z těchto fází rovněž zlikvidovat, pokud se z různých důvodů ukáže, že již nejsou potřebné.

Organizace v této fázi rovněž zvažují, kdo v nich s jakými dokumenty pracuje. Ať už jde například o personální oddělení, právní oddělení, marketing nebo oddělení interního auditu. Jaký je charakter těchto dokumentů? Jsou tyto dokumenty v běžných formátech? Jak jsou strukturované? Jaké vyžadují zabezpečení?

Významnou otázkou je rovněž to, jak naložit s již existujícími dokumenty. Je třeba je digitalizovat a vložit do systému? Případně: Je třeba je digitalizovat a vložit do systému všechny? Pokud nikoli, tak které z nich ano a které ne? Kdy, jak a za jakých nákladů bude toto realizováno?

IT oddělení

Samostatnou kapitolou v procesu volby a nasazení ECM/DMS řešení je role IT oddělení, které kromě supervize realizace požadavků uživatelů zodpovídá rovněž za funkčnost technické báze produktů. Jak plyne z publikovaných případových studií, důraz je kladen na spolehlivost, výkon, škálovatelnost, integraci s dalšími systémy, zálohování a schopnost obnovení po katastrofě i zabezpečení systému obecně.

V multijazykových prostředích a v organizacích působících nadnárodně je rovněž třeba klást důraz na lokalizaci produktů – zpravidla nejen pokud jde o rozhraní v příslušném jazyce, ale také návaznost na lokální legislativu, případně na lokální produkty, se kterými je třeba nové řešení integrovat. Pokud není použito jedno centrální řešení (např. v cloudu), je rovněž třeba zajistit synchronizaci dat mezi pobočkami.

Pokud jde o samotnou funkčnost řešení pro správu dokumentů a rozhodování, které nabízené komponenty jsou v dané organizaci potřebné a které nikoli, odkažme zde na další článek tohoto speciálu (viz odkaz níže). V něm jsou sepsána některá základní kritéria pro rozhodování a nechybí ani odkaz na dokument, který se těmto kritériím věnuje do detailu.

Možná rizika

Publikované případové studie ukazují, že zásadní rizika plynou především z nedostatečně zvládnutého procesu plánování, včetně nesprávné nebo nedostatečné definice požadavků na nový systém. Problematické může být rovněž testování výkonnosti řešení a zajištění skutečně odpovídající škálovatelnosti.

Stejně jako u dalších typů IT projektů bývá poměrně častým problémem podcenění potřebného času pro realizaci projektu. Samostatnou kapitolou jsou pak rizika plynoucí ze změn v právním prostředí, se kterými se lze vypořádat v zásadě jen pořízením dostatečně pružného řešení, které bude možné s přiměřenými náklady doplnit o potřebné nástroje, a volbou dostatečně kvalitního a stabilního dodavatele, který do budoucna s řešením tohoto (i jiného) typu problémů pomůže.