V oblasti správy dokumentů se lze v zásadě setkat se dvěmi nejdůležitějšími skupinami řešení: DMS (document management system) a ECM (enterprise content management). Pojem ECM přitom zastřešuje i DMS. Co může moderní ECM systém obsahovat? Jak řešení pro správu dokumentů dělí analytici? A jaká je velikost trhu s těmito produkty?
Začněme u otázky, co může moderní ECM systém zahrnovat. Podrobněji se odpovědi věnujeme v dalších textech tohoto speciálu, takže zde jen stručně: ECM v zásadě zahrnuje prostředky pro správu jakéhokoli podnikového obsahu – od "klasických" dokumentů, jako jsou smlouvy nebo objednávky, po dokumenty obsahující informace o procesech ve firmě.
Řešení ECM by pak mělo být schopno dodávat odpovídající obsah odpovídajícím způsobem a typicky tak obsahuje nejen katalogizační funkce, ale i výkonný vyhledávač schopný rychle nalézt dokumenty jakéhokoli typu. Nechybějí prostředky pro sdílení dokumentů a workflow, ale mnohdy ani funkce podnikové sociální sítě umožňující sdílení informací mezi zaměstnanci navzájem nebo mezi zaměstnanci a dodavateli či odběrateli.
Zatímco analytici společnosti Forrester se ve svých posledních analýzách soustředí především na dvě skupiny ECM produktů, které označují jako řešení pro business obsah a transakční obsah, analytici MarketsandMarkets zůstávají ve svých analýzách u tradičnějšího podrobného produktového členění – na enterprise document management, enterprise document imaging and capture, enterprise content workflow management, enterprise records management, enterprise web content management, enterprise document collaboration, digital asset management, advanced case management, mobile content management, document output management, enterprise digital rights management, e-discovery a ostatní. A přidávají i členění řešení po vertikálách a podle velikosti klienta.
Pokud jde o velikost trhu, odhady se zásadně různí: Zatímco aktuální zpráva společnosti Forrester uvádí, že letošní objem prodejů ECM řešení dosáhne celosvětově cca 9 miliard amerických dolarů, MarketsandMarkets odhadují jeho velikost na téměř 25 miliard dolarů s potenciálem růstu až na téměř 60 milard v roce 2020. U podobných analýz - a to si otevřeně přiznejme - vždy záleží na tom, jakou část výsledného projektu ještě zahrnete do "trhu ECM".
V minulých letech analytici Forresteru sledovali, jak si vedoucí dodavatelé vedou ve dvou z pohledu analytiků částečně oddělených skupinách řešení – správě transakčního obsahu a správě business obsahu. Business obsah podle analytiků typicky vzniká uvnitř firmy a zahrnuje běžné kancelářské dokumenty – texty, tabulky, ale i emaily a multimediální obsah. Obsah může být formalizovaný do strukturovaných vzorů, nebo vzniklý ad hoc. Hlavními vlastnostmi řešení pro jeho správu je pružné uživatelské rozhraní, správa dokumentů, možnost týmové spolupráce nad dokumenty, vyhledávání a sdílení souborů.
Transakční obsah podle analytiků často vzniká mimo firmu, typicky u jejích zákazníků nebo partnerů. Zahrnuje například naskenované faxy nebo výtisky z aplikací back office. Řada firem se snaží takto získaná data analyzovat, aby byla schopna odhadnout, jak se její zákazníci budou v budoucnu chovat.
Základními stavebními kameny obou skupin řešení jsou podle analytiků Forresteru služby pro ukládání dat, pro založení nebo skartaci dokumentů, pro správu životního cyklu dokumentů, řízení přístupu, vyhledávání nebo taxonomii dokumentů. Zásadní podobnosti obou skupin řešení zákazníky pak vedou k tomu, že zpravidla nenasazují dvě řešení od dvou různých dodavatelů, ale vyžadují obojí funkcionalitu v rámci řešení od jednoho dodavatele.
Forrester také identifikuje základní kritéria, která zákazníky vedou k nasazení ECM řešení. K těm patří především kvalitní vyhledávání a možnosti sdílení dat. Dalšími faktory, které hrají do karet těchto řešení, jsou digitalizace firemních procesů a regulatorní požadavky. Analytici pak jedním hlasem dodávají, že v tomto se situace na trhu nemění – stejnou motivaci zaznamenávají u zákazníků posledních šest let.
V čem se podle nich naopak trh mění, je nástup cloudových řešení. Jak někteří stávající dodavatelé, tak nové společnosti sázejí na cloudové ECM služby – včetně, pochopitelně, odpovídajících změn v jejich implementaci a účtování. Podle Forresteru však mnozí tradiční výrobci zaspali v nabídce jednodušších webových a mobilních rozhraní s nekomplikovaným vyhledáváním a sdílením dokumentů i s externími uživateli, což otevřelo dveře novým výrobcům.
Jakkoli mohou být hranice řešení označovaných zkratkami DMS (document management system) nebo ECM (enterprise content management) poněkud rozmazané, o potřebě...
