Kritéria hodnocení systémů pro správu dokumentů

Výběr každého (nejen softwarového) řešení je otázkou mnoha proměnných – požadavků a preferencí zástupců organizace, pro kterou je pořizováno. Čím rozsáhlejší a komplikovanější takové řešení je, tím složitější je pochopitelně i výběr. Jednou z prvních otázek nepochybně je: Jaká kritéria při výběru zvolit a jaké jim dát váhy? Podívejme se, jak to může vypadat v případě systémů pro správu dokumentů.

I u systémů DMS/ECM lze předpokládat, že se řada organizací obrátí se svými požadavky na dodavatele a teprve na základě jejich vstupů dojde k výběru optimálního způsobu uspokojení jejích potřeb v oblasti správy dokumentů. Přesto stojí za to se zastavit u některých obecně platných kritérií, která mohou pomoci i s ujasněním si vlastních požadavků. vycházet přitom budeme z doporučení v dokumentu Evaluating Enterprise Content Management Tools in a Real Context autorů M. J. Escalona, F. J. Domínguez-Mayo, J. A. García-García a N. Sánchez, J. Ponce.

Základní funkcionalita

Základním kritériem výběru je zpravidla celkem samozřejmě rozsah základní funkcionality. Jde o schopnosti v oblasti spravování životního cyklu obsahu. Pozornost je vhodné zaměřit na jádro správy dokumentů – zamykání a odemykání dokumentů, řízení změn, sledování a uchovávání verzí, fulltextové indexování, zabezpečování, přístup k různým typům dokumentů, katalogové funkce, případně vytváření dokumentů a replikaci obsahu.

Další položkou v seznamu je správa záznamů (records management). Používá se k dlouhodobému uchování obsahu s využitím automatizace a implementace pravidel, která zajišťují shodu práce s dokumenty se zákonnými normami a s dalšími závaznými pravidly, případně s požadavky kladenými při různých certifikacích.

Funkce BPM (workflow, business process management) pokrývají podporu business procesů, směrování dokumentů, přidělování pracovních úloh i vytváření a auditování cest dokumentů. Základem jsou funkce pro zajištění otevření a schválení dokumentu, podporováno ale může být například i vytváření cest dokumentů (workflow) prostřednictvím grafického rozhraní.

Další důležitou kapitolou jsou procesy pro skenování dokumentů a jejich následné zpracování. Ty mohou být jak součástí celého řešení, tak odděleným prvkem od dalšího specializovaného dodavatele. Zaměřte se na možnosti tohoto procesu a formu uchování dokumentů (ve formě obrázku se základním popisem, případně po OCR).

WCM (web content management) řeší interakci vašeho obsahu s webovými řešeními. Zahrnuje vytváření dokumentů, včetně příslušných šablon, definice workflow nebo správu změn a publikování dokumentů prostřednictvím webových technologií.

Dalším často požadovaným prvkem je podpora spolupráce a nějaké formy firemní sociální sítě. Jde jak o sdílení dokumentů s různou úrovní funkcionality, tak o funkce pro knowledge management, včetně například blogů, wiki, diskusí apod. Uvedené funkce se stávají stále důležitějšími s tím, jak jsou dnes běžní uživatelé zvyklí na tento způsob komunikace s okolím díky sociálním sítím pro koncové uživatele, jako je třeba facebook nebo G+.

Pozor na uživatelské rozhraní

Je již dávno známo, že jedním zásadních kritérií pro úspěch jakéhokoli IT projektu, který míří na koncové uživatele, je odpovídající a přívětivé uživatelské rozhraní. Nejinak je tomu u systémů ECM.

Je třeba mít na paměti, že uživatelé jsou z běžných moderních softwarových nástrojů zvyklí na určitou míru pohodlí a tu budou očekávat rovněž od systému nasazeného ve firmě. Ať už jde o snadno přístupné a intuitivně použitelné ovládací prvky pro vyhledávání, třídění nebo navigaci, nebo třeba o rychlé náhledy dokumentů, tvorbu dokumentů v režimu WYSIWYG, případně v odpovídajících externích nástrojích, analýzu dat, využití funkcionality drag&drop, upload více dokumentů současně, několikanásobné undo apod.

Nezapomeňme zmínit ani požadavky na úroveň lokalizace dodaných produktů. A významným kritériem výběru je i možnost úprav dodaného řešení podle požadavků uživatelů – ať už přímo uživateli (drobné úpravy) nebo odborným personálem.

Technické řešení

Samostatnou skupinou požadavků jsou pak ty, které plynou z nároků na technické řešení – na výkonnost či škálovatelnost řešení, interoperabilitu s dalšími systémy organizace nebo podporu otevřených standardů.

Rovněž je třeba mít na mysli možnosti importu a exportu dat, a to nejen do vlastních systémů, ale také do systémů partnerských organizací, případně dle zákonných požadavků dle legislativy dané země.

Výběr odpovídajícího řešení pro správu dokumentů, resp. pro správu podnikového obsahu, rozhodně není jednoduchým úkolem. Jakkoli lze očekávat úzkou spolupráci s možnými dodavateli, vždy je vhodné mít i vlastní podrobný seznam požadavků a priorit. Jakkoli to patrně zní samozřejmě, v řadě především menších firem to tak samozřejmé není. Při velmi podrobné definici požadavků mohou pomoci i dokumenty, jako je ten výše odkazovaný.