Dávno pryč je doba, kdy bylo třeba zdůrazňovat, že je při pořizování tiskárny nutno brát zřetel nejen na kupní cenu, ale také na provozní náklady. Dnes je toto pravidlo již všeobecně známé; přesto se však snadno může stát, že se při výpočtu nákladů na některé položky zapomene. Pokud jde o toner či inkoust, tam je situace poměrně jasná, ale jak je to třeba se zapékacími jednotkami či s dalšími součástmi tiskáren?
Začněme několika drobnostmi, na které lze snadno zapomenout i přesto, že jsou zřejmě většině uživatelů známy. Tedy: Při koupi inkoustové tiskárny vždy vezměte v potaz, zda jsou barevné tiskové náplně oddělené. Ačkoli se spojené náplně používají zpravidla jen v nejlevnějších zařízeních, při pořizování nové tiskárny pro malou firmu nebo pro méně tisknoucí jednotlivce v kancelářích by to mohlo k jejich pořízení svádět. Učiníte-li tak, je třeba počítat s tím, že jakmile dojde jedna barva, je třeba vyměnit celou náplň i v případě, že ostatní barvy by ještě bylo možno použít.
Zásadní nákladovou položkou jsou při tisku inkoustové a tonerové náplně.Pokud bude tiskárna využívána málo, hrozí u inkoustových tiskáren zasychání inkoustu. Ačkoli by zpravidla nemělo dojít k tomu, že pak bude tiskárna nepoužitelná, nastane jiný problém: Tiskové hlavy se čistí inkoustem, což se, vzhledem k ceně náplní, může nepříjemně prodražit. Snadno se tak může stát, že pořídíte kompletní sadu nových náplní, budete dlouho tisknout pouze černobíle a po čase zjistíte, že jsou i barevné náplně poloprázdné.
Výše zmiňujeme variantu pořízení tiskárny jednotlivci do kanceláře. Asi to zní jako nesmysl, obzvlášť když trendem dneška je spíše příklon k centralizovaným tiskovým řešením. Zde je ovšem rovněž vhodné pečlivě zvažovat: Jedna společná tiskárna pro velké množství lidí může znamenat ztrátu času při docházení k ní, při čekání, až se vytiskne fronta dalších úloh, případně i ohrožení bezpečnosti, pokud výtisk s citlivými údaji zůstane na očích tam, kde by neměl.
Nejjednodušší výpočet nákladů na tisk jedné stránky bude vycházet z ceny toneru/inkoustu a počtu stránek, které jím lze vytisknout. Výrobci zpravidla uvádějí kapacitu náplně jako počet potištěných stran při standardním 5% pokrytí. Cena jedné vytištěné stránky pak zhruba vychází jako podíl cena toneru/počet stran.
(Na tomto místě stojí za zmínku standard ISO 24712: V jeho rámci je definován barevný dokument pro testování ceny barevného tisku. Pokud tedy výrobce udává výtěžnost dle ISO 24712, lze tiskárnu snáze porovnat s dalšími uvažovanými zařízeními.)
Ve výše uvedeném vzorci ovšem nejsou započteny některé další náklady: Na papír (ty jsou ovšem obecně u tiskáren stejné, takže nemá smysl se jimi při výběru tiskárny zabývat), na elektrickou energii, na další součásti tiskárny nebo na její údržbu. V potaz je vhodné rovněž brát životnost tiskárny. Pokud ji výrobce neuvádí, záleží na tom, jak moc opatrní při výpočtu budete: Lze například vyjít z uváděných hodnot maximálního měsíčního zatížení a z doby záruky, při méně opatrném přístupu se doporučuje vycházet ze životnosti tři až čtyři roky.
Přesnější výpočet tedy zahrne nejen cenu inkoustu/toneru, ale rovněž všech dalších součástí, tedy například: cena tiskárny/životnost tiskárny (v počtu stran) + cena tiskového válce/životnost válce (v počtu stran; u stránkových tiskáren), cena spotřebované energie za den/počet denně vytištěných stran (čímž dojde i k započtení ceny energie v klidovém režimu) a podobně. Některé z uvedených nákladů se mohou vůči ostatním ukázat jako zanedbatelné.
Od obecných rad se posuňme blíže k říši laserových, nebo, přesněji, stránkových tiskáren (vzhledem k příbuznosti technologií bude totiž de facto řeč i o LED tiskárnách). Zde je třeba kromě nákladů na toner počítat i s omezenou živostností tiskového válce, zapékací jednotky, či transportního mechanismu. Životnost těchto dílů by měla být vždy uvedena v technických údajích tiskárny.
Některé z uvedených dílů mohou být měněny společně. U levných tiskáren se lze například setkat s výměnou tiskového válce spolu s tonerem. Jindy zase nemusí být uváděna životnost dalších uvedených součástí prostě proto, že se počítá, že právě ony určují životnost celé tiskárny. A lze je zhruba odhadnout z onoho výše zmíněného údaje uvádějícího maximální měsíční zatížení.
Při snaze o maximálně efektivní tisk je tedy nejprve nutno mít představu o počtu tištěných stránek a o jejich případném rozložení na potřebný počet tiskáren. Jakmile jsou k dispozici tyto informace, lze začít komplexně počítat – a zahrnout do výpočtu všechny parametry – od ceny pořízení rozpočítané na předpokládanou životnost (pozor, nezapomeňte případně vzít v úvahu i startovací tonery/inkousty, které zpravidla obsahují 40 % – 70 % náplně těch plnohodnotných) přes cenu dalších součástí až po cenu toneru/inkoustu na jednu stránku.
Za úvahu může rovněž stát pořizování neoriginálního spotřebního materiálu, na němž lze rovněž významně ušetřit (běžně cca 50 %; výrobci nicméně varují, že může přinést horší tisk, případně poškození tiskového zařízení). Pokud o této možnosti uvažujete, je vhodné při výpočtech nákladů zohlednit dostupnost a cenu takového materiálu.
Další snížení nákladů pravděpodobně přinese zavedení softwaru pro správu tiskáren a sledování tisku, díky němuž lze mít pod kontrolou, kdo, co a kdy tiskne. (Více informací v našem dřívějším článku Software pro monitoring tiskáren.) Pokud tisknete velké množství dokumentů, u kterých stačí nižší kvalita tisku, je vhodné zvážit organizační nebo technická opatření, která povedou k vyššímu využívání úspornějších módů tisku. Náklady firmám šetří i kvalitní alternativní náplně do tiskáren.
Obecně – jako u jakéhokoli dalšího IT řešení – je pak třeba rovněž zvážit případné náklady na správu, které se budou odvíjet od způsobu správy vašeho IT (interně, outsourcovaně) nebo od způsobu pořizování spotřebního materiálu. Při jakékoli optimalizaci je rovněž třeba brát v úvahu náklady spojené s možnou nedostupností tisku pro zaměstnance v okamžiku, kdy má poruchu, není k dispozici nový toner a podobně.
Navzdory prognózám předpovídajícím rychlý nástup bezpapírových kanceláří stále platí, že počítačové tiskárny patří k základnímu vybavení každé firmy. A počet...
