Pohled na nasazení a využívání tiskáren v organizacích se postupem času mění – koneckonců stejně jako u další výpočetní techniky; důraz je už kladen nejen na bezproblémový síťový přístup zaměstnanců k potřebným zařízením, ale také stále častěji na monitoring jejich využívání. K dispozici je pro něj řada řešení, přičemž menším firmám mohou postačit i ta, která jsou dostupná zdarma.
Dodavatelé monitorovacích produktů se zpravidla předhánějí ve vyčíslování možných úspor; záleží ale na aktuální situaci v každé firmě, kolik se zde jejich nasazením skutečně ušetří. V každém případě ovšem vědomí, že jsou informace o veškerých výtiscích zaznamenávány, tvoří významnou bariéru zneužívání tiskáren pro potřeby nesouvisející s výkonem práce.
Monitorovací software po nainstalování a nastavení zpravidla disponuje
Většina produktů pro monitoring tiskáren dnes nabízí přehledné webové rozhraní. informacemi o všech vašich tiskových (a scannovacích) zařízeních, o zaměstnancích a o pracovních skupinách, v nichž jsou zařazeni. V optimálním případě si potřebné informace vyměňuje i s dalšími systémy v síti (např. prostřednictvím synchronizace s Active Directory) a v případě potřeby komunikuje i s pobočkami vaší organizace. Správci dnes typicky nabízí webové rozhraní, jehož vzhled je v některých případech možné upravovat dle konkrétních potřeb uživatele.
Software shromažďuje informace o všech realizovaných tiscích – kdo (jméno uživatele), kdy, kde (na jaké tiskárně) a co (název dokumentu, jeho velikost, druh tisku, počet výtisků) tiskl, zajišťuje vytváření potřebných statistických výstupů i rozúčtování na definované jednotky v organizaci. Vlastní účtování přitom může být zajištěno ve velmi jednoduché formě (pevná cena za stranu), ale i sofistikovaně podle různých pravidel. Monitorovány mohou být jak síťové, tak lokální tiskárny.
V rámci běžné funkčnosti může být systém schopen i automatického směrování tiskových úloh na nejméně vytížené (nebo prostě jen aktuálně funkční) tiskové zařízení, případně na nejbližší tiskové zařízení (vhodné například tehdy, pokud se uživatel pohybuje mezi více pobočkami), automatického zálohování potřebných dat nebo exportů statistik v nejrůznějších formátech. V rámci zjednodušení správy bývá nabízena i funkce automatické instalace potřebných tiskových ovladačů na koncové stanice.
Poměrně častým požadavkem klientů bývá schopnost softwaru komunikovat a tiskovým zařízením (typicky kopírka nebo multifunkční tiskárna) vybaveným terminálem pro autentizaci uživatelů, případně dodávka softwaru spolu s takovým terminálem (interním nebo externím) vhodným pro instalaci do/k tiskovému zařízení. Rovněž užitečná může být podpora pokročilých tiskových a finalizačních funkcí jednotlivých tiskových zařízení (např. sešívání, oboustranný tisk apod.). Při výběru softwaru je vhodné se ujistit, že jsou plně podporována ve firmě instalovaná zařízení.
Obecně by měla být u pořizovaného monitorovacího softwaru samozřejmostí nezávislost na typu a výrobci monitorovaných tiskáren a průběžné rozšiřování podpory ze strany výrobce pro nové typy zařízení.
Nasazení některého z monitorovacích řešení může ušetřit nejen díky lepší kontrole využívání tiskáren zaměstnanci, ale také díky možnosti získání lepšího přehledu o využití tiskáren a možnosti plánování dalšího rozvoje. Dodejme, že některá řešení monitoringu tisku jsou součástí rozsáhlejších balíků pro monitoring aktivit zaměstnanců ve firmě.
Jak již bylo zmíněno v úvodu, některá řešení pro monitoring tiskáren jsou ke stažení i k použití zdarma. Jmenujme například MyQ Free (plná verze, omezen je počet tiskáren a některé funkce, celkově však rozhodně jde o dobře použitelné řešení) nebo PaperCut (velmi omezená funkcionalita i počet uživatelů). Jak již bylo zmíněno, výrobci slibují velké úspory – běžně uvádějí 35 % – 65 % nákladů. Ve střední a větší organizaci samozřejmě budou se zavedením a odpovídajícími změnami infrastruktury spojeny určité náklady, takže navzdory vstřícné cenové politice výrobců nejde o řešení, o jehož zavedení lze rozhodnout okamžitě; v menších firmách, kde budou náklady na instalaci minimální, ale lze alespoň otestování podobného řešení rozhodně doporučit.
Tiskne si na vašich firemních tiskárnách kdokoli cokoli, aniž by o tom existoval byť jen minimální přehled? Zůstávají výtisky obsahující...
