Široká dostupnost služeb typu SaaS, tedy software ve formě služby, znamená, že mnozí firemní uživatelé IT jsou schopni zajistit si potřebné aplikace bez toho, aby se jich museli složitě doprošovat ve svém IT oddělení. Jde o zásadní změnu, která se neodehrála ze dne na den, ale která je v mnohých organizacích stále více patrná. Jak by na ni měla IT oddělení reagovat? A jaká by měla být jejich role při správě firemní IT infrastruktury?
Nejde pochopitelně jen o SaaS (software as a service) jako takové – zásadní změnu znamená i využívání vlastních zařízení pro pracovní účely (fenomén BYOD, bring your own device). Najednou se může stát, že zaměstnanec na svém vlastním zařízení využívá služby třetích stran, takže zcela obchází – alespoň při některých se svou prací spojených činnostech – IT infrastrukturu firmy.
Možných řešení tohoto „problému“ je řada – od stanovení a vynucování represivních pravidel po vytvoření takové IT infrastruktury, díky níž je možné zaměstnance přirozeně udržet „na vlastním písku“. Zpravidla bývá doporučován právě druhý jmenovaný postup, byť cesta k němu zpravidla znamená nutnost výrazného zvýšení pružnosti vlastního IT oddělení (a nejen jeho, protože typicky existují další obecná pravidla firmy, kterými se musí i ono řídit) a jasně definovaná očekávání, která od IT infrastruktury uživatelé v organizaci mají.
Na základě výše uvedených požadavků může dojít k zásadní proměně role IT oddělení: Už to nejsou ti, kdo se starají o bezproblémový chod serverů, instalaci aplikací apod., ale ti, kdo zajišťují dostupnost potřebných služeb. A může být (z hlediska uživatelů) zcela jedno, zda jsou tyto služby poskytovány na vlastní infrastruktuře, nebo na infrastruktuře externího poskytovatele. Zásadní je pouze splnění daných pravidel (bezpečnost, dostupnost apod.) a propojení s dalšími systémy organizace.
Doporučit přitom lze vysokou míru automatizace. Bude to znít banálně, ale to, že právě nastoupil nový zaměstnanec, není starostí IT oddělení, ale oddělení personálního. Právě tam by měl příslušný zaměstnanec HR zanést nového zaměstnance do databáze – i s detaily o jeho zařazení ve firmě – a na základě této akce by mu měla být automaticky vytvořena e-mailová adresa i zajištěn přístup k potřebným IT systémům a službám.
Pokud zaměstnanec potřebuje ke své práci nějakou IT službu, měl by být schopen si ji vybrat z katalogu služeb – a pokud mu ji jeho nadřízený schválí, nebo je zařazen v příslušné skupině, služba by měla být automaticky začít být poskytována. Neexistuje žádný důvod pro to, aby bylo do tohoto procesu jakkoli osobně zapojeno IT oddělení.
Významnou novou rolí vedení IT oddělení by mělo být rovněž hledání nových příležitostí, které firmě využívání nových informačních technologií nabízí. V optimálním případě by nemělo reagovat až na požadavky byznysu, ale proaktivně nabízet nová řešení. Stále totiž platí, že právě specialisté na IT mají zpravidla ve firmě nejlepší přehled o tom, jaké jsou aktuální trendy – týkající se IT infrastruktury - a co mohou přinést. Jinak tomu zpravidla bude v případě specializovaných byznys aplikací – ale i tam budou mnohdy, navzdory tomu, co bylo řečeno v úvodu tohoto textu, užitečná expertní znalost technických souvislostí na straně IT zaměstnanců.
Vedení IT oddělení nebo specializovaní pracovníci uvnitř IT oddělení, či takoví, kteří s ním úzce spolupracují, rovněž musejí mít jasnou představu, jakým způsobem může organizace využívat svá data. Současný stav, kdy mnohá data leží v organizacích nevyužita, navzdory tomu, že by mohla znamenat významnou konkurenční výhodu, je dlouhodobě neudržitelný. Rolí IT je hledat a nacházet cesty, jak tento stav změnit. Proč IT? Právě proto, že jde o vysoce technickou záležitost vyžadující pochopení problematiky zpracování dat od jejich sběru, přes čištění až po možnosti jejich analýz.
S novou rolí IT oddělení pak souvisí i budování či změny příslušné IT infrastruktury. Volba odpovídajících nástrojů, které umožní dosáhnout definovaných cílů, ať už v oblasti poskytovaných služeb, nebo v oblasti správy IT. Změny se přitom mnohdy dotknou i složení zaměstnanců v IT oddělení, kde se může ukázat, že je třeba jiných specializací, než tomu bylo doposud. Mnohdy ovšem vznikají nové znalosti u stávajících zaměstnanců v průběhu plánování a realizace změn, takže ona změna složení specialistů nemusí nutně znamenat rozsáhlé personální změny.
Zásadní pro úspěch uvedených změn je ovšem jasná představa na straně vedení firmy i vedení IT oddělení, co je cílem jak samotné firmy, tak jejího IT oddělení. Zní to jako samozřejmost, ale ne vždy jsou jasně definovány odpovídající strategie nebo metriky, na základě kterých lze určit, do jaké míry stávající stav nebo plánované změny povedou k požadovaným cílům.
Pod činnost označovanou jako správa IT infrastruktury lze, po pravdě, ukrýt takřka cokoli, co nějak souvisí se správou IT: Správu...
