Document Management systém (DMS) je od určité velikosti a specializace firmy v podstatě nezbytností. O co se ale vlastně jedná? Jak funguje? A co firmám přináší „řízená dokumentace“?
Procesy spojené s dokumenty existují od vynálezu písma a dnes pokrývají převážnou část klíčových procesů podniků. Proto jsou vyvíjeny systémy, které pomáhají řídit množství dat a dokumentů, s cílem co nejrychleji získat potřebnou informaci. Díky specializovaným dodavatelům se v dnešní době nejedná o účelové řešení na míru pro jednoho klienta, ale o replikovatelný softwarový nástroj, který se velmi rychle přizpůsobí potřebám firmy, podniku či instituce. DMS je vlastně takovou stavebnicí. Vývojově drahé bloky jsou nasazovány opakovaně, malé díly jsou vyráběny na míru, přesně podle požadavků a zaměření klienta. Výsledkem je velmi rychlé spuštění systému. A co je možná nejvíce důležité, jedná se o výrazně levnější variantu oproti vývoji na zakázku.
Například podniky s certifikací ISO nebo akreditované laboratoře, mají s řízenou dokumentací své zkušenosti. Speciálně pro laboratoře je efektivně a korektně vedená řízená dokumentace naprosto nezbytná pro udržení akreditace, stejně jako pro výrobní podnik k získání zakázek a udržení kvality výroby.
DMS eDoCat společnosti Onlio je nasazován jako řešení pro centrální správu dokumentů, který podporuje mj. efektivní vyhledávání obsahu nebo automatické generování protokolů a statistik o průběhu zpracování jednotlivých dokumentů.
eDoCat dokáže efektivně spravovat také firemní faktury, dodací listy či pracovní smlouvy, které nejsou ukryty v heterogenních souborových strukturách jednotlivých uživatelů, ale naopak v homogenní struktuře jediného nástroje určeného pouze pro správu této agendy. Z tohoto popisu je naprosto patrné, že dochází k úsporám času, vynaložených prostředků a samozřejmě peněz při plném zabezpečení spravovaných dat.
Nezávislé průzkumy mluví o významném zvýšení efektivity a o úsporách času, pokud je nasazen systém pro řízení dokumentace. Pro některé podniky je DMS jen otázkou zachování pozice na trhu, pro jiné příležitostí pro optimalizaci činnosti. Významným faktorem je snížení chybovosti a zkrácení doby vyhledání informací. Zrychlení cyklu zpracování dat je podstatnou konkurenční výhodou. Úsporu času lze přepočítat na přímé náklady. Cesty k vyčíslení efektivity mohou být různé, ale podstatné jsou prokazatelně pozitivní dopady aktivně používaného systému, ať už se jedná o odstranění papírových dokumentů, podporu používání a oběhu informací v elektronické podobě nebo, a to je možná nejpodstatnější, snížení ztrátovosti dokladů. Provedené průzkumy ukazují, že při papírovém schvalování dokumentů s klasickou průvodkou dochází až dvacetiprocentním ztrátám takových dokumentů, nemluvě o celkové časové náročnosti takového řešení. To samozřejmě poškozuje byznys i dobré jméno, pokud jde o pozdě zaplacené faktury dodavatelům, propadlé smlouvy bez včasné obnovy či pozdě řešené obchodní nabídky.
Po technické stránce dochází k nasazení DMS systému v několika etapách. V případě eDoCatu obvykle ve čtyřech.
Na začátku je přitom vždy podrobná analýza požadavků klienta a následná definice metadat, procesů a oprávnění pro nasazení DMS. V konkrétním případě jednoho z klientů společnosti Onlio pak došlo k instalaci systému eDoCat pro oblast výrobní dokumentace dle ISO 9001 a také pro řadu dalších dokumentů, využívaných ve firemních procesech. Není však pravidlem, že musí dojít k nasazení na všechny typy dokumentů.
Třetím krokem je instalace systému, včetně konfigurace jednotlivých workflow. Moduly DMS pak umožní např. připomínkování dokumentu, jeho schvalování, náhled i přezkum z hlediska zpracování, ale také archivaci a skartaci. Součástí této etapy bývá také nasazení dalších jazykových verzí. eDoCat standardně komunikuje česky, anglicky a německy, s možností přizpůsobení konkrétních jazykových termínů zvyklostem klienta.
Čtvrtá etapa pak s časovým odstupem doplňuje předcházející implementaci o nově identifikované požadavky, neboť velmi často dochází k positivním procesním změnám v organizaci.
Pokud se podíváme ještě hlouběji do útrob systému, je eDoCat postaven na otevřeném řešení Alfresco. Nad rámec otevřeného kódu pak programátoři společnosti Onlio vytvořili speciální vzhled programu, který vychází z dlouhodobých zkušeností uživatelů, ryze české prostředí či takové funkcionality, jako je modul pro datové schránky ČR, elektronický spis a další. DMS se během několika týdnů od základní analýzy požadavků stává nástrojem, který pomáhá podniku optimalizovat procesy. Je důležité zdůraznit, že při nasazení systému pro řízenou dokumentaci, jako je eDoCat, je zapotřebí vynaložit pouze minimální prostředky do zaškolení. Přestože je nasazení DMS se všemi změnami interních procesů významnou změnou, systém je intuitivní a díky jazykovým mutacím snadno pochopitelný.
Nasazení DMS do struktury firemních nástrojů vyžaduje silnou podporu vedení podniku a jasné rozhodnutí o tom, jak má vypadat systém a jeho obsluha i finální dokumentární výstup. Z dlouhodobých praktických šetření vyplývá, že konečné rozhodnutí o výběru DMS systémů obvykle mají lidé z vedoucích funkcí útvarů, kteří budou se systémem prakticky pracovat. Ti jasně definují své požadavky a snadno identifikují i přínosy. Firemní IT specialisté pak obvykle hodnotí technickou stránku implementace a nároky na provoz systému.
Společnost Onlio vedle standardní implementace na firemní servery nabízí i možnost dodávky DMS eDoCat formou služby ve svém cloudu, se smluvní garancí umístění všech dat na území ČR. Touto cestou je možno i výrazně urychlit nasazení DMS a současně optimálně nastavit poměry CAPEX vs. OPEX.
Ing. Jiří Voves, MBA, předseda představenstva Onlio, a.s. vystudoval ČVUT FEL, obor technická kybernetika, a Nottingham Trent University. Je pověřen strategickým řízením skupiny Onlio, vyvíjející systém pro řízení dokumentace DMS eDoCat.
(Partnerský příspěvek)
Jakkoli mohou být hranice řešení označovaných zkratkami DMS (document management system) nebo ECM (enterprise content management) poněkud rozmazané, o potřebě...
