Klasická kancelář, kde se většina procesů řeší v papírové podobě, je oproti kanceláři digitální zoufale neefektivní. Z průzkumu Canonu na reprezentativním vzorku českých firem například vyplynulo, že téměř každý pátý zaměstnanec chodí více než 20krát denně ke sdílené kopírce. A šanony, do nichž se ukládají tištěné dokumenty, zabírají ve firmách prostor o rozloze několika desítek metrů čtverečních.
I když 85 % zaměstnanců v českých kancelářích vyhovuje hybridní způsob práce, který získal na popularitě během období pandemie, a téměř stejný počet souhlasí s důležitostí digitalizace, ve dvou třetinách firem se stále většina procesů řeší na papíře. Takový přístup nejen že brzdí digitální transformaci, kterou jako svou prioritu uvádí státní správa i Evropská unie, ale zároveň brání v rozvoji i samotným firmám.
Manažeři možná ani netuší, kolik času jejich zaměstnancům zabere každý den chození od pracovního stolu ke kopírce a zpět. Nejnovější průzkum Canonu odhalil, že 57 % lidí jde ke sdílené kancelářské multifunkci více než 5x denně. To znamená klidně i jednou za hodinu, nebo ještě častěji. Zhruba třetina lidí pracujících v kancelářích musí ke kopírce více než 10x denně, a celých 16 % chodí k tiskárně dokonce více než 20x denně.
K tomu přidejme, že 35 % zaměstnanců musí k tiskárně urazit cestu v délce od 4 do 10 metrů a 12 % respondentů průzkumu musí pokaždé ujít dokonce více než 10 metrů. „Pokud by si manažeři vynásobili počty pochůzek a vzdálenost, vyjdou jim ohromující čísla a časy, které jejich zaměstnanci denně tráví ‚na cestách‘ místo u svého počítače,“ upozorňuje Eva Kučmášová, šéfka komunikace Canonu ve střední Evropě.
„Dnes je módou nosit chytré hodinky a sledovat ušlé kroky. Takovou činnost by ale lidé měli vyvíjet hlavně ve svém volném čase, v kanceláři dlouhými a opakovanými cestami ke kopírce ztrácí čas, který by se dal věnovat práci s přidanou hodnotou,“ dodává.
Na efektivitě provozu, ale také bezpečnosti dokumentů a flexibilitě zaměstnanců se proto v čím dál větším počtu firem podílí nejmodernější cloudové systémy. Díky nim mají lidé přístup k firemním dokumentům odkudkoliv a spravují zde i tisk nebo skenování.
Digitální kancelář založená na cloudu také vyřeší čím dál palčivější problém mnoha firem – nedostatek místa v kancelářích. 52 % respondentů v průzkumu uvedlo, že šanony plné papírových dokumentů a firemní archiv zabírají odhadem více než 10 m2, zhruba každá pátá firma pak má tištěné dokumenty dokonce na ploše větší než 50 m2.
