Využití elektronického podpisu, archivace digitálních dokumentů v souladu s evropskou legislativou a zjednodušení práce s datovými schránkami nabízí nově Konica Minolta díky třem novým funkcím k systémům pro inteligentní správu informací mezinárodní společnosti M-Files. Nástroje vyvinuté dle výrobce na základě požadavků zákazníků českého trhu jsou díky začlenění do portfolia M-Files k dispozici uživatelům po celém světě. První instalace českého softwaru mimo tuzemský trh aktuálně probíhá u zákazníka Konica Minolta v Řecku.
„Tlak na digitální transformaci sílí všude ve světě. Proto jsme se rozhodli využít našich vývojových kapacit a prostřednictvím M-Files nabídli nové služby spojené s využitím digitálních dokumentů i firmám mimo tuzemský trh. Jako první zareagoval zákazník Konica Minolta z Řecka, u něhož aktuálně zavádíme naši službu elektronického podpisu Signi,“ řekl Pavol Katrenčík, ITS Portfolio Manager společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Tato služba vzešla z naší spolupráce se stejnojmenným českým start-upem a v České republice ji využívá již více než 500 firem. Se Signi již není třeba dokumenty tisknout, rozesílat k fyzickým podpisům a opětovně digitalizovat.“
Podle Konica Minolta může například firma s využitím elektronického podpisu u jednoho tisíce dokumentů ročně ušetřit až 140 000 korun. „Uvážíme-li například náklady na tisk průměrné smlouvy, práci zaměstnanců a cenu poštovních či kurýrních služeb, vychází její schválení v digitální podobě přibližně o tři čtvrtiny levněji,“ upřesnil P. Katrenčík a doplnil, že druhou českou inovací v M-Files je možnost dlouhodobé archivace digitalizovaného dokumentu ve shodě s nařízením Evropské unie eIDAS o elektronické identifikaci. Díky ní jsou všechny dokumenty podepsané pomocí Signi platné a právně závazné i několik let po podepsání na celém území EU.
Poslední novinkou je nástroj pro zjednodušení práce s datovými schránkami. Ten umožňuje například automatické stahování zprávy z datových schránek i možnost archivace odchozích datových zpráv přímo do M-Files. Firmy tak nemusejí udělovat přístupy k datovým schránkám desítkám zaměstnanců odpovědným za různé agendy související s přijatými dokumenty. V rámci M-Files mohou zároveň udělit například pouze dílčí přístupy, přidělit zodpovědnost či nastavit kontrolu vyřízení daného dokumentu.
Přestože jsou všechny tři nástroje vyvinuté na základě požadavků českých a slovenských firem, díky certifikaci a zařazení do oficiálního portfolia M-Files je mohou využívat klienti po celém světě. Například v případě Signi pak české zastoupení Konica Minolta tuto technologie udržuje a vyvíjí nové verze na základě požadavků klientů, jako je třeba podpora dalších jazyků. Zároveň jsou její odborníci v případě potřeby schopni nástroj u klienta v zahraničí vzdáleně nainstalovat.
