I když Google nedávno zvětšil kapacitu schránky ve službě GMail, náročnějším uživatelům se může stát, že prostě s prostorem nevystačí. Anebo možná můžete mít i jiný důvod k seřazení pošty podle velikosti - i když mě teď žádný nenapadá - snad kromě hledání nějaké přílohy, o níž si pamatujete, že byla prostě velká :). Jak ale ty emaily, které zabírají nejvíc místa, najít? Existuje jeden úžasný postup!
Jak už jsem naznačoval v minulých příspěvcích, s chutí používám Google Apps a doporučuji je i svým klientům. Minulý rok jsem se ale poprvé začal blížit k limitu schránky, a tak jsem hledal řešení (mimo placeného, protože jsem měl pocit, že o tolik zase nepřekročím). A - říkám rovnou - nenašel. Nebo přesněji - našel, ale musel bych nainstalovat další aplikaci a dát jí přístup do schránky GMailu, což se mi málo chtělo.
Nakonec jsem s velikostí vystačil, Google teď kapacitu schránky zvětšil - a najednou - shodou okolností - jsem ono loni hledané řešení objevil. A protože si říkám, že možná někdo má stejný problém, v rychlosti sem to řešení nastíním. Než ale začnu, musím uvést, že s řešením přišel Amit Agarwal na webu Digital Inspiration - v tomto článku. A dále je - česky - stručné shrnutí.
K řešení autor využili spolupráci Google Docs a GMailu. Vytvořil tabulku a makro v tabulkovém kalkulátoru, které se o vše postarají. Stačí postupovat takto:
1) Zkopírujte si do Google Docs tento dokument. Pokud máte obavy - a já se přiznávám, že bych je měl - zde nabízí autor zdrojový kód makra. Bezpečnostně nejčistší řešení je asi makro zkontrolovat a pak ho vložit do vlastního nového spreadsheetu.
2) V tabulce (dokumentu) by se mělo objevit GMail Menu.
3) Pokud jste usoudili, že vašim emailům výše zmíněné makro neublíží, povolte Google Docs přístup k vaší schránce GMailu.
4) V menu zmíněném v bodě 2 zvolte Scan Mailbox.
Po nějaké době by se v tabulce měly objevit všechny vaše maily s přílohou větší než 1 MB. Je-li váš inbox příliš velký a script se občas sám zastaví, můžete ho ručně spustit několikrát. Nebo můžete zkusit ještě tento postup, který autor navrhuje:
1) V tabulce jděte do Tools -> Script Editor. Zvolte Resources -> Current Script Triggers.
2) Klikněte na Add a New Trigger, změňte událost (Event) ze Spreadsheet na Time Driven a nastavte timer na každých 10 minut.
3) Uložte, případně povolte přístup dle potřeby.
Jakmile máte všechny velké e-maily v tabulce, seřaďte je, použijte label a naložte s označenými maily dle úvahy.
Pokud se objeví chyba “Service invoked too many times for one day” nebo “Exceeded maximum execution time”, narazil jste na limity Google Apps a před dalším spuštěním budete muset nějakou dobu vyčkat. Pokud se script TimeOutuje, v tabulce jděte do Tools - > Script Editor a změňte parametr Utilities.sleep.
Jak už jsem zmínil v úvodu, teď problém s velikostí schránky nemám, takře jsem zatím uvedený postup nezkoušel. Nějaké zkušenosti ovšem najdete v diskuzí k výše uvedenému článku.
Pokud se do použití makra/tabulky někdo pustíte, budeme (já i případní další čtenáři) určitě rádi za vaše zkušenosti. Nějaké sice najdete v oněch zmiňovaných komentářích (z nich už jsem také zařadil radu ohledně TimeOutu), ale třeba se ještě zkušenosti budou lišit u české verze GMailu. Předem díky...
