Systémy pro správu dokumentů jsou s námi již řadu let, ale stejně, jako další softwarové nástroje, i ony se postupně vyvíjejí. Některé změny plynou z aktuálních trendů v IT, například mobilní přístup nebo využívání cloudu, jiné jsou odrazem širších změn ve společnosti, například důraz na bezpečnost informací nebo podpora prvků známých ze sociálních sítí.
Používání chytrých mobilních telefonů je dnes již samozřejmostí, stejně jako fakt, že za přiměřenou cenu lze být stále on-line. Z toho plyne trend přístupu k firemním informacím - a tedy i k systému pro správu dokumentů - z mobilního telefonu a schopnost provádět s dokumenty potřebné operace. Zásadním požadavkem je jednoduché, přehledné a intuitivní rozhraní, díky němuž jsou i na relativně malých displejích dokumenty snadno vytvořitelné (tam, kde to dává smysl), vyhledatelné a zpracovatelné.
Nelze jednoznačně říci, zda je vhodnější používat pro přístup k dokumentům speciální aplikaci, nebo postačí dobře zpracované rozhraní v internetovém prohlížeči, důležitým imperativem je tu ale bezpečnost a efektivní nakládání s daty i s výkonem mobilního zařízení, neboť jakkoli se tyto parametry posouvají mílovými kroky kupředu, stále pochopitelně zaostávají za klasickými počítači.
Vzhledem k popularitě sociálních sítí lze pozorovat i trend ovlivňování systémů pro správu dokumentů z této strany. Jde především o způsob práce s dokumenty: Uživatelé jsou ze svého soukromí zvyklí například na určitý způsob komentování příspěvků na sociálních sítích i na další typy interakce a příliš odlišné rozhraní či způsob práce je pro ně neintuitivní.
Jde o součást obecně pozorovatelného trendu směrem ke snadno použitelným uživatelským rozhraním. Je to ovšem současně trend, který naráží na nejednu potíž, z nichž tou největší je zřejmě fakt, že zatímco noví uživatelé očekávají rozhraní odpovídající začátku 20. let 21. století, stávající uživatelé se mnohdy naopak jakýmkoli změnám zuby nehty brání.
Bezpečnost dokumentů je dalším výrazným trendem, o kterém se mluví mimo jiné i v souvislosti s loňským startem regulace GDPR v EU. Nejde však o jediný důvod: Zásadní je v této oblasti i rostoucí počet zaměstnanců přistupujících k firemním dokumentům vzdáleně, z čehož plyne nutnost zabezpečit nejen samotné úložiště dokumentů a přístup k němu v rámci firmy, ale také maximálně podpořit bezpečnost dat v případě vzdáleného přístupu, a to i při nikoli výjimečných neblahých událostech, kdy zaměstnanec přijde o své mobilní zařízení.
Jde přitom současně o citlivou oblast: Na jednu stranu je třeba zajistit bezpečnost dokumentů, na druhou stranu je třeba nezkomplikovat zaměstnancům příliš práci s nimi. Typicky se přitom nelze spoléhat jen například na ochranu prostřednictvím biometrického zabezpečení, protože historie ukázala, že ne všechny metody jsou dostatečně spolehlivé - obzvlášť, pokud potenciální zloděj může získat velmi citlivé dokumenty.
Systémy pro správu dokumentů jsou již řadu let horkým tématem v IT. I do této oblasti softwaru se pochopitelně promítají...
