Množství dat a dokumentů, které firmy vytvářejí svojí činností, se neustále zvyšuje. Systémy správy dokumentů dovolují optimalizovat procesy, zefektivňují chod firem a v konečném důsledku přinášejí značné úspory.
Čím dál náročnější zákazníci a ostré konkurenční prostředí nutí firmy zpracovávat stále objemnější sady informací v mnohem kratším čase. Ostatně naprostá většina činností, které ve firmách probíhají, generuje data či je podmíněna prací s dokumenty různého druhu. Organizace těchto stále složitějších procesů vyžaduje nemalé úsilí, zejména pracuje-li se stejnými dokumenty více lidí nebo je-li nutné sledovat historii vzniku dokumentu po jednotlivých verzích. Nepořádek v dokumentech či složitý přístup k nim stojí firmu, respektive její zaměstnance mnoho zbytečného času.
Také legislativa klade na firmy čím dál vyšší požadavky na uchovávání dokumentů spojených s podnikáním a vyžaduje jejich dlouhodobou zpětnou prokazatelnost. Zvláště se to týká akreditovaných pracovišť, jako jsou např. laboratoře nebo také podniků s certifikací ISO, pro které je řízená dokumentace nezbytnou. Dokumentem, který je třeba zpracovat v rámci procesů dané firmy, přitom není jen soubor typu PDF nebo Office, ale také e-mail, technický výkres, zvukový záznam či videonahrávka. V nich obsažené informace od určitého množství a komplexity ani nelze „ručně“ vyfiltrovat, zpracovat a uložit tak, aby byly v bezpečí, a přece sdíleny s těmi, kdo k nim mají mít přístup.
Řešením je zavést systém pro správu a řízení oběhu dokumentů, takzvaný DMS (pozn.: zkratka z angličtiny Document Management System). První a zásadní výhodu DMS řešení představuje již vcelku banální fakt, že různé dokumenty nejsou roztroušeny v různých formátech po pevných discích jednotlivých zaměstnanců, ale jsou všechny soustředěny na jednom místě s možností skupinám uživatelů anebo konkrétním jednotlivcům libovolně nastavit přístupová práva. DMS systémy navíc katalogizují a do procesů firmy integrují také nestrukturované dokumenty jako je zmíněná videonahrávka. Implementace takového systému v zásadě prospěje jakékoliv firmě či organizaci, zdaleka ne, jen těm velkým.
Příkladem správného použití DMS může být migrace intranetového portálu pro sdílení dokumentů Diakonie Českobratrské církve evangelické na novou generaci DMS řešení eDoCat od společnosti Onlio. Tento systém Diakonie provozuje od roku 2014 v režimu SaaS, tedy jako software formou služby. V rámci celé organizace jej používá 364 uživatelů ve více než 130 zařízeních, která Diakonie provozuje ve 13 krajích republiky. Jedná se o druhou největší nestátní organizací poskytující sociální služby v České republice, která vedle pomoci lidem v nepříznivých životních situacích také organizuje humanitární pomoc v tuzemsku, konkrétně při povodních, a rozvojovou spolupráci v zahraničí.
Řešení pro centrální správu dokumentů DMS eDoCat vedle zpracovávání faktur, dodacích listů či pracovních smluv umožňuje také fulltextové vyhledávání obsahu včetně funkce našeptávání nebo automatické generování protokolů a statistik o průběhu zpracování jednotlivých dokumentů. I tyto funkce se Diakonii velmi hodí vzhledem k širokém záběru její činnosti a roztroušení jejích „poboček“.
Základem DMS eDoCat je technologie nakládání s digitálním obsahem označovaná jako Enterprise Content Management. Zajímavé je toto řešení tím, že stojí na plné integraci ECM open-source systému Alfresco Community Edition. Celá architektura DMS eDoCat je postavena na „komunitních“ platformách – Linuxu ve verzi CentOS, PostgreSQL a právě Alfresco CE. Jedná se o v oboru vysoce ceněné, ale bezplatné alternativy komerčních produktů, což významně šetří zákazníkovu peněženku – to je stejně důležité v neziskovém sektoru i v byznyse.
Velké firmy a organizace mohou uvažovat o zakoupení DMS řešení v tradiční variantě on-premise, které poběží na jejich vlastních serverech. Firma bez ohledu na to, pro jakou variantu se rozhodne, dostane produkt, který je vytvořen přesně podle jejích potřeb. DMS eDoCat je modulární systém. Zákazníci si mohou vybrat jen potřebnou sadu modulů, popř. si mohou nechat na míru ušít další podle svých přesných požadavků. DMS eDoCat je tedy jakousi stavebnicí.
Bez ohledu na variantu provede poskytovatel DMS hloubkovou analýzu procesů a potřeb klienta. Dle jeho požadavků nadefinuje poskytovatel uživatelské role a skupiny, nastaví systém dle dokumentových typů a agendy klienta, a vytvoří procesy a politiky upravující oběh dokumentů uvnitř organizace, jejich zálohování a archivaci. A v neposlední řadě se postará o zaškolení budoucích uživatelů.
Ti si bezesporu rádi a hned zvyknou na zrychlení a zjednodušení svojí práce, zatímco firma profituje ze zkrácení cyklu zpracování dat a snížení chybovosti. Úsporu času lze samozřejmě přepočítat na přímé náklady. Diakonii Českobratrské církve evangelické umožňuje DMS eDoCat snadno zvládat procesy, které by si vzhledem k šíři jejích aktivit jinak vyžádaly obrovského administrativního úsilí. Implementací nové verze eDoCat se podařilo fungování organizace ještě dále zefektivnit, konkrétně odhadem o šest set hodin ročně. Přepočteno na průměrnou mzdu se jedná o zhruba 130 tisíc korun, z čehož plyne ROI investice do upgradu okolo 260 %. DMS tedy není jen nástroj pro velké firmy, ale jako služba (SaaS) je dostupný i malým organizacím. A všem bez rozdílu pomůže fungovat efektivněji a profesionálněji.
(Partnerský příspěvek, fota zdroj: partner)
Nelze asi začít větším klišé, než tvrzením, že oblast systémů pro správu dokumentů se rychle vyvíjí, stejně jako zbytek IT....
