Správný příjem korespondence může posunout vaše podnikání

Poštu můžete buď „jen normálně převzít“ a dál se o ni starat, nebo automaticky zpracovat a mít jistotu rychlého, bezpečného a efektivního vyřízení. Právě to umožní moderní systémy pro správu došlé pošty.

Tradiční způsob zpracování přijaté pošty znamená pro mnoho firem časově náročný proces, během kterého může nastat řada krizových momentů – pracovník recepce či podatelny může například špatně založit došlou faktura, chybně přepsat stěžejní údaj nebo zapomenout předat důležitou žádanku, a tím zastavit příslušný schvalovací procesu. Tyto chyby mohou v konečném důsledku vést i ke ztrátě zákazníka, zhoršení vztahu s partnery či vzniku sankcí z prodlení.

Zkuste to jinak

Systém pro správu přijaté pošty směřuje veškeré příchozí dokumenty na centrální úložiště. Jejich elektronická evidence zamezí možné ztrátě dokumentu, zaručí okamžitý přehled o jeho umístění a otevírá dveře pro další zefektivnění práce s pomocí řízených dokumentových procesů. Jde o ideální řešení stále narůstajícího počtu papírových dokumentů, které mohou zpomalovat fungování celé firmy.

A co víc?

Tato řešení umožní rovněž provádět efektivní audity pracovních procesů či usnadní zpětné vyhledávání přijaté korespondence. To lze provést pomocí předem zvolených atributů, jako je jméno odesílatele, datum, předmět nebo i vyhledáváním libovolných slov (tzv. fulltextově). Systém pro správu přijaté pošty dokáže konkrétně pomoci například s evidencí smluv, zpracováním faktur, řízením objednávek a podobně.

Co je to vlastně proces?

Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte také zde.

…včetně datových schránek

Například Konica Minolta nabízí řešení vhodné i pro zpracování dokumentů přijatých do datové schránky. Nejčastější problém s tímto typem korespondence bývá její vymazání ze schránky 90 dnů po obdržení. Pokud i vy řešíte toto úskalí neustálým tiskem pošty nebo jejím přeposílání jinam, moderní systémy vám nabídnou elegantnější řešení. Automaticky se totiž napojí na ISDS a pravidelně stahují všechny nové zprávy včetně příloh na firemní úložiště. Zde je tato korespondence následně standardně identifikována a roztříděna. Vše se zároveň eviduje v elektronické knize došlé pošty.

Díky skenu a čárovému kódu

Základním a nejdůležitějším krokem pro fungování systému pro správu přijaté pošty je její naskenování a označení čárovým kódem, případně spisovou značkou. Čárové kódy by vám měl být schopen dodat vybraný poskytovatel softwarového řešení. Vy je jen jednoduše nalepíte na dokument, ten naskenujete a v rámci systému se pak k dokumentu, respektive ke kódu, připojí všechny charakterizující informace, jako například o jaký typ dokumentu jde. To zajistí, že došlá korespondence bude bezpečně uložena na jednom místě a ve správném spisu – faktury u faktur, smlouvy u smluv a podobně. Ve firmě pak koluje pouze digitální kopie označená kódem, díky kterému ale můžete jednoduše zjistit, kde se nachází papírový originál.

Efekt kódů se projevuje i v opačném směru. Pomocí čtečky čárového kódu můžete z fyzického dokumentu zjistit, v jaké fázi zpracování či u koho se daná korespondence zrovna nachází. V neposlední řadě pomáhají kódy při skenování velkého množství dokumentů za sebou. Jejich přítomnost v tomto případě slouží systému k automatické separaci a správnému umístění digitalizovaných verzí. Využití čárových kódů tak mnoha firmám ušetří ročně stovky hodin práce.

(Partnerský příspěvek)