V oblasti správy digitálního obsahu se v průběhu let vyrojila řada zkratek, ve kterých se zdaleka ne všichni orientují. Takzvané systémy DMS do sebe zahrnuly CMS a proměnily se v ECM, leckdo ale zaváhá, v jakém vztahu jsou vlastně k IIM, DAM nebo spisové službě... Tak dost! Jak to vlastně s těmi systémy bylo - a jak je to s nimi dnes?
Začněme u čistokrevných systémů pro správu firemních dokumentů, tedy DMS (document management system). Od doby, kdy se dokumenty začaly ze své papírové podoby proměňovat do podoby elektronické, začínalo být stále zjevnější, že pokud ve firemních dokumentech nemá být nepořádek - nemají-li ležet v různých složkách různých disků různých uživatelů - je třeba nasadit software, který je nějakým způsobem zorganizuje. A právě to byla zřejmě původní myšlenka za systémy EDM (electronic document management), které se staly předchůdci DMS a také DIS (document imaging systems).
Systémy DMS umožňují dokumenty vytvářet, ukládat, kategorizovat, sdílet a také posouvat od uživatele k uživateli podle definovaného workflow. Samozřejmostí je správa přístupových práv, možnost dokumenty schvalovat, odmítat, požadovat revizi, nechybí vyhledávání v dokumentech, a to na základě různých kritérií, obsahem počínaje a autorem nebo oddělením, pod které dokument spadá, nekonče. Ideální pochopitelně je, pokud DMS podporuje maximum používaných formátů dokumentů a umožňuje přístup k nim - s ohledem na přístupová práva - odkudkoli.
Systémy CMS (content management system) vznikly z důvodu potřeby vytvářet, spravovat a publikovat digitální obsah na webu - a někdy také bývají nejvýznačnější produkty této kategorie označovány zkratkou WCMS (web content management system). Někdy se v případě těchto systémů hovoří o dvojici systémů, totiž CMA (content management application), což je backendová část CMS určená pro správce a publishery, a o CDA (content delivery application), která se stará o publikaci na web.
Primárně tedy CMS sloužily a slouží k on-line vytváření webových dokumentů, přičemž v sobě ale zpravidla zahrnují řadu prvků DMS, například podporu workflow pro schvalování dokumentů, verzování dokumentů, vyhledávání, správu přístupových práv, práci s klasickými (ne primárně webovými) dokumenty a podobně. K jejich běžným funkcím ale patří třeba i schopnost publikovat na SEO friendly URL.
Systémy ECM (enterprise content management) jsou dnes zpravidla vnímány jako řešení, která mnohde nahrazují starší systémy DMS a slučují v sobě jak jejich vlastnosti, tak funkcionality řešení CMS. Nicméně systémy ECM zpravidla obsahují i další funkcionalitu, byť neexistuje zcela jednotný výklad odlišností od DMS.
Nejběžnější definice ECM jej popisuje jako strategie, metody a nástroje používané k získání, správě, ukládání, ochraně a poskytování obsahu a dokumentů se vztahem k procesům organizace. ECM tak pokrývá správu informací v nejrůznější podobě napříč celou organizací včetně papírových dokumentů nebo e-mailů. Tomu pak odpovídá i možná funkcionalita komplexních ECM systémů.
Nutno dodat, že AIIM (Association for Information and Image Management) od loňska preferuje termín IIM (Intelligent Information Management), jehož definice zahrnuje kromě prvků ECM rovněž například automatizaci i analýzu dokumentů a digitálního obsahu obecně.
Český termín „spisová služba“ označuje obecně skupinu činností a nástrojů sloužících ke správě dokumentů, a to jak papírových, tak elektronických. Spisová služba přitom musí zajistit odpovídající průběh životního cyklu každého dokumentu. V zásadě tedy lze konstatovat, že provoz spisové služby lze realizovat prostřednictvím výše uvedených nástrojů a samotný pojem spisové služby se v zásadě do značné míry (dle konkrétního výkladu, požadavků apod.) překrývá s pojmy DMS a ECM. Některé zdroje pak v souvislosti se spisovou službou upozorňují rovněž na nástroje RMS (record management system) a DRMS (document record management system).
A aby těch zkratek nebylo málo, zmiňme ještě systémy DAM (digital asset management), které slouží primárně ke správě multimediálního obsahu, jako jsou fotografie, videa, zvukové záznamy apod. Na rozdíl od výše uvedených systémů typicky neslouží ke tvorbě takového obsahu a mnohé funkcionality bývají nabízet jen ve spolupráci s ECM nebo CMS systémy, se kterými bývají mnohdy propojeny.
Dodejme ovšem, že řada zástupců výše zmíněných systémů je dnes modulární s řadou modulů, které rozšiřují jejich funkcionalita. Ta se mnohde překrývá už v základním systému, rozšiřující moduly pak tuto komplexnost ještě zvyšují.
(Foto: Pixabay)
Na trhu je k dispozici široká škála produktů pro správu digitálních dokumentů v organizaci, vybrat to správné ale není triviální....
