Partnerství zaměřené na poskytování efektivních řešení pro bezpečnou práci s elektronickými dokumenty, a to s důrazem na mobilní práci a využití ve veřejné správě, ohlásily společnosti Software602 a Microsoft. Microsoft poskytne cloudovou platformu Microsoft Azure a Office 365, Software602 pak nástroje pro vytváření a archivaci dlouhodobých dokumentů Long-Term Docs a platformu FormApps Mobile pro sběr dat na mobilních platformách. Jak fungují tato řešení v praxi?
Praktickou ukázkou výhod spojení technologií Microsoft a Software602 byl již dříve formulář daně z příjmu pro tablety, který letos využily tisíce občanů ČR. Umožnil jim vyřídit celou záležitost za přibližně 10 minut, včetně vyfocení příloh vestavěným fotoaparátem a odeslání datovou schránkou. Stejná kombinace technologií (Software602 FormApps a Microsoft Azure) je k dispozici úřadům a firmám, které chtějí sbírat data od svých občanů, zákazníků či obchodních partnerů a doplnit je návaznými schvalovacími procesy.
Další oblastí spolupráce je služba Long-Term Docs, která umožňuje vytvářet a archivovat takové dokumenty, u kterých se může zákazník spolehnout, že obstojí při případném důkazním řízení i ve vzdálenější budoucnosti a kde je tato jistota založena na detailním dodržení norem vyžadovaných legislativou. Zákazníci budou schopni tyto dokumenty vytvářet i na mobilních zařízeních, přímo z „běžných“ programů jako Word a Excel s archivací v prostředí Office 365 tak, aby veškerá péče o udržování jejich právní účinnosti byla automatizována.
Mobilní kancelář určená nyní především české samosprávě umožní realizovat nejrůznější agendy (inspekce, inventarizace majetku apod.) přímo v terénu z mobilních zařízení. Mobilní kancelář, jejímž základem jsou dynamické formulářové aplikace FormApps Mobile provozované na platformě Microsoft Azure, umožní plnohodnotné úřadování, včetně vytváření právně závazných dokumentů. Zákazníci budou podle výrobce schopni vytvářet vlastní dynamické formulářové aplikace a funkce mobilní kanceláře tak neomezeně rozšiřovat.
Pokud jde o službu Long-Term Docs, uživatel pracuje v prostředí Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint atd.) a zároveň využívá výhod sdílení dokumentů s kolegy díky prostředí Office 365. Poté, co je dokument uzavřen, uloží jej do předem definované Long-Term Docs složky, kde jsou automaticky provedeny všechny úkony potřebné k tomu, aby elektronický dokument získal právní účinek (připojení zaručené elektronické značky s archivním časovým razítkem podle specifikací ETSI) a je zahájen proces archivace, která periodicky obnovuje kvalifikované časové razítko u registrovaného dokumentu až do jeho skartace.
U elektronických dokladů (daňových dokladů), kde je ze zákona třeba zajistit zobrazení bez ohledu na operační systém a provozované zařízení (čitelnost dokladu), provede služba Long-Term Docs konverzi do komplexního archivního objektu ve formátu PDF/A-3, jehož součástí je i příloha v původním formátu. Takto lze archivovat nejen elektronicky přijaté faktury ve formátu Word nebo Excel nebo papírové faktury, které se na vstupu skenují a ukládají se do Long-Term Docs složek v prostředí Office 365, ale i smlouvy, notářská ověření a další důležité dokumenty.
Předseda představenstva Software602 Richard Kaucký při představování partnerství mimo jiné řekl: „Strategie Microsoftu Cloud First, Mobile First přesně zapadá do našich plánů. Vývoji technologií pro provoz mobilních aplikací v cloudovém prostředí se věnujeme již několik let a můžeme tudíž nabídnout vyspělé produkty, z nichž některé jsou unikátní i na evropské úrovni. Díky technologickému zázemí Microsoftu můžeme tyto produkty k zákazníkům rychleji nabídnout formou služby a doplnit cloud a mobilitu o třetí hybnou sílu – důvěryhodné digitální dokumenty se zárukou dlouhodobého udržení právní účinnosti.“
Obchodní ředitel pro sektor veřejné správy ve společnosti Microsoft David Frantík pak doplnil: „K tomu, aby zákazníci mohli využít potenciál našich technologií, potřebujeme partnery, kteří zákazníky znají a umí řešit jejich konkrétní potřeby. V případě Software602 se jedná především o sběr strukturovaných dokumentů, a také o vytváření takových digitálních dokumentů, které s jistotou obstojí při důkazním řízení. To jsou přesně ty oblasti, které potřebují řešit téměř všechny organizace veřejné správy i firmy z dalších sektorů.“
Přibližně stovka zaměstnanců Městského úřadu Milevsko využívá již delší dobu služby Office 365 a Lync pro zajištění každodenních pracovních úkolů a při komunikaci s obyvateli města. Dalším krokem v rozvoji efektivní městské správy je nasazení tabletů s Windows 8.1, díky kterým lze mnoho pracovních záležitostí zařídit i mimo kancelář, navíc plně elektronickou cestou.
Mezi prvními začali při své práci využívat tablety s Windows 8.1 a inteligentní elektronické formuláře od společnosti Software602 zaměstnanci odboru investic a správy majetku při pasportizaci nemovitého majetku města. Ve svých tabletech mají úředníci připraveny formuláře, které vyplní přímo při návštěvě bytu či nebytového prostoru v majetku města a doplní je o fotografie, pořízené rovněž tabletem. Kompletní záznam existuje rovnou v elektronické podobě, takže není třeba po návratu do kanceláře nic přepisovat.
