Recept na bezchybnou implementaci ERP – úzká spolupráce projektových týmů

Nakladatelství C. H. Beck je firma s tradicí více než 200 let, která při implementaci informačního systému ABRA Gen prokázala moderní přístup k vedení projektů. Náročný projekt proto proběhl hladce, profesionálně a k oboustranné spokojenosti.

Jaká byla výchozí situace

Do roku 2012 pracovala společnost pouze s účetním systémem, ve kterém byla vedena základní databáze, vystavovaly se objednávky a zpracovávaly faktury i účetnictví. Poté nakladatelství zakoupilo nové CRM, které převzalo původní databázi z účetního systému a oba systémy se nadále vyvíjely paralelně, bez jakéhokoliv propojení. Databáze byla tedy roztříštěná a informace kusé, což negativně ovlivňovalo jak řízení marketingu, tak využití obchodního potenciálu. Některé výstupy a agendy byly řešeny zcela mimo informační systém nebo nebylo možné je ve stávajícím systému automatizovat.

Co bylo třeba vyřešit

Hlavním cílem nového řešení informačního systému ABRA Gen bylo především sjednocení a zjednodušení procesů, které do té doby byly prováděny na více místech současně, a také vyšší míra automatizace. Informační systém měl vytvořit jednotnou obchodní platformu založenou na kvalitní a rozvíjející se databázi využitelné pro úspěšně cílený marketing a obchod.

Jaké hlavní změny přinesl ABRA Gen

• Byl vytvořen nový prostor pro zlepšení kvality zákaznického servisu a automatizován obchodní proces beck-online včetně prolongování předplatného.
• Přidal mobilní CRM pro obchodníky, díky němuž mají přístup k informacím přes mobil, což významně urychluje a zkvalitňuje obchodní proces. Zjednodušilo se zadávání objednávek a díky sledování a vyhodnocování obchodních příležitostí je možné také lepší řízení obchodního týmu.
• Automatizoval pohledávky, čímž se minimalizoval počet faktur po splatnosti a snížila se celková dlužná částka.
• Automatizoval přijímání objednávek z e-shopu a jejich následné zpracování distributorskou společností.
• Zlepšil efektivitu řízení seminářů a vydávání knižních titulů díky kalendáři etap výroby a rozšíření přístupu do systému pro redaktory.
• Všechny informace o klientech i hospodaření společnosti jsou nyní na jednom místě, včetně sledování nákladů a výnosů, jejich vyhodnocení a manažerského reportingu.

Oboustranné projektové řízení bylo pro implementaci zásadní

Jako v jedné z mála firem měl projektový tým ABRA Software možnost spolupracovat s profesionálním projektovým manažerem na straně zákazníka, který měl na projekt dostatečnou kapacitu a perfektně znal procesy vlastní firmy. Marie Staňková, která projekt vedla od začátku do konce, si udržela nejen vynikající celkový nadhled, ale prokázala i hlubokou znalost oblastí, za něž zodpovídala. Navíc se stala symbolem a iniciátorem změny za zákazníka a interně projekt významně podporovala. Úspěch tohoto projektu dobře demonstruje, jak významně může osoba projektového manažera přispět k hladkému průběhu implementace.

„Projektový manažer je takový hromosvod mezi poskytovatelem a svými ovečkami ve firmě,“ popisuje Marie Staňková a přidává svůj recept na úspěšný projekt: „Implementace je náročná pro všechny, především časově. Zaměstnanci jsou po nějakou dobu vystaveni enormnímu tlaku, nálada se často propadá pod bod mrazu. Projektový manažer by měl umět povzbudit, situace uhlazovat, ale současně neslevit, stát za plánem jak finančním, tak časovým, nepanikařit, motivovat, a současně z toho sám nezkolabovat.“

Čtěte celý rozhovor s Marií Staňkovou ZDE >>>

Viditelné výsledky

Nakladatelství C. H. Beck se otevřel nový prostor pro rozšiřování obchodních příležitostí, posílení zákaznické péče, a hlavně kvalitnější řízení marketingu z pohledu správy databáze. Nový ERP ABRA Gen zpřehledňuje firemní procesy a nabízí tak širší kontext k vyhodnocení obchodní strategie, takže lze pružně reagovat na aktuální potřeby a přijímat správná manažerská rozhodnutí.

„Získali jsme kompletní informace o zákazníkovi na jednom místě, umíme přijmout objednávky z e-shopu a odeslat je prostřednictvím ABRA Gen naší distribuční společnosti. Umíme spravovat předplatné právního informačního systému beck-online včetně jeho automatického obnovování, sledovat statistiky využívání aplikace a sledovat administraci účtů; umíme přijmout přihlášky na semináře či konference, automaticky rozeslat organizační pokyny i generovat certifikáty,“ představuje výhody ABRA Gen Marie Staňková.

Proč jste si vybrali ABRA Gen?

„Přesvědčila nás nejen pětadvacetiletá historie firmy, ale především otevřená, příjemná a profesionální komunikace a kompetentní sales manager, který dokázal po celou dobu řešit celý proces komplexně a do hloubky. ABRA Gen je navíc provázaný modulární systém, který umožňuje flexibilní úpravu parametrů na míru našim potřebám. V neposlední řadě naše rozhodnutí podpořila kladná reference nakladatelského domu Portál.

V porovnání s ostatními ERP systémy nás ABRA Gen mimo jiné překvapil také příjemným uživatelským prostředím, intuitivním ovládáním a variabilitou. Na první pohled jsme též byli nadšeni definovatelnými panely, které si uživatel sám může upravit, a které rychle poskytují sumární informace,“ doplňuje Marie Staňková.

(Partnerský příspěvek)