Už jste vybrali nový systém i dodavatele, máte představu o změnách, ke kterým ve vaší firmě bude muset dojít i o finanční náročnosti nasazení nového ERP systému. A co bude teď? Jak vlastně probíhá implementace? Co obnáší zavedení neboli implementace ERP systému do firmy? Jak dlouho trvá a jaké má fáze? A na co je třeba se připravit?
Tak tedy: Začínáme! Na úplném počátku je třeba definovat klíčové uživatele, kteří budou zodpovědní za komunikaci s implementačním týmem a běžnými zaměstnanci vaší firmy. Zároveň se budou při projektu implementace podílet na návrhu řešení a následně vše verifikovat při samotné implementaci. Pro běžného zaměstnance obnáší změna systému jen pár hodin až dní na školeních a při zavedení do provozu. Nic víc.
Vše začíná projektem implementace. Ve spolupráci s vedoucími pracovníky vaší firmy jsou dodavatelem vybraného ERP řešení jednoznačně popsány vaše firemní procesy. Následně dodavatel navrhne jejich optimalizaci a podporu v informačním systému a stanoví přesný časový harmonogram činností nutných pro úspěšné zavedení systému do společnosti. Počítejte s časovou náročností 2 - 3 měsíce.
Pak je na řadě instalace a nastavení systému. Dodavatel zprovozní standardní instalaci ERP systému a tu následně upravuje a nastavuje tak, aby přesně odpovídala popisu řešení v projektu implementace. V této etapě dochází mimo jiné k nastavování základních číselníků a parametrů nového systému.
V průběhu fáze instalace a nastavení systému probíhá průběžně také konverze historických firemních dat z původních systémů a tabulek z Excelu pomocí vytvořených importních můstků, případně jejich přepis ze zdrojů papírových. Každá firma si přitom v průběhu projektu implementace musí pečlivě zvážit, o která historická data bude mít zájem a o která nikoli.
Během nastavování systému dochází také k úpravám vzhledu vstupních formulářů a tiskových výstupů. Zároveň jsou vyvíjeny úpravy na míru, které nejsou součástí základní instalace systému. Rozsah těchto úprav vychází z projektu implementace. To vše typicky trvá 2 - 11 měsíců.
Dále je třeba počítat se zaškolením zaměstnanců. První zaškolování zaměstnanců typicky probíhá na demo datech. Hlavním cílem je seznámení s uživatelským prostředím a základními principy systému. Výrazně se tak urychlí navazující proškolení zaměstnanců na ostrých datech. Mezi školeními by měl být minimální časový odstup, stejně jako mezi posledním školením a nasazením systému do provozu.
Školení mohou probíhat v mnoha podobách. Lze proškolit celou firmu v jedné i více etapách, lze zaškolovat po odděleních i pouze klíčové uživatele, kteří pak proškolí ostatní. „My doporučujeme důkladně proškolit všechny zaměstnance, aby nedocházelo k tomu, že budou jen slepě následovat manuál a při jakémkoli nestandardním případu udělají chybu nebo budou vyžadovat podporu vašeho IT oddělení či našich konzultantů,“ radí Petr Schaffartzik, ředitel vývoje a systémové integrace Informačního systému K2. Počítejte s tím, že na proškolení budou třeba 1 - 2 měsíce.
Další úpravy systému
Představte si, že implementace vašeho nového systému je u konce. Ale co když jste na něco zapomněli? Je možné systém dále rozšiřovat a upravovat? „Je třeba si uvědomit, že informační systém není spotřební zboží. Není možné ho nechat pět let ležet s tím, že se pak nahradí novějším modelem. Pokud se ERP ve firmě nerozvíjí, celou firmu brzdí v rozvoji. S dalšími úpravami a dalším rozvojem systému dodavatel vždy počítá. U našich zákazníků je navíc zvykem, že si systém rozvíjejí také sami. Naši konzultanti jsou pak spíše v pozici rádců a mentorů,“ vysvětluje Petr Schaffartzik, ředitel vývoje a systémové integrace Informačního systému K2.
A pak už přichází ostrý provoz. Nasazení systému do ostrého provozu by mělo probíhat pod fyzickým dohledem konzultantů dodavatele. Ti tak jsou připraveni zaměstnancům pomáhat s jejich prvními kroky v novém systému a řeší ihned dodatečné požadavky, které nebyly odhaleny v průběhu projektu implementace. Asistence při rutinním provozu zpravidla končí po úspěšném provedení první měsíční účetní závěrky.
Možná vás napadne, zda je opravdu je nutná asistence u zavedení systému do provozu? Někteří dodavatelé ji totiž nenabízejí a tvrdí, že není potřeba. Petr Schaffartzik to ale vidí jinak: „Stejně jako pro řidičský průkaz nestačí znalost dopravních značek a technická dokumentace k automobilu, ale je vhodné - respektive i nutné - nejprve absolvovat několik jízd pod dohledem instruktora, i tady platí, že pro první kroky v novém systému by měl být v první etapě přítomen konzultant. Uživatelé tak získají ty správné návyky, pochopí, proč mají věci dělat tak, jak je požadováno, a systém tak v budoucnu budou využívat opravdu efektivně.“
(Partnerský příspěvek)
