Jak moc byste se vy měli přizpůsobit novému informačnímu systému a jak moc by se měl systém přizpůsobit vám? Tuto otázku si pokládá většina firem, které se pro nasazení nového podnikového informačního systému rozhodují. V zásadě lze odpovědět stručně: Záleží na funkčnosti procesů ve vaší firmě. Někdy je lepší se přizpůsobit systému, jindy je naopak důležité firemní procesy zachovat a nechat si na míru upravit ERP. Druhá varianta je vhodná především tehdy, pokud jsou ve vašich procesech ukryty konkurenční výhody.
Při zvažování úprav je ovšem třeba si pohlídat, aby se implementace neposunula až k vývoji nového systému na zakázku. Pak si totiž kupujete čas programátora a ztrácíte hlavní výhodu vybraného ERP - nápady a řešení ověřené ve stovkách úspěšných firem. Je třeba jasně určit, které procesy vám opravdu přinášejí konkurenční výhody. A ty pak zachovat a systém jim přizpůsobit. Ve zbytku se raději spolehněte na zkušenosti dodavatele.
Typický ERP systém je dnes prezentován jako univerzální řešení. Je ale skutečně možné, aby jeden systém dokázal efektivně řídit jakoukoli firmu - od velkoobchodu s léčivy po provoz jaderné elektrárny?
„ERP systém musí být vyvíjen dostatečně obecně a zeširoka. S pomocí implementačního týmu je pak možné jednotlivé formuláře a nástroje upravit a nastavit tak, aby bylo možné systém využít v prakticky libovolné situaci,“ vysvětluje Petr Schaffartzik, ředitel vývoje a systémové integrace Informačního systému K2, a dodává: „Důležitá je v tomto ohledu právě šířka standardní instalace systému: Čím více toho systém dokáže pokrýt ve svém standardu, tím jednodušší a levnější bude jak jeho implementace, tak i jeho následný rozvoj a údržba.“
Jak dobře se ale systém bude hodit právě pro váš obor? A konkrétně pro vaši firmu? Není lepší sáhnout po specializovaném branžovém řešení a po dodavateli, které se ve vaší branži dlouhodobě pohybuje?
Určitě platí, že zkušenosti dodavatele v oboru, ve kterém podnikáte, jsou důležité. Pozor ale na jednotná branžová řešení - hrozí u nich totiž ztráta konkurenčních výhod, které jsou ukryté ve vašich procesech. „I tady platí, že každá firma je jiná - od zaměstnanců přes technologie až po obchodní partnery. A myslete také na to, že každá implementace je jiná - důležitější než oborové reference dodavatele jsou proto zkušenosti týmu, který bude mít implementaci na starosti,“ upozorňuje Schaffartzik.
Někdy vedení firem přistupuje k volbě nového informačního systému s vidinou, že pokud získají řešení, které funguje u úspěšné konkurenční firmy, budou stejně úspěšní. Jak už ale bylo zmíněno výše, každá firma je jiná - a know-how ukryté v procesech, kterým se systém přizpůsobuje na míru, pochopitelně nebývá jeho standardní součástí přenášenou k dalšímu odběrateli.
Co je však bezpochyby přínosem, to je kvalitní know-how implementátorů. Proto stojí za to nechat si poradit od nich v okamžiku, kdy si nejste jisti, kdy své procesy přizpůsobit ERP systému a kdy postupovat opačně.
Na co při výběru systému nezapomenout
„V mnoha případech má management firmy pocit, že firma funguje dobře, ale naše zkušenost je taková, že po zavedení ERP systému se přesto začnou objevovat skryté problémy a rezervy,“ upozorňuje Petr Schaffartzik. „Dodavatelé systémy kontinuálně vyvíjejí, takže jsou do nich neustále zapracovávány praxí ověřené podněty a nápady ze stovek firem, které je již dlouhá léta využívají. Nebojte se proto nechat si poradit, kde se přizpůsobit a kde nikoliv,“ radí.
Ve výsledku je tedy vhodné zvolit vhodný kompromis mezi krabicovým řešením a systémem na zakázku. Ale pozor: Nejde o kompromis ve smyslu průměrného řešení, ale o kompromis ve smyslu výběru toho nejlepšího z obou variant. A při úvahách o nasazení ERP nezapomeňte nejen na otázku přizpůsobení systému vašim procesům, ale také na případné propojení se specifickým softwarem, který používáte.
(Partnerský příspěvek)
