Pod pojmem firemní informační systém se dnes často ukrývají jak komplexní řešení pro řízení celé firmy, tak specializované a úzce zaměřené systémy. Jaký je ale vlastně rozdíl mezi ekonomickým a řídicím systémem? Jaké kategorie systémů jsou na trhu k dispozici? Právě u těchto otázek začínáme náš nový seriál věnovaný výběru podnikového ERP systému.
Stručně řečeno: Ekonomický systém je nástroj pro plnění legislativních povinností. Jeho smyslem je na základě dostupných dat konstatovat, jak si firma v daném období vedla. Oproti tomu řídicí systém slouží v první řadě k řízení firmy. Umí samozřejmě také účtovat, ale navíc zvládá i plánovat, předvídat, řídit a vyhodnocovat firemní procesy, a to nejen v ekonomických agendách, ale také ve výrobě, nákupu, prodeji, skladech či marketingu a obchodu.
Krabicové systémy jsou jednoduchá a levná řešení, která jsou po instalaci ihned funkční. Má to však jeden háček - musíte své firemní procesy přizpůsobit tomu, jak jsou tyto navrženy v daném krabicovém systému. Oproti tomu implementované systémy respektují specifika a konkurenční výhody ukryté ve firemních procesech firem a jsou snadno rozšířitelná. Jde však o řešení řádově dražší a jejich zavedení trvá až několik měsíců.
Teoreticky by se dalo říct, že pokud nemáte procesy vůbec nastavené, je krabicové řešení dobrým a levným odrazovým můstkem. S ohledem na reálnou praxi je však třeba říct, že krabicové systémy jsou určené výhradně malým firmám, protože čím větší firma je, tím náročnější je pro ni se přizpůsobovat přednastaveným procesům krabicových systémů. Dodatečné úpravy krabicových řešení jsou velmi drahé nebo dokonce nemožné.
Pokud je výše uvedeno, že zavedení implementovaných systémů trvá až několik měsíců, nutně vás musí napadnout otázka: Je nutné nasadit systém najednou pro celou společnost a v plném rozsahu? Nelze provést implementaci po částech? „Obě cesty jsou možné. Pokud ale chcete maximálně využít potenciálu nového ERP systému, je ideální nasadit komplexní řešení napříč celou společností a všemi firemními procesy. Jen tak je možné získat přesné podklady pro důležitá rozhodnutí,“ radí Petr Schaffartzik, ředitel vývoje a systémové integrace Informačního systému K2.
A pokud se přece jen rozhodnete pro implementaci po částech? „Vždy je především třeba počítat v projektu s maximální variantou, aby byl systém na další možná rozšíření připraven,“ radí Schaffartzik. Důležité je ale podle něj vždy myslet i na to, že pro dosažení úspěchu při implementaci je nutné mít motivované lidi. A udržení vysokého stupně motivace bývá při implementaci po částech složitější.
Jak poznáte, zda potřebujete řídicí systém, nebo stačí systém ekonomický? Obecně lze říci, že ekonomický systém mít musíte, zatímco řídicí systém musíte chtít. Pokud chcete svou firmu držet pevně za otěže a máte vizi, kde by vaše firma měla za pár let být, pak je na místě zavedení řídicího ERP systému, který pomáhá snižovat závislost na jednotlivcích. Správně zavedené ERP nutí firmu k tomu, aby standardizovala své procesy a dodržovala postupy a pravidla. Proto se firma od určitého stupně zralosti bez takového systému neobejde.
Na co při výběru systému nezapomenout
Pokud ale máte ve firmě trochu chaos, nelze se spoléhat na to, že zavedení informačního systému nastolí pořádek a vše vyřeší. „Vše záleží na tom, jak k výběru a k nasazení systému přistoupíte. Pokud budete předpokládat, že si koupíte software, který vše vyřeší sám od sebe, budete ve výsledku nemile překvapeni. Pokud ale zvolíte implementační řešení a zapojíte do předimplementační analýzy procesů celý management, je velmi pravděpodobné, že se dočkáte kýženého efektu. Tedy za předpokladu, že si pro implementaci vyberete spolehlivého partnera,“ vysvětluje Petr Schaffartzik, ředitel vývoje a systémové integrace Informačního systému K2.
(Partnerský příspěvek)
