Je všeobecně známo, že výběr, nákup a implementace nového podnikového softwaru v sobě skrývá řadu rizik, jež mohou v nejhorším případě vést až k zásadnímu ohrožení chodu firmy. Jak si ve svých projektech vedou další firmy a s jakými problémy se nejčastěji setkávají? Jak se jich lze vyvarovat?
Prvním zásadním problémem bývá neujasněnost představ o tom, co se od nového systému očekává. Zde je zásadní dobrá komunikace mezi různými odděleními firmy – typicky realizátory projektu (mnohdy IT oddělení) a oddělení v rolích pozdějších uživatelů. Mnohdy si zástupci firem požadavky ujasní až v průběhu výběru.
Jsou-li ale požadavky definovány nepřesně v zadání poptávky dodavatelům, přijde zpravidla nabídka řady produktů s různou množinou vlastností – a v průběhu výběru je pak třeba vyřadit ty, které sice původní požadavky splňují, ale nesplňují už upřesněné nároky. Pak je ovšem třeba smířit se se zmenšenou množinou nabídek (protože byly vyřazeny ty, které sice odpovídají původní představě, ale nikoli už té nové), nebo oslovit potenciální dodavatele s novou poptávkou. A to, v nejhorším případě, i opakovaně, což realizaci projektu protahuje.
Řešení uvedeného problému závisí na konkrétní situaci ve firmě, na zkušenostech a odpovídajícím know-how jejích zaměstnanců, ale – a to si otevřeně přiznejme – i na jejich zapálení pro věc. A pochopitelně také na rozsahu projektu, který je před firmou.
Na základě výše uvedených kritérií je pak možno vytvořit požadavky na software v rámci firmy bez externí pomoci, jen na základě zkušeností skupiny zaměstnanců, s pomocí externích konzultantů nebo ponechat velkou část definice požadavků právě na externí konzultantské firmě, jejíž zaměstnanci disponují (v optimálním případě, samozřejmě) zkušenostmi z řady podobných projektů.
Rizika v sobě pochopitelně zahrnuje nejen proces výběru softwaru, ale také jeho implementace. Zaměřme se zde především na rizika implementace systémů ERP a na možnosti jejich minimalizace. S tím pochopitelně souvisí i otázka maximalizace návratnosti investice.
Už dlouho se mluví o tom, že řada implementací ERP není realizována v plánovaném termínu a mnohé nakonec nemají přínosy, které od nich byly očekávány. Jak vypadá situace dnes? Například ERP Report od Panorama Consulting Solutions z roku 2012 uvádí, že 56 % ERP projektů překročilo rozpočet (v roce 2010 to bylo 74 %) a 54 % nesplnilo termín (61 % v roce 2010). 94 % dotazovaných uvedlo, že nasazení systému přineslo určité benefity. 41 % dotazovaných pak uvedlo, že změnili podnikové procesy, aby odpovídaly nasazovanému ERP. 19 % pak uvedlo, že se na procesy nesoustředili.
“Po pravdě řečeno, nevím, co je horší – nesoustředit se na business procesy nebo změnit příliš mnoho procesů, aby odpovídaly softwaru,“ komentoval výsledky průzkumu Eric Kimberling, president Panorama Consulting Solutions.
Dále pak 63 % dotazovaných uvedlo, že měly problém s řešením problémů souvisejících se změnami procesů nebo organizačních změn a 29 % pracovalo na projektu bez toho, aby cítili dostatečné odhodlání k úspěšné realizaci projektu i na nejvyšší úrovni vedení firmy. Právě tuto podporu ovšem Kimberling označuje v okamžiku, kdy je třeba výrazně měnit firemní procesy, za zásadní.
Jaké jsou další časté příčiny neúspěchu? Kromě těch výše uvedených – tedy podcenění definice požadavků (a tedy i jasného cíle) a výběru produktu – jde také o nedostatky v řízení projektu, jež mohou mít řadu příčin – od nedostatečného know-how vedoucího projektu (interního nebo externího) až po špatnou spolupráci odběratele s dodavatelem.
Problémem je rovněž podcenění objemu potřebných zdrojů, nevhodná customizace (ať už nedostatečná, nebo přehnaná - či prostě špatně zvolená), podcenění bezpečnosti dat nebo ne zcela zvládnutý přenos dat ze starších systémů. Za zmínku ovšem stojí i některé méně často zmiňované problémy: nedostatečné školení uživatelů a nedostatečné testování nasazovaného řešení.
Zásadní podmínkou úspěchu je tedy podle analytiků rozhodně realistická definice požadavků, pečlivé naplánování celého projektu a výběr spolehlivého dodavatele.
Různým kategoriím podnikového softwaru se na stránkách BusinessIT věnujeme pravidelně - a tentokrát vám nabízíme aktuální souhrn informací, který se...
