O výběru a implementaci informačních systémů koluje spousta historek, mýtů i anekdot, proto stojí za to se na tuto problematiku podívat nestranně - a hlavně prakticky. Právě to činíme v tomto článku, kterým zahajujeme volnou sérii příspěvků na téma Jak na výběr a implementaci informačního systému. A začít musíme, jak jinak, u otázky: Jak se na výběr informačního systému připravit?
První krok bychom mohli zařadit na první příčky nejvíce podceňovaných činností v IT. Možná je tomu tak i proto, že jde zřejmě rovněž o krok, který je doporučován nejčastěji a je zdánlivě triviální. Zní totiž: Ujasněte si, co vlastně potřebujete. Máte pocit, že v tom máte jasno? Pak jste světlou výjimkou, mnohé firmy totiž zbytečně sahají po velkém či naopak nedostačujícím řešení.
Proč je tomu tak? A co typicky firmy potřebují? Ty menší často prostě potřebují vyřešit ekonomiku a finance. Stačí jim tak relativně jednoduchý produkt. Komplexní informační systém s výrobou, sklady či například logistikou pro ně bude zbytečně velkým molochem, který jim nejen může komplikovat práci, ale navíc ho v konečném důsledku ani nevyužijí.
Výše uvedené ovšem neznamená, že by malé firmy o pár zaměstnancích nemohly uvažovat o pořízení plnohodnotného informačního systému. Třeba opravdu vyrábějí na zakázku, potřebují řešit sklady a funkcionalitu propracovaného informačního systému využijí. Důležité je však si tuto otázku položit a opravdu pravdivě si na ni odpovědět.
Stejné riziko sáhnutí vedle ale hrozí i větším společnostem - především tehdy, když situaci podcení a vyberou systém s nedostatečnou nebo nedostatečně rozšiřitelnou funkcionalitou. Společnost nejspíše bude nějak fungovat i nadále, účetní bude mít radost z nového ekonomického programu a zbytek firmy si i nadále vystačí s Excelem. Výběr správného řešení, které integruje veškeré procesy a data na jedno místo by ale mohl firmě pomoci daleko více a posunout ji o kus dopředu.
Pokud řešíte výměnu stávajícího informačního systému, udělejte si jasno v tom, kde máte v současnosti největší problémy a co vás limituje v dalším růstu. Od toho je pak už jen krok ke zjištění, jaké řešení by tyto problémy odstranilo.
Je sice pravdou, že o strategickém směřování dalšího chodu firmy rozhoduje její vedení a informační systém proto logicky vybírá, to ale neznamená, že se obejde bez zpětné vazby od zaměstnanců. Není totiž pravidlem, že vedení zná opravdu veškeré firemní procesy a s tím spojené nároky na informační systém. A mnohdy z pochopitelných důvodů ani podrobně neví, jaké věci zaměstnance trápí a co by jim ulehčilo práci.
Má-li firma desítky či rovnou stovky zaměstnanců, je samozřejmě běžně nemožné zeptat se úplně každého. Reálné ale je zvolit styčné zaměstnance, kteří ze své pozice dokáží daleko lépe odhalit přání a požadavky jednotlivých oddělení.
Není samozřejmě nutné se získanými názory a přáními bezezbytku řídit. Zaměstnanci koneckonců mají užší pohled na věc než vedení firmy a třeba nakonec bude možné vymyslet daleko efektivnější řešení. Interní rozhovory však můžou odhalit témata, o kterých se následně budete s případnými dodavateli informačního systému bavit.
Před výběrem systému je rovněž třeba sepsat všechny podstatné interní procesy. A přidejte i všechna specifika vaší firmy, to, co vás odlišuje od konkurence, co děláte jinak. Informační systém je tady proto, aby vám ulehčil a zpřehlednil práci, zároveň vám ale musí ponechat důležité procesy, postupy a s tím spojené konkurenční výhody.
S přípravou vám opět mohou pomoci klíčoví zaměstnanci. Často totiž ví o tom, jak fungují výroba, sklady či cokoli jiného ve firmě, daleko více než vrcholoví manažeři.
Sepsání procesů a dalších důležitých postupů ve firmě značně zjednoduší a urychlí komunikaci s případným dodavatelem systému. Když budete dopředu připraveni, vyhnete se riziku, že dodavatel, který vaši firmu nemá šanci poznat úplně detailně, na něco důležitého zapomene.
Lze předpokládat, že vaše firma má již k dispozici množství nejrůznějších dat. A bude je potřebovat používat spolu s novým informačním systémem. Aby to bylo možné, je třeba si v datech dopředu udělat pořádek.
V případě, že už nějaký informační systém máte, bývá přechod poměrně jednoduchý. Pokud ale firma doteď fungovala formou tabulek v Excelu nebo plánujete integrovat procesy a data, které ve stávajícím systému nebyly, je vhodné je mít připravené dopředu. Taková příprava značně zjednodušuje a zrychluje komunikaci s dodavatelem informačního systému.
Asi není třeba zvlášť zdůrazňovat, že výběr vhodného firemního softwaru je pro firmu zásadním rozhodnutím. Správná volba dokáže společnost posunout o velký krok vpřed, špatná ji může významně poškodit.
Proto se vyplatí nepodcenit přípravu. Nastudujte si co nejvíce informací o různých dodavatelích a jejich řešeních. Zjistěte, v čem jsou silná a v čem naopak strádají. Podívejte se, kteří dodavatelé mají zkušenosti s vašim odvětvím. A jaké konkrétní firmy jejich systém používají. Určitě se vyplatí vyžádat si pak například i referenční návštěvu.
Výběr v žádném případě neuspěchejte. Všichni známe situace, kdy nás tlačí termíny, ale právě při výběru informačního systému se rozhodně nevyplatí učinit volbu sice včas, ale špatně. Špatná volba pak totiž znamená buď dlouhodobé trápení, nebo nutnost další výměny. Ta ovšem stojí spoustu peněz, času a energie.
Pavel Motan
Autor pracuje jako obchodní ředitel ve společnosti K2 atmitec - výrobce a dodavatele Informačního systému K2.
(Partnerský příspěvek)
