Představme si situaci, že firma „vyrostla z dětských botiček“, rozšířila své působení a původní informační systém už jejím potřebám nestačí. Nebo začala podnikat v dalším oboru a původní systém pro něj nemá požadované funkcionality. V takových případech se management obvykle rozhodne pořídit nový informační systém, který by plně pokrýval nově vzniklé potřeby. Po tomto základním rozhodnutí je však třeba učinit další – půjdeme cestou systému od téhož dodavatele, od něhož jsme měli systém původní, a nebo zakoupíme licenci od jiného dodavatele?
Michal Hanko a Jan Líbal, obchodní manažeři systémů HELIOS, Asseco Solutions, a.s.Základem je informace, zda dodavatel našeho původního systému vůbec disponuje dalšími produkty pro jinou velikost firem. Na našem trhu se totiž vyskytuje jen velmi málo producentů ERP, kteří vyvíjejí více systémů pro všechny velikosti firem, od nejmenších, přes střední (SME), až po ty velké či pro skupiny společností (Enterprise).
Pokud se dozvíte, že producent vašeho původního systému nabízí i vhodnější produkt, v tomto případě vyšší, pak je třeba se ještě přesvědčit o jeho kvalitě. Bohužel ne všechny systémy, které se „tváří“, že jsou vhodné pro velké firmy, dokáží skutečně beze zbytku pokrýt složité podnikové procesy a specifika oboru. Tuto otázku vám nejlépe zodpoví referenční zákazníci produktu zmíněného dodavatele, a to ideálně zákazníci z téže země a ze stejného oboru podnikání, jako je ten váš.
Dejte si také pozor na takzvané „pružné“ systémy, jejichž tvůrci vám tvrdí, že porostou neomezeně spolu s vaší firmou. Je to podobný nesmysl, jako by vám výrobce dětských bot tvrdil, že vašemu dítěti budou stačit až do dospělosti. Skutečným řešením jsou škálované produkty, kdy u každého z nich je jasně dáno, pro který segment je vhodný.
Jestliže na výše uvedené otázky získáte kladnou odpověď, pak je zjevně lepší cestou zůstat věrní dodavateli svého původního systému a právě od něj zakoupit systém nový. Proč? Především kvůli ochraně své investice. Jestliže totiž jednou investujete své peníze do produktu určitého dodavatele systémů a pak od něj zakoupíte systém jiný, bývá dobrým zvykem (samozřejmě ne ve všech případech, ale v mnoha ano), že vám peníze, za které jste koupili původní systém, vrátí při koupi nového formou slevy. To však není vše. Při zavádění systému existují mnohé související náklady, z nichž nezanedbatelnou část při zachování stávajícího dodavatele ušetříte.
Příkladem může být skupina firem, které postupem doby sfúzovaly. Jedná se o typickou situaci, kdy každá z těchto firmiček má vlastní informační systém, ale navzájem jsou jen velmi obtížně kompatibilní. V takovém případě je obrovskou výhodou pro obě strany, pokud jeden ze stávajících dodavatelů může nabídnout vhodné řešení pro skupinu firem či nově vzniklou společnost, v rámci níž musí dojít k sjednocení procesů i dat.
Pokud byste zvolili cestu přechodu k novému dodavateli, čekají vás následující kroky, odpovídající v podstatě kompletnímu výběrovému řízení:
1. Analýza procesů ve vaší společnosti a jejich podrobný popis, což bývá spojeno s interním auditem.
2. Vytipování potenciálních dodavatelů a jejich oslovení a předání jim informací, které vyplynuly z interního auditu a analýz.
3. Vyhodnocení nabídek potenciálních dodavatelů, získávání informací o nich z co nejvíce možných zdrojů.
4. Jednání o smlouvách na dodávku systému s vybraným vítězem tendru.
Pokud zůstanete u původního dodavatele, bod 1 odpadá, bod 2 také, protože kvalitní dodavatel, jehož systém je ve vaší firmě využíván, musí přece vaše procesy znát. Samozřejmě, musí se seznámit s tím, co je nové, co původní systém zřejmě neřešil. Bod 3 odpadá pochopitelně také, protože naopak vy znáte dobře svého dodavatele. A konečně bod 4 se zužuje na pouhou revizi a doplnění smluv stávajících. To vše znamená, že při zachování stávajícího dodavatele (ovšem, jak už bylo řečeno, pokud má v nabídce systém pro větší firmy, než byl váš systém původní) také ušetříte mnoho vlastních, jistě ne levných člověkohodin.
V rámci přechodu na nový systém je třeba převést ze starého systému do nového obrovské množství dat. Při přechodu z jednoho systému na druhý u stejného dodavatele může (měl by) dodavatel garantovat kompletní migraci vašich dat. To znamená, že je z původního systému získá, vyčistí je a transformuje pro použití v novém systému, do něhož je nakonec naimportuje. Pokud přecházíte od jiného dodavatele, je těžko představitelné, že by souhlasil s tím, že s daty v jeho systému bude pracovat jeho konkurent. Veškerá popsaná práce s daty je tedy v takovém případě na zákazníkovi a nový dodavatel provede pouze jejich import do systému. Opět je tedy ve hře obrovská pracnost na straně zákazníka, která může představovat i měsíce práce interních odborníků.
Na ERP systémy ve firmě zpravidla bývají napojeny nejrůznější další aplikace či samostatné moduly. Může jít o Groupware, e-shopy, systémy pro čtení čárových kódů, mobilní aplikace, Business Intelligence a mnohé další. Pokud bude váš nový systém od původního dodavatele, dá se předpokládat, že tato propojení má již vytvořena. Zákazník tedy opět ušetří peníze…
Nezanedbatelnou výhodou setrvání u stávajícího dodavatele je fakt, že může garantovat zachování kompletní funkcionality nižšího systému i v systému vyšším, což nemusí být samozřejmostí. Má totiž detailní povědomí o tom, „co systém uměl a jak to dělal“.
Na závěr se podívejme na příklad firmy, která již mnoho let používá ERP systém pro segment SME. Její zaměstnanci a střední management už delší dobu přemýšlejí o přechodu na velký systém, protože ze stávajícího firma již vyrostla. Bohužel jsou v této společnosti dva problémy – kompetence a interní komunikace dvou úrovní managementu. Zatímco zaměstnanci a střední management dobře ví, že původní systém již dávno nedostačuje a brzdí je v práci, vrcholový management má pocit, že je vše v pořádku. Bohužel střední management nemá sílu prosadit změnu. Tím chceme říci, že úvahy o tom, zda zůstat u dodavatele původního systému nebo přejít k novému jsou sice na místě, ale až na druhém. Prvním je postavit se čelem k rozhodnutí o nutnosti změny.
Michal Hanko a Jan Líbal
Obchodní manažeři systémů HELIOS
Asseco Solutions, a.s.
