Známá pravda říká, že nejcennější komoditou je informace. V podnikání to určitě platí dvojnásobně. Nejdůležitější informace každé firmy jsou přitom obsaženy ve smlouvách. Proto se čím dál více společností v posledních letech snaží o zvýšení bezpečnosti a zefektivnění práce s dokumenty, především se smlouvami. Pomáhají jim v tom především nové technologie a moderní softwary určené ke zpracování digitalizovaných dokumentů. Pokud nemáte stoprocentní přehled o svých firemních smlouvách, možná je jejich digitalizace a řízená správa vhodným řešením i pro vás.
Foto: Edar, PixabayZtráta nebo chybné zpracování každého dokumentu je nepříjemné, v případě smluv by však taková situace mohla vést ke vzniku nežádoucích finančních nákladů či jiným problémům ohrožující fungování firmy. Řešením může být digitalizace dokumentů a vytěžení obsažených informací. Právě to je základem systému pro zpracování smluv, který vám umožní mít kontrolu nad procesem jejich tvorby a přehled o aktuálním stavu či umístění těchto dokumentů.
Co znamená „vytěžování“ dokumentů?
Základem kvalitního systému pro zpracování dokumentů je funkce pro tzv. vytěžování (digitalizace obsažených údajů pro další využití) informací, tedy software pro elektronické zpracování předem definovaných údajů ve smlouvě, a jejich následný import do dalších podnikových systémů. Možnost zpracování obsažených informací, jako jsou jména smluvních stran, částky, či termíny vede k celkovému automatizovanému rozpoznání dokumentu a následnému zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání ke schválení odpovědné osobě, předání dat do účetního systému a podobně.
Doba, kdy jste si přeposílali smlouvy mailem a báli se, aby každý ze zúčastněných kolegů pracoval vždy s poslední verzí, může být minulostí. Jednou z výhod systému pro zpracování smluv je, že si vždy budete posílat už jen odkaz na dokument v úložišti, čímž navíc snížíte obsah schránky a omezíte zatížení firemní sítě.
Kvalitní systém by vám měl také pomoci s rychlým vyhledáváním dokumentů, zrychlit a zefektivnit všechny procesy spojené se zpracováním smluv a automaticky hlídat důležité termíny a definované milníky vyplývající z uzavřených podmínek. Tím můžete předejít nepříjemným zpožděním či nedodržení smluvních závazků a vyhnout se případným sankcím nebo jiným nečekaným finančním nákladům.
Tyto systémy fungují na principu ukládání smluv v digitalizované podobě v úložišti s kontrolovaným přístupem. Oprávnění mohou být samozřejmě pro různé osoby individuální, ale přesně definují, kdo může pracovat s konkrétními dokumenty a jaké smí provádět změny. Veškeré přístupy mohou být navíc evidovány pro případný audit. Dnešní systémy dokážou pohodlně pracovat i s různými přílohami. Například dodatky smluv, které se mnohdy mění nezávisle, budou se smlouvou propojeny a vy tak neztratíte přehled ani kontrolu o aktuálním znění.
Jak se může změnit proces zpracování smlouvy?
Papírová smlouva je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy. Díky tomu systém sám pozná, o jakou smlouvu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k archivaci. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finální ověření a případné odeslání zpět. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data ze smlouvy jsou rovněž automaticky přenesena do DMS systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem či zařazováním.
Často se například stává, že firma pracuje s větším množstvím smluv, ke kterému se vyjadřuje více, mnohdy i nekompetentních osob. Výsledem pak může být zdržení, chyby a celkový chaos při práci. Profesionální dodavatel systému pro zpracování smluv by měl být schopen nastavit jasná transparentní pravidla pro celý proces a ten podle vašich potřeb a požadavků dále upravovat, například přidávat schvalovací kroky, zesilovat kontrolu apod. Výsledkem je, že existuje vždy pouze jedna aktuální verze smlouvy, se kterou však může pracovat i více lidí současně. Všechny provedené změny jsou pak sloučeny do jediného dokumentu. Systém zároveň informuje, kdo a kdy konkrétní změnu provedl, což zvyšuje přehled o celkovém procesu zpracování.
Kromě řízení procesů s digitalizovanými smlouvami by měl být dodavatel těchto řešení schopen pracovat také s papírovými dokumenty. Například systém evidence osob, které si fyzické listiny vypůjčují, je neocenitelný při auditech nebo při dohledávání originálů.
Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte zde.
Digitalizace a práce s elektronickými dokumenty má několik úrovní. Od pouhého naskenování dokumentů, které může být pojistkou před ztrátou fyzického originálu, přes vytěžování informací a automatizovaně řízený proces zpracování, až po kompletní vedení agendy v elektronické podobě bez zbytečného převodu do papírové verze. Při výběru dodavatele systému pro zpracování smluv byste proto neměli opomenout ani budoucí potenciál celého řešení a zeptat se na další možné rozšíření celého řízeného procesu.
