Je výhodnější zajistit tiskové úlohy vlastními silami a zdroji, nebo je předat třetí straně? Centralizovat tiskovou infrastrukturu, nebo ji decentralizovat? Na tyto otázky nemají organizace veřejného sektoru jasnou odpověď. Výzkum Corporate Reprographics Trends and Opportunities dává základní přehled o stávající situaci a přidává i některá základní doporučení a postřehy.
Zřízení centrálního reprografického pracoviště ještě neznamená, že daná organizace tzv. insourcuje, neboli interně zpracovává, veškeré tiskové činnosti. Pouze 14,2 procenta center pracuje výhradně z pověření dané instituce a musejí zadané úkoly splnit.
O pracovní náplni těchto center zcela rozhodují směrnice. 28 procent center dostává možnost zpracovat danou interní zakázku jako první, tj. před komerčními poskytovateli. Tuto možnost však nemusejí využít. 43 procent center běžně prokazuje svou konkurenceschopnost. Vytvářejí vlastní nabídky a interní zákazníci si je mohou pro daný úkol vybrat na základě srovnání s konkurencí.
Problematika outsourcingu, resp. externího tisku, ovlivňuje provoz každého centrálního reprografického oddělení. Díky nástupu digitálního tisku, který přinesl zkrácení výrobních lhůt a větší flexibilitu, zvýšila interní tisková pracoviště svůj podíl na produkci tiskových výstupů podniku za posledních deset let v průměru z 30 na 50 procent.
Stále však existují oblasti a situace, v nichž je outsourcing v podstatě nevyhnutelný. Schopnost efektivního outsourcování tisku do značné míry zvyšuje hodnotu centrálního reprografického úložiště. Předpokládá dokonalou znalost jeho reálných možností.
Rozhodnutí o koupi tiskové služby nebo o jejím vnitřním zpracování závisí na celé řadě proměnných. Nejčastěji přechází projekt na externího poskytovatele ve chvíli, kdy nestačí kapacity reprografického centra nebo jde o natolik velkou zakázku, že se jí ekonomicky výhodněji zhostí technologie off-setu.
Následně přichází řada na vyhledání nejvhodnějšího poskytovatele tisku. Věciznalí nákupčí mohou své organizaci uspořit v průměru 7 procent z celkové hodnoty zakázky. Neznamená to ovšem, že nejnižší cenová nabídka musí být nejvýhodnější. Vždy je třeba zvážit kompletní parametry výstupu a požadavky na něj. O prodražení zakázky může rozhodnout nekvalitní nebo špatně použitý papír, nevhodná změna formátu nebo nežádoucí proces zpracování.
Organizace rovněž mohou zvážit, zdali pro ně nebudou výhodné služby typu Managed Print Services (MPS). Jde o smluvní vztah mezi zákazníkem a poskytovatelem, jenž v ideální podobě zvyšuje efektivitu tiskových procesů, zlepšuje zabezpečení a produktivitu. Zároveň snižuje dopady na životní prostředí a umožňuje detailní kontrolu nákladů spojených s tiskem. Poskytovatel MPS dodává organizaci řešení, jež tyto požadavky splní. Vztah a jeho parametry zajišťuje smlouva o garantované úrovni služeb neboli SLA.
Výchozí vlastnosti MPS spočívají v konsolidovaném vyúčtování, v proaktivní údržbě zařízení a v kontinuální optimalizaci tiskového prostředí. Poslední uvedený bod mimo jiné znamená, že poskytovatel služby monitoruje objemy, druhy a toky tiskových výstupů a jim přizpůsobuje četnost a výkon nasazené techniky.
Samozřejmou součástí kontraktu je neustálé monitorování stavu tiskových, skenovacích a kopírovacích řešení, včetně dodávek spotřebního materiálu a výměny komponent. Bezpečnostní rozměr spolupráce má podobu autorizovaného a dozorovaného přístupu k těmto prostředkům. Na trhu existují i různé jiné nabídky outsourcingu tiskových služeb a zařízení. Některé se omezují na dodávku, resp. pronájem, zařízení, jiné na jejich správu bez vyšší přidané hodnoty.
Více než 70 procent podnikových tiskových výstupů dnes vzniká na centrálních reprografických pracovištích. Ta disponují výkonnějšími a z pohledu provozu efektivnějšími stroji. Zvládnou tudíž i komplexnější požadavky, včetně dokončovacích prací. Vyšší efektivitu přináší i specializovaný personál obsluhy.
Decentralizace má základní výhodu v tom, že se tiskové procesy odehrávají blíže koncovým uživatelům. Jde tedy o vhodný přístup pro malé a jednoduché úlohy. Nicméně, samoobsluha obsažená v tomto přístupu zabírá čas a snižuje produktivitu práce. Klesá rovněž míra kontroly nákladů.
Některé organizace svěřily odpovědnost za decentralizovaný tisk centrálním reprografickým oddělením. Ta obvykle nasadila celopodnikové softwarové systémy pro správu tisku. Výsledný přístup je tudíž kompromisem mezi oběma světy.
Autorem textu je Daniel Míka, Office Product Business Development ve firmě Canon CZ
