Optimalizovat tisk, nebo ne? Jednoduchá otázka, na kterou obvykle bývá i jednoduchá odpověď. Typicky ano, ne. V našem případě je však prostá pouze zdánlivě. Jak už to bývá, čím víc toho o dané věci víme a detailněji se jí zabýváme, tím rozsáhlejší a složitější pak je její řešení. O to je však přesnější a komplexnější. Stejně je tomu i u optimalizace tiskového parku ve firemním prostředí, zejména při přechodu na tisk formou služby.
Multifunkční barevnou LED tiskárnu OKI MC332 lze pořídit za doporučenou koncovou cenu 7 290 Kč bez DPH.Proces optimalizace se skládá ze čtyř základních fází - analýzy, návrhu, implementace a správy tiskového parku. Výstupy získané ve fázi správy většinou slouží jako vstupy pro další kolo optimalizace. Analyzujeme současný stav po technické a nákladové stránce. Pro rozhodování je však důležitá i analýza požadovaného budoucího stavu dle předpokládaných potřeb firmy v horizontu zhruba čtyř let. Jen tak se lze dobrat návrhu optimálního řešení. Ke slovu „optimální“ je však třeba přidat sousloví „z pohledu…“, protože co je optimální z jednoho pohledu, zdaleka nemusí být vítané z pohledu druhého.
Uživatel – má své vlastní zařízení, u sebe na stole, nebo v dosažitelné vzdálenosti, zařízení vyhovuje jeho požadavkům (barva, sken, kopie, oboustranný tisk), ideálně je to to stávající, nebo jemu podobné, umí s ním pracovat a je na něj zvyklý.
Správce IT – požaduje síťová zařízení (kvůli vzdálené správě zařízení, nahraditelnosti při jeho výpadku), ideálně od jednoho výrobce, navíc co nejmenšího počtu různých modelů (jednodušší administrace a podpora uživatelů, menší počet spotřebního materiálu).
Finanční manažer, vedení společnosti – klade důraz na finance, na minimální pořizovací cenu (čím dál častěji na platbu za pronájem) a zejména pak na provozní náklady (obvykle s platbou za vytištěnou stranu), chce mít snadný a rychlý přehled o nákladech a provozu.
Dodavatel – přináší znalosti a zkušenosti, ale nejatraktivnější zařízení z jeho pohledu jsou ta, na kterých se nejvíce vydělá, typicky ta největší, multifunkční, barevná.
Uvedené požadavky reprezentují ty nejčastější a nejtypičtější. Některé se překrývají a doplňují, některé si třeba i přímo odporují. V reálném světě se setkáváme s mixem požadavků, někdy mají silnější váhu potřeby uživatelů, jindy názor IT manažera, v některých případech je ponechána volba třeba jen na dodavateli. Korektní dodavatel zákazníkovi před vlastním obchodem obvykle poradí s celkovou koncepcí a pomůže s výběrem vhodného řešení. Nezřídka má hlavní poradní hlas, protože má zkušenosti, orientuje se v dané oblasti, je profesionálem.
Slovo kompromis nemá ve firemním prostředí velkou popularitu. Většinou se setkáváme s nekompromisním řešením, výrobkem, službami. Optimalizace tisku je však přímo předurčena pro rozumný kompromis. Například totálně centralizovaná řešení s velkými chodbovými multifunkcemi daleko od pracovního stolu neosloví uživatele, stejně jako lokální tiskárny na stole každého zaměstnance nejsou to pravé z finančního pohledu.
Každá optimalizace je unikátním cyklickým procesem, minimálně několikakolovým. Přesto naše dosavadní praxe ukázala, že existují obvyklé standardy, z nichž můžeme vyjít při optimalizaci tisku ve firmách. Od tohoto základu se pak odvíjí řešení konkrétních potřeb jednotlivců i oddělení.
Jak probíhá v praxi snižování nákladů na tisk
Dodavatel nejprve provede podrobnou analýzu stávající situace u zákazníka a zmapuje „kandidáty optimalizace“. Mezi hlavní problémy patří rozsáhlá a různorodá struktura tiskových zařízení a třeba i různí dodavatelé spotřebního materiálu. Dále to bývají rozdílné způsoby fakturace, neakceptovatelné prodlevy v servisu a vůbec celkové zajištění údržby a servisu tiskových zařízení, z dalších například komplikovaná správa, finanční záležitosti spojené s odpisy a další.
Na základě provedené analýzy, stanovených pravidel optimalizace a dalších konzultací se zákazníkem je dodavatelem navrženo nejvhodnější složení tiskového parku včetně stanovení provozních nákladů. Finálním výstupem optimalizace pro manažera je pak vyčíslení úspor a snížení časové náročnosti správy firemního tisku. Pro řadu firem je důležité, že náklady na zajištění tisku se v případě MPS přesunou z kategorie investičních do provozních. Orientačně lze říci, že tisk formou služby je vhodný a ekonomicky výhodný pro zákazníky s objemem tisku od 5 000 stránek měsíčně.
Moderní tiskové řešení typicky mívá páteř tvořenou výkonnějšími zařízeními, která jsou primárně určena pro největší tiskové, skenovací a kopírovací úlohy. Bývají umístěna nejčastěji na chodbách nebo ve větších kancelářích s dobrým přístupem. Jejich výhodami jsou vysoká rychlost práce, větší technologické možnosti a nízké náklady na provoz. Velká zařízení jsou většinou vhodně doplňována menšími zařízeními pro uživatele, kteří tisknou často, ale menší objemy. Jsou obvykle u managementu společnosti a na klíčových pozicích. I ta nejmenší zařízení mívají síťové připojení a duplexní jednotku.
Standardně jsou implementovány dohledové nástroje pro jednoduché získání informací o provozu a pro správu uživatelů. Někdy pouze pro monitorování, někdy i kvůli možnosti omezení práv tisku u jednotlivých uživatelů. Dříve šlo o doplněk, dnes jde o standard. Z celkového pohledu bývá tiskový park tvořen co nejmenším počtem různých typů modelů a pokud je to možné, jsou ideálně od jednoho výrobce. Získanými výhodami jsou pak již zmiňovaná snadná obsluha a správa zařízení, minimální počet různých druhů spotřebního materiálu, nákladově efektivní tisk, jednoduché fakturační procesy při tisku formou služby a třeba také bližší vztah s jedním, než s několika dodavateli.
Dobře provedený proces optimalizace se dle našich zkušeností i přes počáteční nedůvěru uživatelů setká nakonec s příznivým přijetím. Více se můžete dozvědět na czech.oki.com.
Radek Cinádr, Specialista pro Managed Print Services, Oki Systems (Czech and Slovak)
(Partnerský příspěvek.)
Zdá se, že základní imperativ dnešního ekonomického prostředí zní: Je třeba s nižšími náklady produkovat více přidané hodnoty. To ovšem...
