Doba se mění a neustále zrychluje. A platí i o možnostech nových technologií. Naštěstí pro firmy, které mají zájem o digitalizaci svého fungování, jsou dnes na trhu sofistikovaná řešení, s nimiž to, co dříve trvalo měsíce, zvládnou za pár dní. Příkladem může být řešení KM Flows od Konica Minolta.
Poptávka po digitalizaci mezi českými firmami roste, přesto však mnoho z nich, zejména ze segmentu SMB, má v této oblasti velké rezervy. Pokud už malé a střední podniky přistoupí k digitalizaci, nedokáží mnohdy využít její potenciál naplno a v lepším případe stále pracují s dokumenty na sdílených discích a ve složkách. To není ideální jak z pohledu bezpečnosti, tak komfortu práce. Dnes lze totiž k dokumentům, k jejich připomínkování a schvalování přistupovat vzdáleně, odkudkoli.
Konica Minolta zužitkovala více než pět let zkušeností s digitalizačními službami a přenesla je do univerzálních šablon a předdefinovaných procesů. Na jejich základě vyvinula vlastní řešení KM Flows, které u zákazníka rychle nasadí s většinou požadovaných funkcionalit a v případě potřeby následně už jen upraví. Rozsáhlé zákaznické analýzy, které byly standardním postupem při zavádění digitalizačních služeb, tak už v případě KM Flows nejsou zapotřebí a instalace je podstatně jednodušší. „S platformami tvořenými produkty třetích stran v žádném případě nekončíme. Stále tvoří jeden z pilířů naší nabídky v oblasti digitalizace a řízení procesů, zejména pro segment velkých firem. Na druhou stranu, systém sestavený čistě z našich produktů, poskytuje nám i zákazníkovi větší kontrolu nad tím, jak se s dokumenty zachází. Vlastním vývojem se nám podařilo také významně snížit náklady na pořízení systému, který oproti doposud nabízeným řešením, nevyžaduje nákup licencí operačního systému a databáze. Celé řešení může být nasazeno na stávající infrastruktuře zákazníka nebo kompletně fungovat jako cloudová služba,“ uvedl Lukáš Král, produktový manažer ECM Konica Minolta Business Solutions Czech.
Balíček KM Flows je složený z nástrojů FlowCap a FlowDoc. Ty jsou navzájem nezávislé a mohou být použity i samostatně. Plný potenciál KM Flows však zákazník využije při jejich současném nasazení.
FlowCap představuje pomyslnou bránu pro dokumenty, které jsou pomocí mobilní aplikace nebo multifunkčního zařízení jednoduše převedeny do editovatelného nebo prohledávatelného formátu.
Zpracované dokumenty pak mohou být uloženy v navazujícím úložišti FlowDoc nebo v jakémkoli jiném digitálním úložišti, jako je cloud, síťové disky nebo e-mail. Takto zdigitalizované dokumenty mohou být samozřejmě použity také v dalších systémech (ERP, DMS, atd.). FlowDoc však nabízí proti konkurenci jednu zásadní výhodu. Dokumenty netřídí do adresářové struktury, která se časem zákonitě stává nepřehlednou, ale podle kontextu. „Zároveň jde o prázdný DMS systém, který však má rovnou předdefinované agendy pro schvalování a ukládání faktur přijatých, archivaci faktur vydaných, archiv a připomínkování smluv, evidenci došlé pošty a v neposlední řadě také obecné dokumentové úložiště pro tvorbu, připomínkování a schvalování dokumentů – např. směrnic, ISO apod.,“ doplnil L. Král
Dokumenty uložené v úložišti jsou opatřeny metadaty, která mohou obsahovat například informace, o jaký typ dokumentu jde, jakého zákazníka se týká, kdy byl vytvořený a kdo tento dokument může otevřít či editovat. FlowDoc samozřejmě také podporuje týmovou práci nad dokumenty. Umožňuje komentování, potvrzování, verzování dokumentů a jejich schvalování v podobě řízené dokumentace, a to i na mobilním zařízení.
Samotným automatizovaným přepisem údajů z naskenovaných dokumentů (tzv. vytěžením) prošlo podle Konica Minolta jejími produkty za posledních pět let více než 21 milionů stran. „To představuje miliardy údajů, které nikdo nemusel ručně přepisovat do dalších systémů a tabulek, což firmám ušetřilo na nákladech více než 65 milionů korun. Ověřili jsme si, že pouhým vytěžováním faktur může středně velká firma ušetřit za rok téměř 300 tisíc korun. Co se týče celkových úspor, máme spočítáno, že využitím digitalizačních služeb, urychlením vyhledávání a automatizací dokumentových procesů může SMB firma dosáhnout ročních úspor až tři čtvrtě milionu korun,“ uzavřel L. Král.
(Partnerský příspěvek)
