Ačkoli se již řadu let hovoří o bezpapírových kancelářích, stále se ukazuje, že stav, kdy se objejdeme bez tisku, je v nedohlednu. Firmy i nadále potřebují ke své činnosti tisková zařízení – a vyžadují, aby fungovala pokud možno bez starostí. Jedním ze způsobů, jak tohoto stavu dosáhnout, může být využití takzvaných MPS (Managed Print Services), tedy řízených tiskových služeb.
Podstatnou roli hraje při volbě MPS snaha o snižování nákladů – mimo jiné na energie a na spotřební materiál.Služby typu MPS zpravidla zahrnují počáteční optimalizaci tiskových (resp. multifunkčních) zařízení ve firmě, jejich následnou správu a napojení na další související infrastrukturu. Tou je přitom myšlena nejen komunikační infrastruktura a systémy pro autentizaci/autorizaci uživatelů, ale stále častěji i systémy pro správu dokumentů. Samozřejmostí je uspokojení požadavků na rozúčtování tiskových služeb na jednotlivé uživatele či střediska.
V optimálním případě je tiskové prostředí neustále monitorováno nejen proto, aby bylo možno proaktivně řešit nastávající problémy a doplňovat potřebný spotřební materiál, ale také proto, aby bylo možno přicházet s návrhy na další optimalizace a tím snižování nákladů – mimo jiné na energie a spotřební materiál.
Častými dodavateli MPS jsou původní dodavatelé tiskových zařízení. V samotném prodeji těchto zařízení totiž nemohou dosáhnout potřebného růstu, služby typu MPS jsou tak pro ně logickým rozšířením jejich byznysu.
"Pokračující ekonomická nejistota nutí firmy redukovat náklady a optimalizovat jejich provoz. To vytváří příležitost pro prodejce tiskových zařízení, aby propagovali své služby řízeného tisku směrem k většímu počtu malých, středních i velkých firem,“ soudí Arnaud Gagneux, šéf výzkumu pro tisková zařízení společnosti IDC. "Náročnější konkurenční prostředí nutí výrobce diferencovat jejich nabídky MPS a hledat aliance či partnerství, aby zajistili správné služby správným firmám prostřednictvím toho správného prodejního kanálu a za tu správnou cenu,“ dodává.
Společnost IDC upozorňuje, že v regionu EMEA stále větší počet firem rozpoznává výhody, které tento druh služeb přináší, což s sebou nese růst velikosti tohoto trhu. Dodavatelé přitom skutečně uzavírají různá partnerství, aby byly schopny dodávat to, co klienti chtějí, a nabízejí tento druh služeb jak přímo, tak prostřednictvím obchodních partnerů.
Klienti se podle analytiků dnes soustředí nejen na základní zajištění funkčnosti tiskového prostředí a na úsporu nákladů, ale jsou nároční rovněž pokud jde o bezpečnost dodávaných řešení a mnozí již vyžadují také nadstavbové služby typu správy dokumentů. Firmy rovněž stále častěji vyžadují podporu mobilního tisku. Dodavatelé jim v tom pochopitelně vycházejí vstříc; lze se tak mimo jiné setkat i se službami označovanými jako MDS (Managed Document Services), tedy řízené dokumentové služby.
Podle analytiků IDC se můžeme těšit i na rostoucí rozšíření služeb typu management změn a na pestřejší programy pro podporu koncových uživatelů. Ta může zahrnovat nejen potřebná školení, ale také pomoc s řešením případných problémů. Významným trendem je i rostoucí zájem o řízené tiskové služby ze strany malých firem.
Zdaleka ne ve všech firmách se však o MPS a o výhodách plynoucích z využívání tohoto druhu služeb ví. Aktuální čísla z Evropy bohužel nemáme k dispozici, ale nedávný průzkum v Japonsku ukázal, že zatímco firemní IT oddělení mají o MPS představu v cca 36 % případů, obecný typ manažerů jen v 16 %. A jen cca 10 % respondentů tento typ služeb buď využívá, nebo se k tomu alespoň v brzké době chystá.
Do budoucna lze podle analytiků očekávat i úspory plynoucí z omezení tisku a převodu některých procesů ve firmách na bezpapírové. K dispozici je totiž řada řešení umožňujících nechat kolovat různé formuláře bezpapírově, nicméně v cestě jim dosud mnohdy stojí setrvačnost vedení firem i uživatelů. I zde může pomoci poskytovatel služeb MPS.
I když se může na první pohled zdát, že je nasazení podobných produktů pro dodavatele MPS z hlediska jejich byznysu smrtící, vzhledem k postupné transformaci podnikání těchto firem – mnohdy od prostých dodávek tiskových zařízení k dodávkám komplexních tiskových prostředí – se prostě jen změní struktura jejich příjmů. Místo poplatků spojených s tiskem budou mít příjmy ze služeb zajišťujících funkčnost prostředí oběhu dokumentů.
Zdá se, že základní imperativ dnešního ekonomického prostředí zní: Je třeba s nižšími náklady produkovat více přidané hodnoty. To ovšem...
