Co dnes čekat od softwarové kategorie souhrnně označované termínem Document management systems? Jistě nejde jen o prosté pořizování, uchování a poskytování dokumentů. Škála funkcionalit je pestrá, stejně jako způsoby, jakými je poskytována.
Řešení OpenKM.Pokud se na celý obecný systém správy dokumentů podíváme z nadhledu, pak je zřejmé, že musí obsahovat nástroje pro vytvoření dokumentů – mnohdy včetně skenování nebo spolupráce skupin na vzniku dokumentu, systém pro ukládání dokumentů, nástroje pro předávání dokumentů (workflow) včetně nastavení pravidel pro takové předávání a nástroje pro získání dokumentů – na základě různě definovaných požadavků, například vyhledávání. Dalšími zásadními prvky jsou nástroje pro autentizaci a schvalování dokumentů, inteligentní vyhledávání, nástroje pro zabezpečení dokumentů – jak s ohledem na přístupová práva, tak na možné katastrofy či selhání infrastruktury, a zajištění uchování dokumentů s ohledem na právní předpisy.
Dodavatelé však nabízejí i další funkce, které přinášejí dosud nezmíněné výhody. Typicky jde o vytváření verzí dokumentů a možnost jejich pozdějšího sledování nebo návratu k některé z předcházejících verzí, inteligentní automatické workflow schopné (po propojení s dalšími systémy firmy) mimo jiné předat dokument zástupci dané osoby, pokud je tato například na dovolené nebo odeslat fakturu ke schválení správné osobě podle výšky fakturované částky, týmovou spolupráci nad dokumenty nebo možnost přístupu k dokumentům odkudkoli – jak pokud jde o lokalitu, tak o typ zařízení (samozřejmě při odpovídajícím zabezpečení).
Další kapitolou je však integrace s dalšími systémy. Ať už jde o další informační systémy firmy, aplikace pro práci s e-maily nebo o kancelářské balíky, z nichž je pak možno ukládat dokumenty přímo do systému pro správu dokumentů. Samostatnou kapitolou je pak integrace sociálních funkcí, díky nimž lze například k určitým krokům workflow vést diskusi nebo k dokumentům uchovávat další informace o jejich autorovi.
Již výše bylo zmíněno vyhledávání v dokumentech, přičemž jde nejen o vyhledávání dle označení dokumentu, případně na základě souvislostí s dalšími dokumenty, ale také dle klíčových slov a dalších metadat. Čas ušetří předdefinované pohledy s předem nastavenými podmínkami hledání, díky nimž lze vyhledat například v jednom typu dokumentů všechny ty, které se týkají příslušného obchodního partnera a vztahují se k určenému časovému období.
Správně vybraný a nasazený systém pro správu dokumentů by měl mít zásadní přínosy pro řadu různých oddělení organizace. Ať už jde o finanční oddělení, jemuž usnadní mimo jiné práci s přijatými fakturami včetně jejich schvalování a propojení s dalšími potřebnými dokumenty, personální oddělení, jemuž umožňuje plně automatizovat činnosti jako je třeba vyplňování, schvalování a evidence dovolenek, nebo třeba výrobě, kde usnadňuje tvorbu, schvalování a sledování zodpovědnosti u všech podkladů pro výrobu produktů i při kontrole následného průběhu výroby.
Podobně by bylo možno zmínit i další oddělení organizace, ať už jde o marketing a práci s dokumenty souvisejícími se zákazníky – včetně smluv a případné zpětné vazby, o oddělení servisu, sledování kvality nebo o ta zajišťující bezpečnost organizace. A nezapomeňme zmínit zásadní přínosy pro vyšší management, který je díky odpovídajícím reportům schopen sledovat stav vybraných dokumentů i podstatné statistiky související s pohybem a vyřizováním významných typů dokumentů.
Stejně jako v dalších oblastech IT i v případě systémů pro správu dokumentů (document management system, DMS) je k dispozici široký výběr produktů – od těch bezplatných a open-source po velká komerční řešení. Pro mnohá open-source DMS řešení je pak nabízena komerční podpora, díky níž lze z daného produktu vytěžit maximum. A srovnáváme-li výše s dalšími oblastmi IT, je na místě dodat, že – opět stejně jako v dalších oblastech podnikového softwaru – jsou i DMS řešení nabízena jak klasickou formou, tak prostřednictvím cloudu.
Zajímavým open-source projektem je například Free OpenKM. Řešení OpenKM nabízí běžné nástroje pro správu dokumentů včetně definování workflow, sledování verzí, skenování, pořizování metadat, spolupráci nad dokumenty, pokročilé vyhledávání apod. Produkt existuje ve verzích Professional, Cloud a Community a lze si ho vyzkoušet i on-line prostřednictvím jeho webového rozhraní zde.
Jako další významnou open-source variantu řešení DMS můžeme jmenovat SeedDMS, jež navazuje na LetoDMS, se kterým je podle autorů plně kompatibilní. Systém SeedDMS je postaven na PHP a MySQL nebo sqlite3. Také SeedDMS pochopitelně poskytuje všechnu zásadní funkcionalitu, jako je definování workflow (od verze 4 se zcela přepracovaným enginem), sledování verzí dokumentů, práce s metadaty, poměrně široké možnosti definování přístupových práv apod. Také SeedDMS si lze snadno vyzkoušet prostřednictvím webového rozhraní (uživatelské jméno i heslo je admin) zde, a to i v českém jazyce.
Záměrně zde neuvádíme žádné z komerčních řešení, protože jich je na trhu řada a považovali bychom za nespravedlivé vybrat zde jen jedno nebo dvě z nich. Cílem tohoto textu je také spíše nabídnout základní přehled a umožnit si podobná řešení snadno vyzkoušet, než doporučovat zde nějaká konkrétní komerční řešení. Koneckonců výběr vhodného řešení záleží vždy na konkrétních možnostech a požadavcích každé organizace.
Analytici IDC již před několika lety v jedné ze svých analýz důrazně upozorňovali, že bezpapírová kancelář nutně nemusí znamenat efektivnější...
