Mobilní zařízení nabízejí řadu příležitostí pro zefektivnění fungování firem i dalších organizací. Ty hlavní plynou z prostého faktu, že zaměstnanci mohou pracovat odkudkoli, ale mnohdy se vyplatí i využití speciálních možností sběru dat nabízených mobilními zařízeními – z nichž nejvíce se mluví pravděpodobně o sledování zaměstnanců prostřednictvím GPS. Má to ale i svá úskalí.
Hned v úvodu stojí za to zmínit, že ona možnost práce kdykoli a odkudkoli má dva základní rozměry: Tím prvním je možnost plnění běžných úkolů, resp. úkolů běžně jinak plněných u stolního PC, za okolností, kdy zaměstnanec není fyzicky u svého počítače. Tím druhým pak možnost plnit i úkoly, které by na běžném PC byly nemyslitelné, nebo velmi nepraktické.
Příkladem první možnosti je práce s firemními dokumenty, přístup k datům z ERP systému apod. například na cestě ke klientovi nebo přímo u klienta. Příkladem té druhé pak sbírání dotazníkových (ale třeba i obrazových) dat v terénu, využívání specializovaných aplikací ve skladech, u strojů ve výrobních prostorech apod.
Zatímco výše uvedené možnosti zpravidla nejsou nijak kontroverzní, u využití GPS pro sledování zaměstnanců je tomu jinak. Na první pohled by se sice zdálo, že zaměstnavatel, který své zaměstnance platí, má právo vědět, kde se v pracovní době pohybují, Úřad pro ochranu osobních údajů je ale jiného názoru. A tak, ačkoli technologie umožňují sledovat pohyb zaměstnanců při plnění jejich úkolů a na základě sebraných dat procesy optimalizovat, v reálném světě je třeba jisté opatrnosti.
Zde stojí za připomenutí loňské letní rozhodnutí Úřadu pro ochranu osobních údajů ohledně sledování zaměstnanců České pošty prostřednictvím GPS, které shledal nepřípustným. Protože jde o poměrně zajímavý případ, podíváme se na ono rozhodnutí trochu hlouběji.
Úřadu pro ochranu osobních údajů ve svém rozhodnutí mimo jiné uvádí: „Je prokázáno, že účastník řízení: společnost Česká pošta ... v souvislosti s používáním technologie GPS lokalizace ... zpracovával prostřednictvím uvedené technologie, kromě údajů vypovídajících o navštívených doručovacích místech v rozsahu místo a čas, též osobní údaje nejméně 7770 svých zaměstnanců (doručovatelů) v rozsahu délka trasy, čas strávený na trase, samotná prošlá trasa a vyhodnocení, zda se doručovatel pohyboval pouze po svém okrsku, a to bez souhlasu dotčených zaměstnanců, resp. jiného právního titulu, porušil povinnost stanovenou v § 5 odst. 2 zákona č. 101/2000 Sb., tedy povinnost zpracovávat osobní údaje se souhlasem subjektů údajů, aniž naplnil některou z výjimek stanovených v § 5 odst. 2 písm. a) až g) zákona č. 101/2000 Sb...“ České poště byla za uvedený prohřešek udělena pokuta 80 000 Kč.
Přidejme zde však pro lepší orientaci ještě několik postřehů z rozhodnutí: „ Se systémem Monitoring listovních zásilek (resp. výstupy z této technologie) pracují regionální zástupci odboru regionální podpory logistické sítě a pověření zaměstnanci regionálních ředitelství a centrály účastníka řízení, přičemž přístup do systému přiděluje správce aplikace na základě schválené žádosti nadřízeným zaměstnancem a správcem aplikace... přístup do technologie je logován. Systém sám o sobě neobsahuje jméno a příjmení doručovatele; možnost, jak spojit informace získané z technologie s konkrétní osobou doručovatele, je jejich porovnání s rozpisem služeb doručovatelů na příslušné poště.“
Z výše uvedeného tedy mimo jiné plyne, že Úřadu pro ochranu osobních údajů nepřipouští monitoring s využitím GPS ani v případě, že data o pohybu nejsou přímo spojena s daty jednotlivých zaměstnanců. Za významný pak považuje fakt, že zaměstnanci se sledováním nevyjádřili souhlas. Navzdory celkovému vyznění kauzy přitom z rozhodnutí vyplývá, že Úřad připouští v některých ohledech oprávněnost důvodů sledování, nicméně není spokojen s realizovaným postupem.
Je tedy zřejmé, že při sledování zaměstnanců je především vhodné zajistit si jejich písemný souhlas a data uchovávat a zpracovávat v souladu s příslušnými zákony. Jakkoli to může znít banálně, ne vždy a všude zřejmě je takový postup samozřejmostí.
Je zřejmé, že při sběru dat v terénu lze využít i dalších vlastností mobilních zařízení, nejen integrovaného GPS přijímače. Časté je využití integrovaných fotoaparátů, nicméně zde je vhodné mít na mysli dvě základní pravidla: Při volbě mobilního zařízení je třeba již dopředu vybírat s ohledem na požadovanou kvalitu fotografických výstupů; nejlépe je zařízení před nákupem (obzvláště ve větším množství) fyzicky otestovat, protože papírové parametry velmi často vypovídají o skutečné kvalitě fotografií jen, řekněme, velmi nepřesně.
Druhým důležitým pravidlem je pak volba vhodného softwaru, a to především v případech, kdy mají pořízené fotografie mít charakter důkazu k prokázání určitých skutečností. Pak je velmi vhodné, aby bylo dodatečně možno ověřit, kdy a kde byla fotografie pořízena, i to, že s ní následně nebylo nijak manipulováno.
Do budoucna lze očekávat i využití dalších čidel, kterými budou zřejmě mobilní komunikační zařízení (chytré telefony, tablety, wearables) vybavována. Může jít například o spektrometry, které v nedávné době získaly velkou pozornost i u neodborné veřejnosti díky tomu, že jejich autoři slibují mimo jiné možnost analýzy složení potravin – a tato pozornost se může stát důležitým faktorem při rozšiřování spektrometrů do běžných mobilních zařízení. Hovoří se rovněž o dalších čidlech pro detekci chemikálií, levných mikroskopech apod. Je tedy zřejmé, že – alespoň pokud se tato očekávání naplní –mobilní zařízení mohou v dohledné době sbírat data, která budou pomáhat firmám a dalším organizacím řadou dosud jen těžko představitelných způsobů.
Vyšší výkon i větší velikosti displejů mobilních zařízení přinášejí stále nové možnosti jejich využití. Budeme s sebou už brzy nosit...
