Řízené tiskové služby neboli Managed Print Services (MPS) mají svým uživatelům přinést především úsporu nákladů. Tím ovšem výhody těchto řešení nekončí. Poskytovatelé MPS se totiž snaží o maximální a univerzální zvýšení efektivnosti tiskových operací.
(Tento text je partnerským příspěvkem.)
Výše uvedené mimo jiné znamená, že je zoptimalizováno portfolio zařízení tak, aby organizace dokázaly vytvářet co nejširší spektrum dokumentů, které mohou potřebovat. Samostatnou kapitolu představuje i detailní kontrola tisku. Tu lze realizovat na úroveň individuálního uživatele. Poskytovatel MPS šetří čas interních IT oddělení, která se nemusejí starat o tisková zařízení a související procesy.
Služby MPS jsou jednou z forem outsourcingu, kdy poskytovatel převezme zodpovědnost za aktivní optimalizaci a řízení tiskového prostředí zákazníka. Analytici odhadují, že využitím MPS lze ušetřit až 30 procent nákladů na tisk. Realita však může být ještě progresivnější a celkové úspory mohou dosáhnout až 60 procent.
V nedávném výzkumu Office Insights 2013, který byl vypracován pro společnost Canon, bylo zjištěno, že tištěné a elektronické dokumenty jsou i přes veškeré úsilí vynaložené na snížení spotřeby papíru v organizacích stále ústřední součástí našich pracovních životů. Proto je pro společnosti žádoucí aby jejich tiskové prostředí spravoval skutečný odborník na tato řešení.
Existuje několik hlavních výhod služeb MPS. Patří mezi ně:
Existuje několik postupů pro zavedení služeb řízeného tisku v organizacích. Každý z poskytovatelů, kterými jsou povětšinou výrobci tiskových zařízení a jejich partneři, nabízí určitou modifikovanou posloupnost čtyř kroků. První má podobu analýzy prostředím která detailně zachytí podobu a procesy stávající tiskové infrastruktury, včetně správy dokumentů. Následně identifikuje oblasti pro zvýšení efektivity.
Druhý krok spočívá v návrhu nového prostředí. Probíhá povětšinou ve spolupráci s interním IT oddělením zákazníka. Důležité je důkladné podchycení procesní stránky tisku, na něž navazuje instalace nově řešené infrastruktury. Třetí krok má podobu implementace návrhu do reálného provozu. Existující infrastruktura je nahrazena novou, případně novým rozložením a nastavením. V průběhu implementace by samozřejmě nemělo dojít k narušení podnikových procesů. Součástí implementace je i školení koncových uživatelů.
Čtvrtý krok představuje zajištění praktického provozu a správy zařízení. Dodavatel v něm plně přebírá odpovědnost za provoz tiskových řešení. Spolupráce se řídí servisní smlouvou, která pokrývá i dodávky spotřebního materiálu, služby helpdesku, reportování, dostupnost a finanční vyrovnání. Existuje i pátý krok. Jeho náplní je primárně kontrola, obecně v něm ale jde o kontinuální optimalizaci.
Celý postup lze i obrátit. Zákazník smluvně předá poskytovateli veškeré závazky za provoz tiskového prostředí. Na jeho stávající podobě se však nic nemění. Stejné zůstávají i cenové relace provozu. Poskytovatel na infrastrukturu nasadí monitorovací software. Sleduje procesy a vytížení. Provede průzkum potřeb uživatelů a audit smluv uzavřených s dodavateli. Toto období trvá asi tři měsíce. Poté dojde na návrh nového prostředí. Ten by měl inovovat infrastrukturu a procesy tak, aby došlo k úsporám nákladů a ke komplexnímu pokrytí tiskových potřeb. Posledním krokem je transformace, kdy dojde jednorázově, nebo postupně k převedení návrhu do praxe.
Při výběru poskytovatele MPS je třeba důkladně zvážit i nabízené portfolio zařízení a souvisejících technologií a služeb. Volba jednoho dodavatele zjednodušuje správu a snižuje náklady. Zákazníci by měli žádat jednotné uživatelské prostředí pro všechna zařízení, podporu skenování dokumentů do různých formátů, univerzální ovladač zařízení anebo řízení přístupu k tiskárnám dle úrovní oprávnění.
Součástí služeb MPS je případně i volitelná podpora tisku u zákazníka. V jejím rámci vykonávají pracovníci poskytovatele běžnou údržbu a servis zařízení. Zajišťují i plynulý přísun spotřebního materiálu, jehož stav mohou sledovat i s pomocí vzdáleného monitoringu. Pracovníkům zákaznické organizace v tomto případě odpadají mnohé starosti z oblasti tisku.
Jedním z poskytovatelů MPS je i společnost Canon, která se díky integraci s Océ stává lídrem v poskytování tiskových řešení. Zpráva MarketScape společnosti IDC zdůrazňuje významné taktické i strategické investice společnosti Canon do služeb a řešení. Zároveň poukazuje na velmi široké a neustále se rozvíjející portfolio tiskáren, multifunkčních zařízení a uznávaných softwarových řešení. Dále vyzdvihuje program Canon’s Managed Print Services Accreditation Scheme, který je rozšířením stávajícího Partnerského Programu. Partnerům nabízí školení a pomáhá s transformací jejich obchodních strategií, od prodeje tradičního hardwaru k řešením a službám s vyšší přidanou hodnotou.
Společnost Gartner jmenovala Canon lídrem Magického kvadrantu tiskáren a multifunkcí. Uvádí nutnost poskytovat řízené tiskové služby širokému spektru zákazníků, včetně velkých nadnárodních organizací. Je nutné poskytovat nejen současné řízené tiskové služby, ale jsou potřeba i znalosti, schopnosti a zdroje pro MPS budoucnosti.
Canon se při vývoji hardwarového produktového portfolia nadále zaměřuje na oblast MPS a řešení. Jmenovitě se jedná o technologie Canon uniFLOW a imageWare a širokou nabídku IP značky Océ. Tím se Canon se svým portfoliem MPS výrazně odlišuje od konkurence.
(Tento text je partnerským příspěvkem.)
