Výběr správného softwaru nebo služby pro správu dokumentů je, jak už to tak v IT bývá, netriviální záležitostí, která zahrnuje řadu kroků od specifikace požadavků po vyhodnocování nabídek. Pojďme se společně podívat za inspirací pro výběr. Konkrétně na postupy analytiků společnosti Forrester, která zveřejnila svá kritéria hodnocení produktů a dodavatelů.
V tomto textu se tentokrát většinou vyhneme otázkám konkrétní funkcionality nebo způsobu dodávky softwaru či služby zaměřené na správu dokumentů, ale podíváme se, jaké další faktory týkající se jeho nabídky, strategie nebo pozice na trhu jsou podle výše zmíněných analytiků z hlediska výběru důležité.
Analytici Forresteru jako první hodnocený bod uvádějí aktuální nabídku řešení dodavatele. Hodnotí šířku nabídky nástrojů s důrazem na knihovnické služby (library services), použitelnost, správu životního cyklu, podporu spolupráce uživatelů a sdílení souborů.
Druhým významným faktorem hodnocení je strategie výrobce. Dodavatel ECM řešení musí vykazovat koherentní celkovou strategii i pozitivní strategii podpory zákazníků tak, aby zákaznické ECM projekty byly maximálně úspěšné a aby klienti byli schopni spravovat své dokumenty (i další obchodní data obecně) v rámci širokého informačního ekosystému, a to včetně možnosti propojení s externími cloudovými službami, mobilního přístupu, integrace s (dalšími) on premise systémy i schopnosti spolupráce s externími subjekty.
Třetím významným faktorem je pak pozice na trhu. Tu lze hodnotit mimo jiné podle zákaznického portfolia dodavatele a obratu, kterého se systémy ECM dosahuje. Důležitá je rovněž lokální přítomnost dodavatele a mnohdy i fokus na vertikální trhy.
Dodavatel, kterého se výše uvedení analytici rozhodli považovat za relevantního, musel prokázat nabídku dostatečně široké funkcionality zahrnující podporu bezproblémové tvorby, používání a správy podnikového obsahu. Kriticky důležité jsou tu již výše zmíněné knihovnické služby, nástroje a programy pro snadné přijetí systému uživateli, služby pro spolupráci, bezpečná synchronizace a sdílení dokumentů i prostory (workspaces) pro týmovou spolupráci.
Podle toho, jak velká je vaše organizace, byste pak měli požadovat existující zkušenosti se středními nebo většími podnikovými zákazníky. Analytici Forresteru se ve své analýze zaměřovali na dodavatele schopné dodávat velkým zákazníkům (s ročním obratem převyšujícím jednu miliardu amerických dolarů) a schopné integrovat dodávané řešení s produkty, které tito zákazníci požadují. Obecně lze konstatovat, že je vhodné, aby měl dodavatel zkušenosti s dodávkami firmám vašeho zaměření a vaší velikosti, nicméně pokud je vaše organizace spíše menší, je třeba ověřit, že dodavatel je schopen za přijatelných podmínek přizpůsobit dodávané řešení vašim případným specifikům, a to v jakékoli oblasti (funkcionalita, integrace apod.)
Analytici Forresteru ve své analýze ECM řešení vycházeli z požadavků uživatelů a mimo jiné se zajímali o důvody nasazení nových nebo rozšiřování stávajících ECM systémů. Zásadním důvodem byla pokračující digitalizace obchodních procesů, nicméně za zásadní klienti označovali shodu s regulatorními nebo zákonnými požadavky na zpracování dokumentů a dat obecně. V případě změn pak za důležité důvody označovali i zlepšení uživatelské zkušenosti s ECM řešením a lepší sdílení znalostí napříč organizací.
Za zmínku stojí i informace, že ještě v roce 2016 pouze 33 % osob s rozhodovací pravomocí ohledně ECM řešení aktivně používalo k přístupu k vlastnímu ECM systému mobilní zařízení - chytré telefony nebo tablety. Nicméně dalších 39 % z nich plánovalo nasazení během loňského roku nebo v roce letošním. Data o výsledcích jejich snažení ovšem zatím nejsou k dispozici.
(Foto: Pixabay)
Na trhu je k dispozici široká škála produktů pro správu digitálních dokumentů v organizaci, vybrat to správné ale není triviální....
