O správné volbě informačního systému nebo jeho součástí již bylo napsáno mnohé, a tak se tu dnes zkusíme podívat na proces výběru - a na možné chyby - z trochu jiného úhlu. A nebudou chybět ani nové tipy, které souvisejí s tím, jak se mění nabídka a vlastnosti nabízených systémů i požadavky na ně kladené.
obr.: bykst, pixabayPrvní radu nemůžeme vynechat i přesto, že zní samozřejmě: Vybírejte informační systém a jeho prvky podle svých potřeb. Z toho plyne i požadavek na to, ujasnit si, co přesně potřebujete, případně odhadnout, jakou funkcionalitu budete potřebovat v blízké budoucnosti. A požadavek na to, abyste si právě v tomto okamžiku ujasnili, jaké přesně máte možnosti k výběru.
Je zřejmé, že firma poskytující služby asi neocení propracovaný modul výroby, firma, která působí mezinárodně, potřebuje systém schopný pokrýt její aktivity i v zahraničí (nebo se na zahraniční systém napojit, není-li první varianta z jakéhokoli důvodu možná) a podobně. Méně zřejmé už může být, jaké konkrétní přínosy vaší konkrétní firmě určitá funkcionalita daného konkrétního produktu (ano, slovo konkrétní je tu opravdu opodstatněné) může přinést. I to je třeba si - alespoň u základních prvků systému - ujasnit.
Jestliže výše zmiňujeme, že je třeba vědět, jakou funkcionalitu budete potřebovat v blízké budoucnosti, je zřejmé, že optimální by bylo vidět dále do budoucna. Nikdo z nás ale není věštec. Dalším zásadním požadavkem tak je, aby byl informační systém schopen se vám i do budoucna přizpůsobovat.
Trendem dneška jsou hybridní informační systémy propojující jak klasický software, tak cloudové služby třetích stran, díky nimž lze - teoreticky snadno - do systému doplnit další funkcionalitu. Samozřejmě za podmínky, že lze v rámci výsledného řešení snadno realizovat propojení produktů. Tomu může výrazně napomoci otevřenost technologií informačního systému, jeho stavění na otevřených standardech. Zvolíte-li proprietární řešení, integrace s dalšími systémy se snadno může stát noční můrou.
Významný je rovněž požadavek na pružnost pořizovaného informačního systému - a tedy možnosti upravit jej na míru vašim potřebám. Tady velmi záleží na vašich konkrétních potřebách a na vašem rozpočtu - a není možné si tak vystačit s obecnými radami. Na trhu je široká škála různě mocných řešení a podobu výsledného systému lze zajistit řadou různých postupů (propojení s dalšími systémy, úprava na míru implementátorem, úpravy realizované IT oddělením klienta apod.).
Odpověď na otázku, do jaké míry volit cloudové řešení, je ještě stále do značné míry otázkou osobního vkusu. Za aktuálního stavu věcí lze doporučit klást v každém případě na první místo funkcionalitu pořizovaného systému, schopnost jeho integrace s dalšími řešeními a jeho pružnost - a teprve pak řešit, zda cloud nebo ne. Systém by pochopitelně díky své otevřenosti měl být schopen integrace s dodatečnými cloudovými řešeními třetích stran.
Lze předpokládat, že některé výstupy z informačního systému budete v současnosti potřebovat mít k dispozici i na mobilních zařízeních. Stojí za to si dopředu ujasnit, co v této oblasti zvažovaný informační systém nabízí a jaké jsou případně limity mobilního přístupu. Rozhodně lze doporučit si vzorové řešení osahat i z chytrého telefonu nebo tabletu, aby později nepřišlo nemilé překvapení.
V řadě organizací bude užitečná podpora více jazyků ze strany ERP balíku, a to ať už proto, že s ním budou pracovat vaši tuzemští zaměstnanci, pro něž není český jazyk mateřštinou, proto, že s ním budou pracovat vaši zahraniční zaměstnanci nebo třeba proto, že nějakou jeho část (například objednávky) budete chtít on-line zpřístupnit svým zahraničním klientům. Podporu běžných výstupů v cizích jazycích (mj. faktur, objednávek apod.) snad lze považovat za samozřejmost.
Pokud považujete za užitečný přehled zásadních funkcionality informačních systémů, pak doporučujeme například tento náš dřívější text, kde jsou odpovídající okruhy stručně popsány.
A na závěr zase jedna stále opakovaná, ale mnohdy nedoceněná rada: Vybírejte s rozvahou implementačního partnera. Pokud nevolíte miniaturní řešení, u nějž nelze o nějakém procesu implementace mluvit, je právě proces implementace pro úspěch projektu zásadní. Ať už jde o úpravy na míru, přenos dat z vašich stávajících systémů nebo nejrůznější garance, ujistěte se dopředu, co pro vás implementační partner je schopen udělat a v jakém časovém horizontu. Výrazně pomoci pak pochopitelně mohou i jeho reference.
Další populární termín, se kterým analytici poměrně nedávno přišli do světa IT, je označení Postmoderní ERP. Oč jde? V zásadě...
