„Čas jsou peníze“, věděl už v 18. století muž mnoha nadání Benjamin Franklin. Proč tedy dělat věci složitěji, když se nabízí jednodušší, a tím pádem i úspornější řešení? V tomto případě je řeč o skenování dokumentů ve firmách.
Docházení ke skeneru s každým dokumentem už nebude zapotřebí. Pro digitalizaci obsahu dokumentů a práci s firemními údaji v rámci podnikových systémů totiž nově stačí jen chytrý telefon nebo tablet.
Celé to umožní nová aplikace pro mobilní skenování, za kterou stojí společnost Konica Minolta. Aplikace je schopna automaticky rozpoznat snímaný dokument před objektivem, vyfotit jej a odeslat na správný server či e-mail. Uživatelé tak mohou digitalizovat dokumenty kdykoli a odkudkoli, třeba během pracovní porady, služební cesty nebo přímo v terénu.
Foto: PixabayInovaci jistě ocení například obchodní zástupci nebo terénní servisní technici, kteří budou moci odkudkoli odesílat účtenky, objednávky či hlášení k okamžitému zpracování. Jednotlivé firmy tak dosáhnou zrychlení realizace obchodních i provozních procesů. Praktickým příkladem využití mobilní aplikace je také automatické uložení údajů z vyfotografovaného dokumentu do interního firemního systému, například z faktury přímo do účetnictví, z občanského průkazu do databáze nebo vizitky přímo mezi kontakty zákazníka. Možnost digitalizace obsahu dokumentů prostřednictvím mobilního přístroje de facto nahrazuje funkci QR kódů, které dnes běžně usnadňují například právě zpracování kontaktů nebo platby faktur.
Aplikace sama rozpozná snímaný dokument, zaměří jej, ořízne a vyfotí. Funguje zcela automaticky, uživatel dokonce nemusí ani stisknout spoušť fotoaparátu. Aplikaci mohou využít majitelé mobilních přístrojů s operačním systémem iOS a Android.
Pro zákazníky, kteří nedigitalizují veliké objemy dokumentů, může být nová aplikace i alternativou k tradičnímu skeneru či multifunkci. Kvůli naskenování pár listů se tak již uživatel této mobilní aplikace nebudou muset zvedat od stolu. Po vyfotografování má pak možnost standardní kontroly, případně úpravy zdigitalizovaného dokumentu přes webové rozhraní.
Digitalizované dokumenty jsou základem pro nastavení automatizovaných firemních procesů. Ty tradičně zvyšují bezpečnost, rychlost a přehlednost administrativní práce. Pomáhají při schvalování faktur, smluv, žádanek a podobně, ale také při celkové práci se všemi údaji obsaženými v dokumentech i v podnikových systémech. Aplikace pro mobilní skenování nabízí nyní zase o něco jednodušší cestu jak dosáhnout výhod plynoucích z digitalizace dokumentů a nastavení automatizovaných procesů. Konica Minolta navíc jako jedna z mála v České republice nabízí také službu analýzy dokumentových procesů, která se zaměřuje na nastavení optimálního řešení pro pokrytí celého životního cyklu dokumentů. Právě správným nastavením procesů lze totiž nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.
(Partnerský příspěvek)
