Jak moc může být užitečný systém pro správu digitálních dokumentů a informací

Ačkoliv na pohled v kancelářích papírů na stolech ubývá, často se za tím skrývá pouze jejich důmyslnější „úklid“ do okolních skříní nebo archivních místností. Jako výrobce a prodejce tiskových zařízení a souvisejícího spotřebního vybavení také nepozorujeme významný pokles tisknutých dokumentů. Většinu firem objem papírových dokumentů trápí a chtěly by to lépe vyřešit.

Na druhou stranu je pravda, že dokud se neztratí důležitý dokument, nezapomene se poslat důležitá nabídka nebo některý z pracovníků není zraněn utrženou poličkou se šanony, je digitalizace a s ní spojená výrazně efektivnější práce s informacemi obsaženými v dokumentech zařazena často do dlouhé kategorie projektů „nice to have“.

Je jasné, že naprostou prioritou jsou základní procesy, tedy ty, které řídí realizaci zakázky. Ty jsou vždy nějak nastaveny, a pokud firma existuje, tak fungují. Z vlastní zkušenosti však vidíme, že jsou často velice klikaté, plné výjimek a jsou závislé na konkrétních lidech. Ve chvíli, kdy některý z článků řetězu povolí, často nastává mezilidský problém nebo přicházejí ztráty.

Přitom existují nástroje a postupy, které mohou výrazně firmě ulevit při archivaci dokumentů, výrazně zlepšit přístup k informacím v nich obsažených. Nebo významně zpřehlednit, narovnat a zabezpečit základní i podpůrné procesy.

Pro lepší představu několik příkladů z praxe. Firma se účastnila velkého množství výběrových řízení (VŘ). Informace létaly emaily napříč firmou, soubory se ukládaly na sdílené a často i lokální disky. Po zavedení centrálního DMS, systému pro správu digitálních dokumentů a souvisejících informací (většinou emaily), došlo k výraznému zlepšení práce s VŘ. Termíny hlídá systém, dokumenty jsou aktuální a zpracovatelé mají k dispozici vše potřebné na jednom místě. Zjištěné dodatečné informace na sebe samy upozorňují.

Podobně bychom mohli popsat další příklady z oblasti schvalování faktur, smluv nebo interních směrnic. Nebo z jiné oblasti, kdy jsou v systému zavedena zařízení výrobní firmy a k nim související dokumenty. V případě zavedeného DMS dokáží např. revizní protokoly samy upozornit, že je čas objednat novou revizi.

Nebo z jiného soudku. Často jsou informace roztříštěny do více míst. Faktury v účetnictví, objednávky v ERP, smlouvy ve složkách. Co kdybyste měli nástroj, který by vám tyto informace dokázal spojit bez složité migrace dat? Dále byste používali svoje ERP, CRM, SharePoint, OneDrive a doplnili softwarový park o systém, který by vše spojil dohromady.

Všechna tato opatření mají společný cíl. Nechat pracovníky dělat svojí nejdůležitější práci a ve správnou chvíli a ve správném kontextu jim poskytovat potřebné aktuální informace. Hlídat za ně termíny, úkoly. Ten pravý benefit je pak časová i mentální úleva, která je spojena s hlídáním termínů, hledáním papírových dokumentů a správných verzí těch digitálních.

Ačkoliv některé procesy jsou ve firmách podobné, nikdy nejsou stejné a navíc se v čase vyvíjejí a mění. Je potřeba najít systém, který bude dostatečně robustní a flexibilní, aby operativně pokryl měnící se potřeby. Dlouze jsme vybírali a následně na sobě testovali systém, který budeme s důvěrou nabízet našim zákazníkům. Takovým systémem je pro nás M-Files od stejnojmenného finského výrobce. Čas ukazuje, že jsme zvolili správně. Firma se prudce rozrůstá a software expanduje po celém světě. Renomované agentury, jako je Gartner, Forrester nebo Nucleus Research, ho již nějaký čas zařazují mezi lídry a inovátory trhu.

Hlavní výhody M-Files pro uživatele

1. Intuitivní uživatelské rozhraní pro Windows, web nebo mobilní zařízení (Android, iOs)
2. Integrace do Průzkumníka Windows
3. Integrace s Microsoft Office
4. Přizpůsobení pro uživatele nebo pracovní role
5. Odpadá nutnost zařazování do adresářů nebo pojmenování souboru
6. K dispozici jsou předchozí verze dokumentů s možností porovnání a návratu.
7. Umělá inteligence v ceně. M-Files umí v dokumentu najít vašeho dodavatele a jména jeho pracovníků, emailové adresy, číslo vaší objednávky apod.

Hlavní výhody pro administrátory a IT

1. Přehledné administrační rozhraní
2. Možnost typů dokumentů a jejich vlastností, workflow nebo napojení na externí systémy bez nutnosti programování
3. Pro začátek je možné použít integrovanou databázi s možností následné automatické migrace do MS SQL.
4. Přehledný systém nastavení práv
5. Není nutná migrace dat. M-Files se umí napojit na většinu stávajících úložišť a pracovat s dokumenty, jako by byly v jeho úložišti.

Stejně důležitá jako schopnosti systému je také míra podpory při implementaci a následném provozu. Nezaujatý pohled implementátora dokáže často najít slabá nebo zbytečně kostrbatá místa řešených procesů. Aktivní pomoc při implementaci ušetří zákazníkovi spoustu času a slepých cest. Každý implementační projekt začíná analýzou aktuálního stavu a potřeb. I samotná analýza může být velkým přínosem pro firmu. V případě složitějších agend je dokonce vhodné zpracovat ji samostatně, ještě před nákupem systému.

Doporučení závěrem. Pokud jste se alespoň částečně našli v úvodních odstavcích a projekt digitalizace nemáte nebo ho máte v kategorii „nice to have“, udělejte první krok a nechte si alespoň zpracovat vstupní analýzu. Je dost možné, že se vám podaří přepnout agendu/firmu na vyšší rychlost za méně vydané energie.

Martin Šolc, Software Consultant, KYOCERA Document Solutions Czech

(Partnerský příspěvek)