Z různých studií vyplývá, že lidé dosud zdaleka nezanevřeli na komunikaci s využitím papíru a patrně tomu tak ještě dlouho bude. Oproti čtení z monitoru nebo displeje je to „papírové“ rychlejší a člověk si z něj i více pamatuje. V čem však digitální dokumenty už teď válcují papír na celé čáře, to jsou možnosti vyhledávání, zpracování a uchovávání. Jak tedy smysluplně fungovat v prostředí, kde se elektronická forma potkává s tištěnou, a přitom jsou vstupů a výstupů kvanta?
Pomohou moderní technologie! Ty dokáží všechna data správně přečíst, vzájemně porovnat a dokonce automaticky roztřídit. Výrazně tak zjednodušují správu digitalizovaných dokumentů, předchází se díky nim administrativním chybám a ušetří až desítky minut ztracených při opakujících se rutinních operacích. Existují i takové inovace, které rozpoznávají, třídí a kontrolují fyzické dokumenty už při samotném procesu jejich digitalizace. Příkladem může být nový software ScanFlow Compare od Konica Minolta. Produktový manažer společnosti Lubomír Dušil o něm říká: „Produkt je naší reakcí na současnou situaci, kdy prudce roste počet firem a institucí s akutní potřebou převodu dokumentů z fyzické podoby do elektronické a naopak. ScanFlow Compare jim poskytuje jistotu, že text obou verzí bude totožný. Umí odhalit jakýkoli rozdíl a upozorní na něj bez ohledu na to, zda se jedná o překlep nebo záměrnou změnu. Originální dokument přitom stačí jen naskenovat a náš systém sám provede porovnání obsahu s elektronickou verzí.“
Taková automatická kontrola se uplatní zejména u smluv a dalších obchodních dokumentů. Představme si třeba vyřízení povinného ručení nebo úvěru v bance. Software velmi rychle prověří, zda byly naskenovány všechny potřebné dokumenty, jsou-li platné a shodují-li se v identifikačních údajích, například jestli jméno v občanském průkazu souhlasí se jménem uvedeným v žádosti. Na základě získaných dat pak interní systém dané instituce může prověřit finanční historii žadatele či předchozí uzavření podobných smluv. V reálném čase vyhodnotí i možnost uzavření nové smlouvy a připraví její předvyplněný návrh s osobními údaji konkrétního klienta.
„Konkrétně řešení FlexiCapture od společnosti ABBYY využívá i metody umělé inteligence. Systém sám zdokonaluje svou schopnost identifikovat dokumenty a rozpoznávat data na základě předchozích změn nebo oprav zadaných operátorem. Software takové zásahy průběžně vyhodnocuje a automaticky optimalizuje schopnost zpracování stávajících i nových typů dokumentů,“ vysvětluje L. Dušil. Ve srovnání s konkurenčními platformami navíc nabízí rychlejší implementaci, podporu mobilních zařízení i využití cloudových služeb. Umožňuje rovněž nasazení mimo servery zákazníka a vzdálený přístup přes webové rozhraní.
Poradí si s obrázky i se skeny, s formáty Word, Excel, PDF a rozpozná i záhlaví příchozích emailů. Univerzální využití systému podporuje i široká škála způsobů, jakým do něj ten který dokument bude vřazen. Vstupem může být multifunkční zařízení, stolní skener, e-mail, webová stránka i mobilní telefon. Právě mobily nebo tablety se v tomto ohledu těší stále rostoucí oblibě a systémy nové generace, jakým jsou i KM ScanFlow a ABBYY FlexiCapture, jsou na tento trend připraveny.
Aplikace pro mobilní skenování s využitím standardního fotoaparátu výrazně zjednoduší a hlavně urychlí proces úvodní digitalizace. Už během pracovní porady, služební cesty nebo schůzky s klientem může být zahájeno zpracování elektronického dokumentu, stačí jej prostě vyfotit. Papírové i digitální dokumenty tak mohou docela dobře koexistovat prostřednictvím elektronické platformy, která navíc umí spoustu dalších užitečných věcí.
(Partnerský příspěvek)
