Existuje řada populárních kritérií pro nákup IT vybavení: Cena, výkon, kompatibilita, energetická náročnost nebo dostupnost spotřebního materiálu. Váhu jednotlivých kritérií při nákupu přitom nelze obecně objektivně stanovit, řídí se totiž mimo jiné způsobem využití IT produktů a nároky konkrétních uživatelů. Inspiraci lze hledat ve zkušenostech druhých – a mimo jiné také u některých veřejných institucí.
Jedním z kritérií nákupu IT zařízení bude nepochybně dostupnost a cena spotřebního materiálu. Foto: HPTvrzení z úvodu může samozřejmě budit pochybnosti – především s ohledem na pověst veřejných zakázek z oblasti IT v ČR. Leckdy se totiž může zdát, že některá kritéria nákupu mají jen jeden jediný smysl – aby zakázku získal vybraný dodavatel. Nicméně existují veřejné instituce, kde jsou kritéria stanovena, řekněme, o poznání průhledněji.
Například ve Velké Británii musejí všechna ministerstva a jejich podřízené organizace zajistit při nákupu IT vybavení splnění požadavků spadajících do škatulky takzvaného udržitelného rozvoje – tedy odpovídající spotřebu elektrické energie, životnost produktu, možnosti upgradu, kompatibilitu s existujícím softwarem a hardwarem nebo možnosti ekologické likvidace.
Pokud jde třeba o energetickou efektivnost, odvolávají se materiály britské vlády na v USA stanovovaná kritéria pro známé hodnocení s logem Energy Star. Materiály Energy Star jsou ostatně oficiálně uznávány i v rámci orgánů EU – a v této souvislosti stojí za zmínku, že letos v červnu vešel v účinnost článek 6 direktivy EU 2012/27/EU právě o požadavcích na energetickou účinnost zařízení nakupovaných pro vymezenou skupinu institucí. Dodejme, že informace o Energy Star a o certifikovaných produktech lze nalézt jednak na oficiálních stránkách Energy Star, jednak na jejích evropských stránkách (aktuálně procházejí procesem zásadních změn).
Jakkoli se výše zmíněné požadavky týkají organizací státní správy a samosprávy, inspiraci v nich mohou najít i další organizace. A to ať už proto, že požadavky považují za smysluplné, nebo – a přiznejme si, že ani tato varianta nebude zřejmě ojedinělá – z důvodů prezentace vlastní organizace navenek.
Pokud jde o doporučení týkající se jednotlivých prvků kancelářského vybavení, výše zmiňovaná doporučení z Británie například pro počítačové monitory kladou nejen důraz na spotřebu, ale také na pořizování zařízení obsahující minimum (definovaných) škodlivých látek a vybavené tak, aby je bylo možno použít i tehdy, až budou stávající počítače nahrazeny novými. Jde tedy především o to, aby monitory disponovaly vhodnými rozhraními.
V případě monitorů ovšem stojí za úvahu nepochybně i otázky spojené s jejich ergonomií. Nahlédnete-li do ceníků, zjistíte například, že široce polohovatelné monitory jsou zpravidla výrazně dražší než ty nepolohovatelné. Za úvahu pak stojí, zda nepořídit zvlášť držák pro polohování (mnohdy výrazně levnější než kolik činí rozdíl mezi polohovatelným a nepolohovatelným monitorem) a nepolohovatelný monitor. Držák přitom bude – při splnění určitých standardů - možné použít opakovaně a navíc zpravidla nabídne i lepší ergonomii než řešení, které je součástí monitoru. Mnohdy tedy může jít o finančně, ergonomicky i ekologicky výhodné řešení.
V případě desktopových počítačů zase doporučuje uvedený materiál mimo jiné možnost upgradu, aby se zabránilo zbytečnému častému nákupu kompletně nových strojů. Tato rada pochopitelně zaslouží důkladné zvážení – zkušenosti z praxe ukazují, že při řadě nasazení takový upgrade v době živostnosti počítače nedává žádný smysl. Záleží tedy na konkrétním využití počítače.
V případě tiskáren je pak třeba soustředit se nejen na spotřebu energie a efektivní využití tiskových náplní (inkoustů, tonerů), ale třeba také na jejich hlasitost. Za zmínku stojí i doporučení z materiálů Evropské komise, podle kterých v praxi multifunkční zařízení spotřebují méně než polovinu energie potřebné pro oddělená zařízení (tiskárny, scannery, faxy, kopírky).
Zcela samostatnou kapitolou je pak přístupnost pořizovaného IT vybavení pro zdravotně postižené spolupracovníky. I v této oblasti je k dispozici řada doporučení ze stran oficiálních institucí na celém světě.
Třeba materiály amerického Ministerstva spravedlnosti upozorňují speciálně na rizika, kvůli kterým mohou být nakupovaná zařízení hůře přístupná či zcela nepřístupná pro různě zdravotně postižené pracovníky: Špatně čitelné displeje (ať už z důvodů použité technologie nebo kvůli nemožnosti nastavit velikost písma či symbolů), spoléhání na zvukovou indikaci stavu, nevhodné umístění ovládacích prvků (nepřístupných například pro vozíčkáře), nutnost vynaložení velké síly – nebo náročných pohybů – pro ovládání přístrojů, nemožnost ovládat přístroje jednou rukou apod.
Je zřejmé, že některé pracovní pozice už svým obsahem snižují možnost zaměstnávání lidí s určitými druhy zdravotního postižení, nicméně v řadě jiných může být limitujícím faktorem právě nakoupené vybavení. Při pořizování nových IT zařízení tak nepochybně v řadě případů dává smysl zaměřit se i na tato kritéria.
Nikoho asi nepřekvapíme upozorněním na to, jak moc se mění vybavení našich kanceláří - ať už těch fyzických, nebo těch...
