I když je pro autory Sci-Fi lákavější firma plná robotů, kde se výsledného produktu nedotkne lidská ruka, ve skutečném světě je častěji realizován jiný typ automatizace – ten, který řeší oběh dokumentů a provádění souvisejících elektronických operací. Vzhledem k množství činností tohoto druhu přináší jejich automatizování v organizacích všeho druhu zcela zásadní úspory. Realizace takového systému je přitom vlastně velmi snadná...
V tomto textu se budeme věnovat automatizaci oběhu dokumentů, a to na konkrétních příkladech z praxe. Ačkoli budeme vycházet z funkcionality jednoho konkrétního řešení workflow integrovaného ve vybraném ekonomickém systému, konkrétně Helios Green od Asseco Solutions, řada dále uvedených informací platí zcela obecně – byť část funkcionality může být v jiných systémech odlišná.
Možná, že to hned na úvod není úplně sexy příklad, ale zato jde o častý proces snadno řešitelný systémem workflow: faktura došlá. V „klasickém“ prostředí taková papírová faktura dostane „košilku“ a s ní je fyzicky přenášena mezi osobami, které ji mají schválit. Občas se někde zastaví na delší dobu, než by měla, v lepším případě se ale neztratí, ani ji nikdo nemusí po několika týdnech u všech schvalujících hledat.
Menu Akce pro uživatele workflowV systému workflow bude faktura naskenována a připojí se k „faktuře došlé“ vytvořené v informačním systému. Elektronická podoba faktury poté obíhá prostřednictvím workflow mezi odpovědnými zaměstnanci. Ti podle svých kompetencí provádějí příslušné úkony, jako je například akceptace, schválení, zaúčtování, zaplacení a podobně. V každém okamžiku lze zjistit, u koho dokument právě je.
Podobný proces může být nastaven pro řadu dalších dokumentů ve firmě. Zaměstnanec si elektronicky vyplní dovolenku a odešle ke schválení, nadřízený ji schválí, termín je automaticky zanesen do systému a zaměstnanec dostane potvrzení. Zapisovatel vytvoří zápis schůze, odešle jej všem osobám k podpisu, ty jej schválí a dokument je v systému označen jako schválený. U každého dokumentu, který lze poslat „kolečkem“ po firmě, je v systému k dispozici příslušná volba v kontextovém menu; snadno tedy lze tedy s dokumentem nechat provést to, co je třeba.
Výše uvedené workflow procesy nazýváme schvalovacími. Jejich smyslem je řídit kompletní zpracování určitého dokladu a jeho tok organizací. Při jejich definování lze pochopitelně nastavit řadu parametrů: například finanční limity, podle kterých se určí, jak vysoce postavená osoba v hierarchii firmy musí dokument schválit, nebo druh nakupovaného materiálu, který určuje, kdo je za nákup zodpovědný. Tato pravidla a limity lze přitom v systému nadefinovat tak, aby byly vyhodnocovány automaticky a proces vždy běžel podle aktuální potřeby tou správnou větví.
Nechybí pochopitelně ani mechanismus přesměrování: V případě dovolené, nemoci, nebo jiného typu nepřítomnosti odpovědné osoby dostane dokument k vyřízení ten, kdo onu osobu zastupuje.
Výše uvedené procesy workflow byly vždy odstartovány konkrétním zaměstnancem firmy. Tak tomu ale nemusí být vždy. Příkladem může být třeba zpracování objednávky z e-shopu. Jak to bude fungovat zde?
Pravidla přesměrování workflowUživatel provede v e-shopu objednávku zboží a řekněme, že si vybere platbu převodem z účtu. Systém workflow nyní předá data objednávky pracovníkovi, který provede základní kontrolu zadaných údajů o objednavateli. Po schválení je zboží automaticky zablokováno na skladě (pokud je zboží u dodavatele, bude dle příslušných dohod zajištěna komunikace i s ním) a je automaticky vystavena a odeslána faktura. Jakmile je zboží zaplaceno – dojde ke spárování variabilního systému faktury a výpisu z banky - systém workflow informuje objednavatele o přijetí platby e-mailem a odešle požadavek do expedice.
Když expedice potvrdí připravenost zboží k odeslání, systém připraví příslušné dokumenty pro dopravní společnost; po odeslání expedice tento krok potvrzuje a klient je e-mailem informován o předpokládaném termínu doručení. Pokud v kterémkoli z kroků dojde ke zdržení překračujícímu definovanou hodnotu, systém odešle varování odpovědnému pracovníkovi, případně jeho nadřízenému.
Je tedy zřejmé, že systém workflow dokáže automatizovat i poměrně komplexní procesy. Současně je schopen systémem varování zajistit, aby nedocházelo ke zbytečným průtahům a firma se tak nedostala do potíží – ať už kvůli pozdnímu odeslání zboží, nebo třeba kvůli pozdě uhrazené faktuře.
Výše jsme již několikrát zmínili, že se ke každému odpovědnému pracovníkovi dostanou příslušné dokumenty, aby s nimi mohl pracovat. Jak to ale proběhne v praxi? V zásadě existují dvě hlavní možnosti: e-mailem nebo prostřednictvím aplikace.
E-mailové zprávy mohou ve svém předmětu i v těle obsahovat velké množství informací o příslušném dokladu i o řadě souvisejících okolností. V některých případech může být dokonce zaslání e-mailu hlavním úkolem workflow. Třeba v případě procesu, jehož jediným úkolem je upozorňovat na narozeniny zaměstnanců.
Někdy ale může být časté zasílání e-mailů zbytečné. Například při schvalování došlých faktur by nebylo vhodné zasílat pracovníkovi, který má na starosti jejich zaúčtování, e-maily. V takových situacích je výrazně efektivnější využít takzvaného worklistu. To je seznam úkolů, které jsou v daný okamžik přiřazeny konkrétnímu uživateli. Ten si je může zobrazit bez ohledu na to, v jakém modulu systému se právě pohybuje, a na jednom místě tak má vše potřebné: třeba seznam všech faktur i dovolenek, jež má schválit, výrobních příkazů k potvrzení a podobně.
Některé informace mohou k uživateli přijít i prostřednictvím SMS. Typicky se bude jednat třeba o varování při překročení definovaného časového limitu pro schválení určitého dokumentu. A lze očekávat, že během tohoto roku bude stále častější také komunikace prostřednictvím specializovaných mobilních aplikací.
Dodejme, že při iniciování řady procesů workflow nebo schvalování dokumentů nebude vždy praktické, aby zaměstnanci pracovali s plnohodnotnou aplikací ekonomického systému. A to jednak proto, že je zbytečně robustní, jednak z důvodu licenčních poplatků. Jako příklad si vezměme zaměstnance, který potřebuje řešit práci s dokumenty jen zřídka – například kvůli schvalování dovolené, cestovního příkazu a podobně.
Tady se nabízí možnost pracovat se systémem workflow prostřednictvím jednoduché webové aplikace, případně z firemního intranetu. Již zmíněný systém Helios Green samozřejmě propojení s takovými aplikacemi umožňuje. Uživatel přitom může být autentizován přímo ekonomickým systémem, nebo aplikací. Ve druhém případě pak může k ekonomickému systému přistupovat velké množství uživatelů prostřednictvím jedné licence, což je finančně velmi výhodné. A odstraňuje to možnou finanční překážku, která by bránila tomu, aby systém workflow používali k práci s dokumenty skutečně všichni zaměstnanci ve firmě.
Až dosud jsme se věnovali procesům schvalovacím; nyní je tedy na čase, zastavit se krátce u procesů monitorovacích. Jak mohou vypadat ty?
V rámci systému workflow lze například definovat proces, který každé ráno zjistí všechny vydané faktury, které jsou po splatnosti. Systém tedy bude porovnávat datum splatnosti uvedené na faktuře s aktuálním datem a současně bude ověřovat, že nejsou plně uhrazené.
Zároveň při definici procesu určíme, že bude-li taková faktura objevena, má systém vyhledat příslušnou zakázku, k níž se vztahuje, nalézt odpovědného obchodníka nebo projektového manažera a poslat mu upozornění. Doplnit lze ještě třeba i parametr, který při prodlení splatnosti delším jak třicet dní a neuhrazené částce vyšší než například padesát tisíc korun zajistí odeslání e-mailu také manažerovi obchodního oddělení. Zvolíme periodu monitorování – v tomto případě zadáme čas 7.00 s intervalem opakování 24 hodin a proces může začít fungovat. Tak bude zajištěno, že každý obchodník bude správně a včas informován o prodleních ve splatnosti faktur klientů, které má na starosti.
V předem určených intervalech lze pochopitelně procházet i další záznamy, kontrolovat zadané podmínky, a pokud jim některý ze záznamů vyhoví, upozornit na něj – typicky zasláním e-mailu příslušné osobě. Kromě splatnosti faktur mohou být dalšími příklady třeba upozornění na blížící se konec zkušební doby zaměstnanců, na nutnost vydání nových pracovních pomůcek zaměstnancům a podobně.
Za zmínku ještě rozhodně stojí způsob, jakým jsou vlastně jednotlivé procesy workflow v systému definovány. V praxi to funguje ve většině organizací tak, že je pro jejich vytváření vyškolen správce. Příslušné workflow navrhne graficky v prostředí Microsoft Visio; právě zde nadefinuje všechny kroky, rozhodovací uzly, následná větvení a zpětné smyčky. Tento návrh pak odsouhlasí pracovníci úseků nebo týmů, jichž se bude navrhnutý pracovní tok týkat, a po schválení jsou prostřednictvím Microsoft Visio v Helios Green automaticky vytvořeny všechny aktivity, uzly a vazby. Nakonec se celé řešení už jen doplní o klíčové podmínky, texty předdefinovaných e-mailů a další potřebné prvky.
Podstatnou výhodou tohoto řešení je, že umožňuje nové procesy tvořit snadno a operativně na základě aktuálních potřeb. Definování nového procesu tak může být otázkou hodin (včetně schvalování), nikoli dnů, či snad týdnů.
V pokročilejších informačních systémech, k nimž patří i zde zmiňovaný Helios Green, lze obvykle definovat procesy workflow jako jednotlivé stupně a takzvané uzly (uzel je místo, kde systém čeká na rozhodnutí typu „ano - ne“, „schváleno-neschváleno“. Definici je možné provést na jednotlivé uživatele nebo na role uživatelů. Uživatel přitom může stanovit libovolnou délku workflow procesů i libovolný počet uzlů. V systému jsou jasně nadefinované odpovědnosti a popsané postupy. Tím je zabezpečeno, že vše proběhne tak, jak má.
Workflow umožní v rámci informačního systému všechny schvalovací procesy v organizaci popsat a podpořit tak, aby mohly nadále probíhat už jen elektronicky, a to přesně definovaným způsobem, který eliminuje veškeré prodlevy. Každého účastníka lze v případě jeho nevyjádření upomínat, posléze poslat danou informaci jeho nadřízenému nebo předat splnění úkolu jinému pracovníkovi či organizační složce, a to opět podle přesně definovaných pravidel. Workflow pracuje s definovanou organizační strukturou organizace a v daných procesech automaticky dohledává nadřízené. Dokáže také reagovat on-line na její změny.
Podpora workflow přitom může být zabudovaná v samotném jádře systému. Pak lze uživatelům umožnit nastavovat jeho procesy nad jakýmkoli záznamem i napříč všemi moduly. Tak tomu je třeba právě u systému Helios Green. A v tomto smyslu pak nemá workflow žádná omezení.
(Partnerský příspěvek.)
