Řada firem a dalších organizací má bohužel i v současnosti jen malé povědomí o tom, na kolik je přijde práce s dokumenty – ať už tištěnými, nebo s těmi v elektronické podobě - a jak s nimi zacházet efektivněji. Organizace se typicky mohou nacházet v několika různých stádiích vývoje - a každé z nich se vyznačuje určitými přístupy.
Foto: PixabayPomiňme zde tentokrát pokud možno co nejvíce fyzické kopie dokumentů a věnujme se jen těm elektronickým. Hned na prvních řádcích je ovšem třeba říci, že dokument v elektronické podobě ještě zdaleka neznamená afektivní nebo automaticky zpracovávaný dokument. Řada dokumentů v elektronické podobě existuje v nevhodném formátu, řada systémů s elektronickými dokumenty pracujícími je vzájemně nekompatibilní. I elektronický dokument tak může být – je-li v nevhodné formě nebo v nevhodném prostředí – součástí celkově neefektivního řešení práce s dokumenty.
Cesta k efektivnímu řešení není jediná, ale její začátek by měl být vždy stejný: IT manažeři, kteří pochopí, jak se v organizaci pracuje s dokumenty – a na základě tohoto pochopení navrhnou řešení, které tuto práci zefektivní. Součástí takového řešení pochopitelně není jen příslušná infrastruktura (hardware, software a v širším slova smyslu i služby), ale také soubor pravidel či definic příslušných procesů.
Analytici společnosti IDC již před řadou měsíců navrhli metodologii, podle které lze zhodnotit, v jaké fázi vývoje správy dokumentů a správy tisku se daná organizace v té které chvíli právě nachází. Stádií definovali celkem pět, přičemž každé se vyznačuje určitými výraznými vlastnostmi.
První stádium je stádium označované jako Ad Hoc. Tisk ani tok elektronických dokumentů není v rámci firmy nijak standardizován ani sledován, vše funguje náhodně tak, jak to někdy někdo jednou provede, někdo další pozmění apod. Neexistují žádné formální iniciativy ani pro správu tiskových zařízení, ani pro správu elektronických dokumentů, které jsou mnohdy navíc v nejrůznější podobě rozptýleny v lokálních úložištích jednotlivých zaměstnanců.
Ve druhé fázi se v organizaci sleduje využívání tiskových zařízení, aby bylo možno optimalizovat náklady, jiný pokrok (například právě v oblasti správy elektronických dokumentů) však nenastává. A také třetí fáze se soustředí na fyzický tisk: Sjednocována jsou tisková řešení, optimalizován přístup zaměstnanců k nim.
Teprve ve čtvrté fázi dochází k nasazení jednotných řešení pro tisk a správu dokumentů napříč celou organizací, přičemž v úvahu jsou brány i širší souvislosti – například optimalizace práce s dokumenty pro zaměstnance pracující na pobočkách firmy nebo z domova. Právě v této fázi se většina organizací začíná vážně zabývat otázkou, jak minimalizovat počty vytištěných dokumentů a maximalizovat jejich využívání v elektronické podobě. Ať už jde o dokumenty, které do firmy v papírové podobě přijdou – a je třeba je digitalizovat, nebo o dokumenty, které je dosud zvykem z elektronické podoby pro další využití převádět do podoby papírové.
V poslední, páté fázi, označované jako Optimalizovaná, existují v organizaci definovaná workflow pro dokumenty a nakládání s dokumenty se jimi beze zbytku řídí. Nasazené řešení zahrnuje technologie pro digitalizaci dokumentů na vstupu, software pro enterprise content management pro zpracování, ukládání i přístup k dokumentům i integraci s dalšími podnikovými aplikacemi.
Je přitom nutno dodat, že uvedená škála se týká především velkých organizacích, byť řadu prvků lze vysledovat i v těch menších. Rovněž lze konstatovat, že ne všechny organizace musejí projít všemi výše uvedenými stadii.
Nutno konstatovat, že řadu změn dnes nebrzdí technologické problémy, ale přístup zaměstnanců firem. Díky novým technologiím – například tabletům a chytrým mobilním telefonům – je dnes práce s digitálními dokumenty pohodlnější, než kdykoli dříve. Bariérou je však mnohdy nechuť používat jakékoli nové médium.
Chyba ovšem není pouze na straně zaměstnanců. Zůstaneme-li třeba u výše zmíněných tabletů, lze konstatovat, že sice práci s elektronickými dokumenty výrazně usnadňují (ať už díky dotykovému ovládání, hybridnímu využití s klávesnicí nebo třeba díky snadné přenositelnosti ke kolegovi vedle u stolu – ano, ne každý chce řešit diskusi nad dokumentem videokonferencí a sdílením dokumentu z cloudu), ale podmínkou je využití vhodného softwaru a jeho napojení na další podnikové systémy. Pokud tato podmínka není splněna, nelze se divit, že řada uživatelů novinky odmítá, protože si do elektronických dokumentů „nemůže snadno dělat poznámky“ nebo má vůbec problém se k dokumentům „dostat“.
Analytici IDC již před několika lety v jedné ze svých analýz důrazně upozorňovali, že bezpapírová kancelář nutně nemusí znamenat efektivnější...
