V civilizovaném světě snad neexistuje nikdo, kdo by nepracoval s dokumenty. Ba co víc, jejich množství je doslova obrovské a jejich efektivní zpracování má vliv na chod prakticky jakékoli organizace. Naštěstí již nějakou dobu máme 21. století a mnohé dokumenty využíváme v jejich moderní elektronické podobě.
Nutno však podotknout, že digitální forma sama o sobě nemusí znamenat výhru. Nicméně díky možnostem tzv. DMS systémů (Document Management System) je zpracování elektronických dokumentů výrazně efektivnější a snadnější. Příkladem konkrétního systému tohoto typu je například DMS eDoCat, který společnost Onlio postavila na platformě Alfresco Community Edition.
Systém DMS zajišťuje automatizovaný řízený oběh dokumentů, a to napříč opravdu celou organizací. Jde především o možnost automatického, přitom přirozeného vynucení definovaných postupů a jednoduchých pravidel. Jinými slovy, s dokumenty nelze pracovat zcela libovolně, ale tak, jak se za účelem dosažení optimálního a opakovatelného výsledku v rámci konkrétního dokumentového procesu předpokládá. Navíc mají uživatelé jistotu, že vždy pracují se správnou – obvykle poslední aktuální – verzí dokumentu a že se dostanou jen k těm dokumentům, ke kterým mají mít přístup (oprávnění lze řídit centrálně a s maximální granularitou).
Řízená dokumentace přináší výhodu napříč různými obory i celými vertikálami. V systému eDoCat jsou například k dispozici předdefinované procesy, které výrazně zjednodušují naplnění legislativních požadavků a norem. Nechybí ani takové vychytávky, jako je automatické hlídání platnosti dokumentů, podrobná evidence revizí a změn nebo podpora prokazatelného seznamování s obsahem (snad všechny firmy řeší, že si jejich zaměstnanci musí daný dokument – normu, interní předpis, důležité oznámení – opravdu přečíst).
Každá česká právnická osoba, a mnohé další, musí povinně využívat datové schránky. A jednou z výhod pokročilých DMS je možnost integrace právě se systémem datových schránek. V rámci tohoto propojení lze dokumentové workflow nastavit tak, že příjem zprávy z datové schránky probíhá automaticky včetně plné podpory následného zpracování. Stejně, jako kdyby šlo o jakýkoli jiný dokument. Systém eDoCat si vedle datových schránek rozumí například i centrálním Registrem smluv – mj. umí automatizovaně publikovat v ISRS anonymizované podoby smlouvy.
V budoucnosti možná zavládnou čistě bezpapírové kanceláře, dnes je však ještě pořád nutné pracovat s množstvím dokumentů v tradiční, papírové podobě. A aby bylo možné dosáhnout na všechny výhody DMS, musí být k dispozici i bezproblémová digitalizace. Vše přitom začíná na hardwarové úrovni, důležitá je totiž kvalita i spolehlivost skenerů, podpora dávkového zpracování i skenování různorodých materiálů a optické rozpoznávání znaků.
DMS eDoCat se může pochlubit podporou strojového vytěžování ze všech strukturovaných a polostrukturovaných dokumentů. Umožňuje tedy provádět komplikovanější ověřování, jako například automatickou kontrolu doby splatnosti na přijaté faktuře, kontrolu správnosti součtových polí apod. Kontroly samozřejmě mohou být velmi specifické a komplexní. Ve své podstatě lze jakýkoli z dokumentu získaný údaj ověřovat vůči ostatním prvkům podnikové informační architektury, např. ERP nebo CRM – záleží jen na míře integrace.
eDoCat
DMS eDoCat je k dispozici jak v tradiční on-premise podobě, kdy jej klient provozuje na své infrastruktuře a má vše pod plnou kontrolou, tak i v režimu software jako služba (SaaS) umožňujícím efektivní rozložení nákladů a přenesení starostí s provozem na tým špičkových profesionálů.
Moderní DMS systémy toho nabízí ještě mnohem víc. Za zmínku stojí podpora souvisejících dokumentů, díky které lze v systému eDoCat propojovat logicky související dokumenty do jednoho elektronického šanonu. Zcela přirozené je pro eDoCat sledování celého životního cyklu každého dokumentu včetně historie jeho průchodu organizací, rozsáhlé notifikační možnosti nebo detailní protokolování přístupů k dokumentům.
Nasazení DMS systému – eDoCat nevyjímaje – přináší firmám díky výrazně efektivnějším procesům práce s dokumenty podstatné snížení nákladů spojených s administrativou a nižší chybovost. Přínosy jsou patrné již v rámci implementace, nadefinování uživatelských rolí či politik nakládání s dokumenty totiž předchází hloubková analýza procesů a způsobů, jakým organizace s tímto typem dat pracuje. Nestranný pohled dodavatele často vede k odhalení řady možností, jak chod firmy zefektivnit – možností, které zaměstnance ani vedení firmy nemusí vůbec napadnout.
Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio
(Partnerský příspěvek)
Systémy pro správu dokumentů jsou již řadu let horkým tématem v IT. I do této oblasti softwaru se pochopitelně promítají...
