Rozvoj cloudových služeb je patrný napříč celým odvětvím ICT. Zvyšující se dostupnost výkonných technologií, preference manažerů i kalkulace finančních ředitelů podporují přechod firem do cloudu. Ani segment vysoce specializovaných aplikací nezůstává nedotčený, a tak i v tomto segmentu řada dodavatelů sází na moderní trend cloudových služeb. O systémech pro správu elektronických dokumentů (Document Managment System = DMS) v cloudu jsme si povídali s panem Pavlem Nyklem, obchodním ředitelem společnosti Onlio, a.s., která dodává DMS eDoCat také jako službu.
Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio, a.s.V čem spočívá pro firmy hlavní přínos DMS v cloudu?
Bezpochyby v dostupnosti. Není to tak dávno, co byl DMS výsadou jen velkých společností, které byly ochotny investovat mnoho set tisíc nebo i miliony korun do robustních řešení pro správu elektronických dokumentů. Nejde jen o prostředky investované do vlastního řešení DMS, ale i o náklady vynaložené na infrastrukturu a podporu provozu celého systému. Postupem času se náklady na pořízení DMS staly přijatelnějšími i pro firmy, které si dokázaly zkalkulovat návratnost jednotek stovek tisíc korun.
Přestože množství takových firem se zvětšuje, tak stále jednorázová cena DMS a nároky na vlastní infrastrukturu mnoho zejména menších společností od jeho implementace odradí. Poskytování DMS v cloudu tuto bariéru zcela boří. Prakticky nulové nároky na vlastní infrastrukturu a rozložení plateb do měsíčního nájemného dělají z DMS v cloudu atraktivní řešení.
Jaké jsou podle vašeho názoru hlavní bariéry pro rozšíření DMS mezi menšími a středními společnostmi?
Setkávám se s tím, že si menší firmy dokážou obvykle obtížněji spočítat, jakou úsporu, nebo jaké jiné benefity jim přinese zvýšení efektivity procesů spojených s oběhem firemních dokumentů. Například zkrácení na polovinu doby schválení exkluzivní nabídky nebo nové odběratelské smlouvy, anebo efektivnější podchycení procesu žádanka-objednávka-dodávka-faktura-platba (pozn. redakce: to jsou příklady procesů, které lze podchytit právě v DMS).
Otázka na cenu bohužel mnohdy přichází k jednání v okamžiku, kdy si zájemci o DMS řešení ještě neodkážou představit pozitivní změnu, kterou jejich firma projde po implementaci DMS. Pak je samozřejmě náročné klienta přesvědčit. Cenová citlivost menších společností je v oblasti DMS řešení prozatím ještě velmi vysoká.
Jaký posun tedy, co se ceny řešení DMS týče, představuje DMS v cloudu?
Uvedu konkrétní příklad, jak pomáháme zájemcům o náš DMS eDoCat překonávat bariéru pramenící z toho, že se firmy bojí investovat do vlastního řešení, které si v praxi nedokážou úplně jasně představit. Platí to i u firem, jejichž IT strategie stojí z jakýchkoli interních příčin proti cloudovým řešením. Poskytujeme klientům časově omezený proof of concept v cloudu, díky kterému si ve svých reálných podmínkách a na vlastních vybraných datech ověří životaschopnost DMS a také ostatní benefity, které díky nástrojům DMS získají.
Časově omezený proof of concept v cloudu je záležitostí jednotek tisíc korun měsíčně i při účasti mnoha desítek uživatelů, a to vše bez jakýchkoli nároků na vlastní infrastrukturu. Za víceméně bezvýznamné peníze a při minimálním úsilí si firma vyzkouší vše, co jí může DMS přinést.
Nerad bych ale, aby cena DMS řešení byla hlavním tématem tohoto rozhovoru. DMS představuje dnes mimořádnou příležitost prakticky pro každou společnost. DMS eDoCat Cloud přináší možnost i zájemcům o větší řešení na vlastních serverech vyzkoušet si náš produkt bez rizika marně vynaložených prostředků. Proof of concept není demo přístup bez podpory dodavatele. Klientům se intenzivně věnujeme, v ceně DMS eDoCat Cloud je základní podpora zdarma.
Co tedy firma získá implementací DMS?
Nikdo dnes nepochybuje, že potřebuje software na účetnictví, nebo na správu elektronické pošty a plánování času. Není důvod pochybovat o tom, že každá společnost potřebuje trvalý pořádek ve své dokumentaci a také, že je nutné mít oběh dokumentů po firmě pod kontrolou. A tyto dvě záležitosti spolehlivě řeší DMS.
Při každém setkání s klienty vidím, jakou úlevu by pro řadu z nich představovalo nasazení DMS. Řada manažerů si to už uvědomuje, už pro sebe objevili kouzlo DMS a začínají se správně ptát. Jsou již zhruba obeznámeni s tím, jaké přínosy by pro jejich firmu takový systém znamenal. S takhle připravenými posluchači se při jednání soustředíme na klíčové přínosy systému pro firmu a konkretizujeme jejich očekávání.
Objasněte mi trochu, co to přesně podle Vás znamená, udělat si trvalý pořádek v dokumentaci.
Jak poznáte, že máte pořádek v dokumentaci? Tak, že když hledáte dokument, tak ho najdete. Ale ne až za hodinu a náhodou, ale přesně v tom okamžiku, kdy ho hledáte. To je pořádek v dokumentech.
Každý z nás přišel do styku se strukturou složek na sdíleném síťovém disku. Většinou hned na úvodní úrovni hierarchie složek je vidět, že si někdo dal před časem záležet, aby data byla strukturovaná správně. Ale jakmile se zanoříme hlouběji do struktury, leckdy se nestačíme divit.
Vždycky mě „pobaví“, když někde uvnitř struktury narazím na složku Smazat, která je plná souborů. Klikáme a hledáme. Snažíme se odhadnout, kam asi náš předchůdce uložil soubor s klientskou nabídkou. DMS vám dá nástroje fulltextového nebo strukturovaného vyhledávání, se kterými doslova v řádu sekund najdete to, co potřebujete.
Mluvil jste i o oběhu dokumentů...
Ano, oběh dokumentů může také být pěkným bolehlavem. Zvlášť když dokumenty po firmě obíhají ještě tradičním – „papírovým“ způsobem. Lidé prakticky v každé firmě, která funguje tímhle způsobem, přišli do styku s tím, že jim faktura ke schválení přišla na stůl v okamžiku, kdy už byla řadu dní zaplacená. A to je ten lepší případ. Řízení oběhu dokumentů pomocí workflow je přirozenou funkcionalitou DMS eDoCat i ve verzi cloud a představuje významné zvýšení efektivity pro každou firmu, která si ho zavede.
Jak dlouho trvá implementace DMS eDoCat Cloud?
Většinou připravíme prostředí rychleji, než jsou připraveni uživatelé. Během jednotek dní připravíme prostředí do podoby, která už uživatelům pomůže s jejich každodenní rutinou. U zákaznických úprav záleží na tom, jak klient spolupracuje při implementaci a jak komplikované má požadavky.
Zodpovědnost za plnění termínů nese projektový tým složený z našich konzultantů a lidí na straně zákazníka. Po spuštění DMS eDoCat klientům poskytujeme naši trvalou podporu v průběhu provozu DMS eDoCat, to znamená i po dokončení implementace. V servisní smlouvě má klient garantovanou naši reakční dobu na své požadavky. Pokud dostaneme podnět, tak si klient může být jistý, že v garantované době se věc – problém – začne řešit.
(Partnerský příspěvek)
Využívání cloudů se v posledních letech stalo samozřejmostí. Diskuse se už zpravidla nevedou o tom zda, ale kdy, jak a...
