Firmy nezřídka čelí otázce, jestli je výhodnější implementovat samostatné řešení DMS (Document Management System), anebo zda jim bude více vyhovovat DMS integrované do ERP. Každý moderní systém ERP dnes disponuje modulem pro správu dokumentů. Proč ho tedy nevyužít?
S DMS udržíte pořádek v dokumentech. Pomáhá každému, kdo s nimi pracuje. Profesionálně implementovaný DMS může být jedním ze základních kamenů vaší firmy. Bez ohledu na to, zda jako součást ERP, anebo jako samostatné řešení. Jeho každodenní používání významně šetří čas a přispívá ke spolupráci v pracovních týmech.
Kritéria pro rozhodnutí, kterou cestu zvolit, lze hledat ve třech oblastech:
V obecné poloze je dobré se zamyslet nad tím, jaké typy dokumentů chcete do DMS ukládat a kdo ve firmě s nimi bude pracovat. Bývá dobré se zamyslet nad delším časovým horizontem. Nepřemýšlejte pouze o jedné agendě, kterou právě potřebujete řešit. Nasazení DMS ve firmě vám odkryje spoustu příležitostí, které můžete teprve objevit.
Bývá to nejjednodušší úvaha. Představte si situaci, že všichni vaši zaměstnanci budou časem dostávat své výplatní pásky prostřednictvím DMS. Jsme přesvědčeni, že až si ve vaší firmě naimplementujete DMS, tak k tomu může jednou dojít. Pak už si stačí odpovědět na jednoduché otázky:
Specializované DMS vznikly kvůli tomu, aby se jejich uživatelům významně zjednodušila práce s dokumenty. A v mnoha ohledech to dovádějí k naprosté dokonalosti. Je těžké jim co do funkčnosti modulem v ERP konkurovat. Vypíchneme několik funkcionalit, které kvalitní řešení DMS poskytuje:
1. Verzování dokumentů
Udržení přehledu ve vývojových verzích je od počátku jejich vzniku přirozenou funkcionalitou DMS.
2. META data
Dokument v DMS není jen samotný text, ale také uživatelské atributy, které podrobněji charakterizují dokument. Porovnejte si také způsob, kterým DMS a ERP pracuje s META daty dokumentů. Jako příklad META dat z „papírového“ světa lze uvést košilku faktury.
3. Online editace
Kliknete na ikonu, otevře se MS Word, editujete dokument a ukládáte. Až potud je to stejné, jako v souborovém systému. Jenže DMS s vaším uložením automaticky založí novou verzi i s komentářem změn. Jak se píše výše, verzování je přirozenou funkcionalitou DMS.
4. „Šanonování“
Dokumenty spolu souvisejí. Smlouva, implementační projekt, dílčí předávací protokoly, zápisy ze schůzek, akceptační protokol, faktura – tvoří spolu jeden celek. DMS je dokáže spojit do jednoho šanonu, ačkoli ne každý uživatel v něm má vidět všechno. I na to DMS pamatuje.
5. Řízení oběhu dokumentů
Nenahlížejte na DMS jako na prostý sklad dokumentů. Právě tzv. workflow je jednou z klíčových funkcionalit DMS. Má smysl si důkladně projít rozdíly v tom, jak řeší oběh dokumentů specializované DMS a jak DMS modul ERP.
Co firma, to unikát. Přesto firmy v různých oblastech sdílí podobné principy a v IT to 100% platí.
1. Uživatelská práva
Jedním z takových principů je postoj správců k uživatelským právům. Specializovaný DMS je nástrojem, který jednoduše vyřeší potíže správců s nastavováním přístupu k různým souvisejícím dokumentům. Např. HR manažer a vedoucí zaměstnanec mají vidět kompletní šanon zaměstnance, nejbližší nadřízený má vidět jen náplň práce, předávací protokoly apod. Všichni koukají do stejného šanonu, ale každý vidí jen to, co mu skutečně náleží. S DMS nepotřebuje každý svou kopii příslušných dokumentů.
2. Technologie
Je dobré vědět, jaké technologie budete potřebovat k přístupu do ERP a jaké k přístupu do specializovaného DMS. Nezřídka přístup do ERP vyžaduje VPN. Naproti tomu moderní DMS jsou k dispozici většinou i na mobilních platformách, protože k dokumentům přistupujete do zabezpečeného webového prostoru prostřednictvím internetového běžného prohlížeče.
3. Integrace
Tvůrci specializovaných DMS myslí na to, že je třeba se integrovat s dalšími firemními informačními systémy. I schopnost integrace je přirozenou funkcionalitou DMS. Specializované DMS nemá žádná omezení v integraci, jejich architekti na to mysleli od počátku vývoje.
DMS eDoCat je uživateli ověřené řešení na platformě Alfresco. Vyniká jednoduchostí a intuitivním uživatelským rozhraním, ale hlavně – to, co dělá, dělá pořádně. eDoCat DMS vám pomůže udržet si dokumentaci pod kontrolou. Výkonným pomocníkem může být zejména pro vaše kolegy, kteří mají na starosti ISO certifikace, anebo odborné akreditace vaší společnosti.
Autor: Mgr. Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio, a.s., +420 724 080 750
pavel.nykl@onlio.com, www.onlio.com, www.edocat.cz
(Partnerský příspěvek)
Nelze pochybovat o tom, že pevné základy vaší firmy tvoří produkty, o které mají vaši zákazníci trvale zájem. Nedílnou součástí...
