Digitální kancelář není řešením budoucnosti, ale realitou dneška

Pokud dokument fyzicky neexistuje, jakoby nebyl; úspěšní pracovníci mají stůl utopený pod záplavou potištěných papírů – to jsou již naštěstí charakteristiky administrativní práce minulosti. Nejen, že je to neekologické, ale v době, kdy světem hýbou informace zakódované v jedničkách a nulách, je to i nesmyslné. Budoucnost je v digitální kanceláři, ta je však k dispozici již dnes. Přesto, že pro řadu zejména menší a středních firem jsou některé papírové dokumenty stále ještě životní nutností, má smysl s přechodem na digitální kancelář alespoň začít. Vhodné technologie jsou již na trhu.

Elektronické dokumenty mají proti těm papírovým celou řadu nesporných výhod. Nevyžadují například prostory k archivaci. Tu v případě fyzických dokumentů zajišťovala mnohdy celá samostatná místnosti, či v případě menších firem alespoň skříně přetékající šanony. Ceny kancelářských prostor přitom rostou, zatímco náklady na elektronickou archivaci jsou nepoměrně nižší.

Další významnou otázkou je bezpečnost. Staromilci možná namítnout, že nikdy nemůžeme mít takovou kontrolu nad elektronickým dokumentem jako nad papírem, který zamkneme do trezoru. Opak je pravdou. Zabezpečení digitálních dokumentů je řešeno pomocí šifrovaných a heslem chráněných systémů pro ukládání dat. Před manipulací s obsahem je chrání digitální certifikáty a podpisy. Aby si dokument skutečně přečetl pouze oprávněný příjemce, je dokonce možné uzamknout jej jedinečným heslem, bez něhož nepůjde přečíst.

Digitalizace však může výrazně zvýšit i efektivitu práce vašich zaměstnanců, ušetřit čas a tím i peníze. Nejen, že při použití cloudových řešení můžete mít přístup k dokumentům odkudkoliv a kdykoliv, ale můžete je rovněž v případě potřeby jednoduše sdílet například se všemi členy týmu.

Samostatnou kapitolou je pak vyhledávání a to nejen konkrétních údajů, ale i jednotlivých dokumentů. To může v záplavě šanonů mnohdy trvat i desítky minut a nezřídka také skončit neúspěchem a vážnými problémy, které ze ztráty listin plynou. U elektronických dokumentů stačí pár vhodně zvolených klíčových slov a dokument je okamžitě na světě.

Digitální kancelář na metru čtverečním

Díky výhodám elektronických dokumentů není proto divu, že koncept digitální kanceláře poptává stále více firem a trh dnes nabízí již sofistikované technologie určené přímo k jednoduché digitální transformaci. Je to přesně rok, co například Konica Minolta představila unifikované řešení pro kancelář budoucnosti s názvem Workplace Hub (WPH).

Jde o takzvané zařízení „vše v jednom“, vhodné do libovolné kanceláře, v podobě futuristického tiskového stroje. Na ploše jednoho metru čtverečního ale nabízí jak všechny tradiční tiskové služby, tak i kompletní infrastrukturu včetně konektivity zaměstnanců přes spolehlivou Wi-Fi, server či řešení ochrany kanceláře před kybernetickými hrozbami. Nejen, že pokrývá veškeré současné IT potřeby, ale je také základním stavebním kamenem pro využití umělé inteligence v kancelářích. Uplatnění najde stejně tak v malé firmě s pár zaměstnanci jako v nadnárodní společnosti s hustou pobočkovou sítí.

Technologie navíc existuje i ve variantě Edge, která je určena pro serverovny. Ta okamžitě posílí výkon serveru a kromě multifunkční tiskárny a přístupového bodu Wi-Fi nabízí i všechny vlastnosti a funkce, kterými disponuje klasický Workplace Hub.

(Partnerský příspěvek)