Podle zákona není třeba uchovávat dokumenty ve fyzické podobě. „Hurá. Všechny smlouvy, faktury a jiné si naskenuji, uložím v počítači, budu mezi nimi moci rychleji vyhledávat, zvýším bezpečnost přístupu a původní sklad můžu využít například pro další kancelář.“ To si řekne nadšeně asi každý, když si představí možnost mít v počítači jednu složku s názvem Dokumenty namísto mnohdy neuspořádaného skladu se zaprášenými regály. Bohužel takové nadšení však často opadlo po kalkulaci finančních nákladů. Doba se ale změnila k lepšímu.
Co znamená důvěryhodnost dokumentu?
V rámci potvrzení důvěryhodnosti dokumentu je nutné pomocí časového razítka ověřit jeho neměnnost a elektronickým podpisem jeho tvůrce či původ. Použitím vhodného formátu, například PDF/A, je rovněž zapotřebí splnit podmínku čitelnosti. Časová razítka i elektronické podpisy vydává oficiální certifikační autorita. Elektronický podpis je však platný pro období v řádu několika let a nepředstavuje významné náklady.
Ačkoli všechny vyřčené výhody platí, je třeba si rovněž plně uvědomit i povinnosti, ke kterým se firmy uplatňující plnou digitalizaci dokumentů zavazují. Zákon jim totiž v takovém případě nařizuje prokázat důvěryhodnost dokumentu, tedy jeho původ, čitelnost a neměnnost v čase. K ověření neměnnosti mohou firmy využít takzvaných časových razítek, ale ty už něco stojí. Nejčastější praxí doposud bylo nákup těchto razítek pro každý jednotlivý dokument. Při ceně 0,50 Kč až 4 Kč za jedno, množství evidovaných dokumentů za rok a navíc další povinnosti obměňovat razítka každé dva roky, představovaly pro firmy tyto exponenciálně rostoucí „skryté náklady“ zásadní překážku.
Moderní služby z oblasti digitalizace však nabízejí řešení – spojení více dokumentů do jedné skupiny, kterou lze následně označit jediným časovým razítkem. Tímto způsobem je možné náklady na digitalizaci snížit téměř až o 99 %.
Možnost označit jediným razítkem až několika desítek dokumentů, vždy za jeden den, nabízí například Konica Minolta. Roční náklady se tím sníží na pár stokorun. Úplná digitalizace se tak stává dostupnější i pro malé firmy či živnostníky, kteří si dosud nemohli větší investice do moderních řešení dovolit. Všichni mohou navíc využívat takovou službu bez obav, protože její soulad s českou legislativou byl již potvrzen i znaleckým posudkem.
Čísla hovoří jasně
Firma zpracovává 10 000 faktur ročně. Při ceně 1 Kč za razítko s platností 2 roky a při povinnosti uchovávat účetní doklady 10 let (5× aktualizace razítek) představují náklady na jeden dokument 5 Kč. Celkové náklady na časová razítka za období 10 let činí 300 000 Kč. Přestože u některých poskytovatelů lze za určitých podmínek dosáhnout množstevní slevy, kdy se celkové náklady na časová razítka pro jeden dokument za období 10 let pohybují okolo 1 Kč, řešení od Konica Minolta mohou využít všechny firmy s garancí stejného postupu a konkrétní ceny. Pod jediné razítko se vždy sloučí všechny dokumenty každého dne, které se po roce dále slučují. Náklady se tím sníží na 365 Kč za rok. Za období 10 let se pak tedy jedná o 3650 Kč. Úspora je tak ve výši 296 350 Kč.
Pří kompletním převodu dokumentů do elektronické podoby nemusejí již firmy uchovávat papírové originály. Veškerá evidence se přesouvá do digitálního prostředí, a tak není třeba ani dále investovat do fyzických archivů a skladovací prostory je možné využít k jiným účelům. Úplná digitalizace dokumentů otevírá také cestu k celkovému zrychlení a zjednodušení činností a k většímu zabezpečení i zpřehlednění práce.
Digitalizace a práce s elektronickými dokumenty může mít několik úrovní. Od pouhého naskenování dokumentů, které může být pojistkou před ztrátou fyzického originálu, přes vytěžování informací a automatizovaně řízený proces zpracování, až právě po kompletní vedení agendy v elektronické podobě bez zbytečného převodu do papírové verze. Stále však platí, že i nižší rozsah digitalizace může být pro firmy přínosem. Usnadní například vyhledávání dokumentů, stejně jako jejich správu i archivaci. Celkově pak vždy pomůže zrychlit a zpřesnit všechny procesy spojené s administrativou.
Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte zde.
V rámci správy digitalizovaných dokumentů poskytuje Konica Minolta rovněž multifunkční zařízení pro jejich prvotní převod do elektronické podoby. Jako jedna z mála v České republice nabízí také službu analýzy dokumentových procesů, která se zaměřuje na nastavení optimálního řešení pro pokrytí celého životního cyklu dokumentů. Právě správným nastavením procesů lze totiž nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.
(Partnerský příspěvek)
