Zaprášené šanony v archivu, nejasnosti kolem zastupování lidí na dovolených, hromada faktur ke schválení a omezený přístup k firemním dokumentům. Přesně takové starosti vám odpadnou díky Altus Portal, se kterým najedete na pohodlnou bezpapírovou kancelář a přehlednou databázi dokumentů. A k tomu bonus – dokumenty budete mít dostupné kdykoliv a kdekoliv.
Podívejte se na 5 vychytávek v Portalu, se kterými vám půjde práce od ruky.
1. Altus Portal pomůže více lidem, než si možná myslíte
S Portalem budete mít firemní dokumenty po ruce kdykoliv a kdekoliv.V účtárně potřebují schvalování, personalisté si pochvalují funkce workflow a manažery zajímají reporty. To jsou nejběžnější funkce a uživatelé ve firmě, kteří s Portalem pracují. Ale stejně tak urychlí práci i na dalších odděleních, ve výrobě či ve skladu.
Každé oddělení si snadno vytvoří vlastní databázi znalostí. Tu si může spravovat kterýkoliv uživatel i sám pro sebe – Portal funguje jako složka dokumentů s přehlednou stromovou strukturou.
Uživatelé oceňují také sdílení obrázků, tabulek nebo třeba jídelních lístků oblíbených restaurací. Stejně tak praktické je zakládání hlasování třeba o termínu firemního večírku.
A co je vůbec nejoblíbenější funkce Portalu? Elektronický podpis, díky kterému snadno podepíšete fakturu či například potvrdíte, že jste se seznámili s daným dokumentem.
2. Díky verzím a historii dokumentů máte hned jasno, který dokument je aktuální
Portal se vám postará o pořádek ve firemních dokumentech.V Portalu se vám nestane, že byste měli několik verzí dokumentu a nevěděli, která z nich je platná. Vždy je totiž zveřejněná pouze jedna – ta aktuální.
Pokud připravujete například směrnice a vydáváte každý rok novou variantu, lidé vidí vždy aktuální variantu. V historii ale najdete svou práci a snadno si zobrazíte úpravy a změny, které jste ve verzích udělali.
3. Skupiny dokumentů a uživatelů pomohou třídit práci
Třeba při nástupu nového zaměstnance nebo při sérii školení využijete skupiny dokumentů. Při nástupu dostane nováček automaticky e-mail s odkazem na dokumenty, které má přečíst, podepsat či vyplnit. Skupinu dokumentů předpřipravíte například i pro zaměstnance, kteří absolvují školení řidičů a BOZP.
Podobně si vytvoříte skupinu uživatelů. Pokud často komunikujete s několika kolegy, nemusíte jim vždy psát e-mail, telefonovat nebo je obcházet s papíry. Stačí vytvořit v Portalu skupinu uživatelů a už můžete společně pracovat, i když každý sedíte v jiné kanceláři nebo třeba i městě.
4. Portal se postará o vaši práci, když budete na dovolené
Chystáte se na dovolenou, jenže v práci máte na starosti schvalování faktur, které nepočkají. Jak to udělat, aby vaši práci zvládl někdo jiný a nic mu neuteklo?
Nastavíte zastupitelnost - zadáte délku dovolené a svého zástupce. Portal pak bude faktury posílat vašemu kolegovi a v den, kdy se vracíte, je začne opět předkládat vám. A když změníte plány a objevíte se v práci dříve, není to žádný problém, jen změníte délku dovolené.
5. Firemní dokumenty online
Omezuje vás, že firemní dokumenty máte dostupné jen z kanceláře? Ztrácíte tím drahocenný čas?
V tom případě vás potěší, že s Portalem k nim budete mít přístup kdykoliv a kdekoliv. A nemusíte mít přitom strach o vaše data, dokumenty jsou stále uloženy v bezpečné a šifrované databázi.
Všechno, co jste si přečetli na předchozích řádkách, si tak s klidem můžete představit, že provádíte třeba doma, když máte home office, nebo když jste na cestách.
Jednoduše nemusíte řešit, jestli zrovna jste na firemní síti.
Chcete znát všechny přínosy Portalu? Navštivte web nebo se ozvěte na info@altus.cz.
(Partnerský příspěvek)
Na trhu je k dispozici široká škála produktů pro správu digitálních dokumentů v organizaci, vybrat to správné ale není triviální....
