Ať už jste zaběhnutá firma, nebo s podnikáním začínáte, diskuse o vhodném softwarovém vybavení je vždy na místě. A to obzvláště nyní, kdy se do značné míry mění pravidla hry: Mnohé funkce už totiž lépe zastane software, ke kterému přistupujete vzdáleně, než ten, který je nainstalovaný na lokálních počítačích. Podívejme se společně, jaký software by v žádné firmě neměl chybět.
Nejprve jsme zvažovali, že z následujícího seznamu vynecháme všechny ty typy softwaru, které jsou notoricky známé: kalendář, e-mail, textový editor, účetní software... Potom jsme se ale rozhodli pro jiný přístup: Nabízíme vám souhrnný pohled i na tyto druhy softwaru, ale přidáváme několik tipů a rad, které by podle našeho názoru mohli alespoň některým z vás ulehčit život. A začínáme tedy, jak jinak, dvojicí kalendář & e-mail.
Bez e-mailu se dnes neobejde téměř nikdo (ano, víme, že slovo „téměř“ je na místě, ale nepřestává nás to překvapovat) a začínáme tedy u softwaru pro zajištění e-mailové komunikace – a u kalendáře, který je zpravidla součástí e-mailových řešení.
Firemní schránka může fungovat na vlastní doméně i prostřednictvím GMailu.Škála možných přístupů je široká, počínaje vlastním e-mailovým serverem a klientským softwarem na koncových stanicích a konče webovým e-mailem, ke kterému zaměstnanci firmy přistupují prostřednictvím webového prohlížeče. Právě poslední zmíněnou variantu považujeme v současnosti pro malé firmy za nejvýhodnější, a to díky snadné správě, nízké ceně (například Google stále nabízí své Google Apps pro až 10 uživatelů zdarma) a vysoké spolehlivosti.
Na co si dát pozor: Již od počátku podnikání je vhodné mít e-mailové adresy na vlastní doméně (tedy např. jan_novak@mojefirma.cz, nikoli jan_novak@email.cz), a to nejen proto, že to lépe vypadá, ale především proto, že můžete kdykoli změnit poskytovatele e-mailových služeb beze změny adresy. Měnit adresu, na kterou jsou již klienti zvyklí – ať už proto, že vám stávající poskytovatel přestal vyhovovat, nebo třeba proto, že ukončil činnost, je opravdu nepříjemné. Na vlastní adrese lze přitom provozovat i e-mail, který v praxi využívá třeba již zmíněné služby Google; uživatelé tak mají před sebou důvěrně známé rozhraní GMailu, ale e-maily přicházejí a odcházejí prostřednictvím adres na vaší doméně.
Co mít na paměti: Existuje několik námitek proti využívání webových (tzv. cloudových) e-mailů, mezi něž patří například obavy z bezpečnosti nebo spolehlivosti. Pokud jde o bezpečnost, je třeba vědět, že e-maily cestují po internetu nešifrovaně – a komunikace je tedy už z principu nezabezpečená. E-mailový server bude mít navíc vždy svého správce, který se k datům dostane; lze ale očekávat, že u velkého světového poskytovatele budou rizika zneužití nižší, než u poskytovatele malého, lokálního. Již zmíněné Google Apps navíc standardně nabízejí šifrované připojení k e-mailovému serveru a v jednom balíku poskytují i řadu dalších aplikací, včetně již zmíněného kalendáře nebo on-line kancelářského softwaru – s poměrně zajímavými možnostmi sdílení dat napříč firmou.
Pro běžnou komunikaci uvnitř firmy lze s výhodou použít osvědčenou službu Skype. Pokud je vaše firma právě v té velikosti, kdy ještě nemůže získat finančně rozumné podmínky od tuzemských telekomunikačních operátorů, může se leckdy Skype vyplatit i pro komunikaci firmy s okolím. Obzvlášť pokud potřebujete často hlasově komunikovat s klienty nebo dodavateli v zahraničí. A k dispozici je i řada doplňkových služeb pro týmovou spolupráci...
Ve středně velkých firmách, ale i v těch menších, kde zaměstnanci pracují z různých míst, najde uplatnění některé z propracovanějších řešení pro interaktivní on-line spolupráci. Takzvanou on-line konferenční místnost nabízí třeba projekt Vyew, díky jehož on-line nástrojům můžete sdílet obrazovku svého počítače, psát na společnou tabuli, sdílet soubory, ale také třeba využívat možností běžné videokonference. Pokud vám nevadí reklamy, může s Vyew ve vaší firmě pracovat až 10 uživatelů zdarma.
Kategorie kancelářského softwaru patří k těm notoricky známým. První, co zřejmě každého napadne, je používat balík MS Office, ale pro malou firmu může být mnohdy výhodnější sáhnout po nějakém řešení dostupném zdarma. Zdráháme se doporučit některé z on-line řešení, protože podle našich zkušeností zatím odezva a rozsah funkčnosti nebývá optimální, ale s velkou pravděpodobností vám dobře poslouží Open Office nebo Libre Office, které oba nabízejí českou lokalizaci i velmi slušnou míru kompatibility souborů se stále nejrozšířenějším balíkem MS Office. Pro řadu běžných kancelářských činností bohatě postačovala i bezplatná verze MS Office Starter, dodávaná s některými novými počítači, která však už zřejmě s novou verzí MS Office 2013 nebude k dispozici.
Ano, víme, že tuto kategorii bychom mohli přeskočit, protože tohle přece každý ví: Bez účetního softwaru se firma neobejde, pokud ovšem účetnictví kompletně neoutsourcuje nebo se nerozhodne vést ho v nějakém univerzálním softwaru (což ovšem vzhledem k řadě zákonů, jež je třeba při podnikání splnit, nelze doporučit). Typický účetní software je dnes integrovaný s řadou dalších agend, samozřejmostí je skladová evidence, objednávky, mzdy, exporty dat pro finanční úřad a pojišťovny, adresář a další.
Některé balíky ekonomického softwaru lze dlouhodobě testovat zdarma.Na co si dát pozor: Pro malé firmy může být výhodné využít některou z nabídek bezplatného účetního softwaru, ve kterém lze často vést účetnictví zcela bez problémů i několik let. Omezení se zpravidla týkají počtu položek v účetním deníku, případně počtu údajů zanesených v dalších agendách, nikoli základní funkčnosti softwaru. Dejte si ovšem pozor na to, že při uzavírání účetních knih se na konci roku zpravidla vytváří poměrně velký počet zápisů do účetního deníku; budete-li software zdarma využívat takzvaně na doraz, může se snadno stát, že po účetní závěrce překročíte dané limity a budete muset na poslední chvíli řešit upgrade.
A ještě jeden tip: Výše jsme zmínili, že součástí účetního softwaru (resp. ekonomického softwaru – právě proto, že již nejde čistě o účetnictví) jsou dnes i další agendy; to je na jednu stranu výhodné, může to s sebou ale nést i potíže. Především ve chvíli, kdy jsou podobné agendy (třeba již zmiňovaný adresář) součástí i dalšího softwaru, který používáte. Tehdy se totiž buď musíte smířit se dvěma (nebo více) oddělenými (a zpravidla datové nekonzistentními) systémy, nebo řešit jejich vzájemné propojení, které ovšem nemusí být ani zdaleka snadné. Je proto vhodné se již při pořizování softwaru zajímat i o možnosti exportů/importů, případně o možnosti synchronizace dat.
Jsme daleci toho, abychom tvrdili, že CRM potřebuje každá firma. Užitečné ale nepochybně bude pro ty z nich, které mají větší než malé množství zákazníků, potřebují si o nich udržet přehled a dosáhnout toho, aby se zákazníci vraceli. K dispozici je široká řada běžných CRM aplikací i on-line nástrojů – od těch velmi známých, jako je třeba Salesforce nebo Zoho, po ty méně známé, například CapsuleCRM. Představu o podporované funkcionalitě si celkem snadno uděláte prostřednictvím zkušebního přístupu zdarma nebo, u posledně jmenovaného, i z jejího on-line videa.
V případě, že v rámci firmy realizujete projekty, pro jejichž sledování a řízení už nestačí tabulkový kalkulátor nebo zápisník, je na čase se poohlédnout po nějakém softwaru pro řízení projektů. I zde je k dispozici několik zajímavých online řešení, konkrétně třeba Mavenlink.com. Mavenlink umožňuje snadno udržovat dokumentaci k projektu, plánovat termíny, přidělovat úkoly i pod-úkoly a sledovat jejich plnění, ale také snadno komunikovat s ostatními kolegy pracujícími na stejném projektu. K dispozici je opět i verze zdarma.
Pokud potřebujete přistupovat k počítačům vzdáleně – ať už jde o vzdálený přístup k vašemu počítači, nebo o vzdálený přístup ze strany správce k počítačům zaměstnanců, zvažte TeamViewer. Tento software se nám velmi osvědčil v okamžicích, kdy vzdálený klient nebo zaměstnanec potřebuje pomoci řešit problém na svém počítači. TemViewer není třeba instalovat a zahájení vzdáleného přístupu je otázkou několika sekund – stačí jednoduše spustit na obou stranách spojení tento software a zadat heslo pro danou session. Zkušební a nekomerční verze produktu je zdarma.
Zálohování dat je oblíbeným tématem diskuse v okamžiku, kdy už je pozdě – tedy když už uživatel (nebo, v horším případě, celá firma) přišel o uložená data. Zálohovat lze super-lokálně – na připojený USB disk, lokálně v síti třeba na zařízení typu NAS (network-attached storage) nebo na servery kdesi na internetu, do cloudového úložiště. Konkrétní způsob zálohování bude záležet na objemu zálohovaných dat i kvalitě připojení (asi nelze doporučit třeba pravidelné zálohování Full HD videa přes pomalou linku do cloudu na internetu) a také na míře bezpečnosti, kterou požadujete. Jednoznačnou výhodou zálohování do cloudu je fakt, že pokud potká sídlo firmy nějaká pohroma, data zůstanou v bezpečí.
Na co si dát pozor: Všichni mají zpravidla tušení, že je třeba zálohovat, ale stále existují organizace, kde je správné zálohování považováno za tak komplikované, že se raději mnohá data nezálohují vůbec. Všichni tuší, že optimální by bylo ukládat data centrálně a centrálně rovněž zálohovat, ale dosažení tohoto stavu se zdá být nad lidské síly. Proto platí: Je lepší zálohovat data lokálně na USB disk (pokud to povaha dat dovoluje), než nezálohovat vůbec. Je lepší mít prostě v kalendáři pravidelně se opakující výzvu ke kopírování vybraných dat na síťové disky, než stále váhat nad tím správným řešením a v mezičase nezálohovat. A ještě jedna rada: Dejte si pozor na zálohování na druhý disk stejného počítače. Pokud odejde první disk, budete za zálohu vděční. Pokud dojde k závažnější závadě celého počítače – například k selhání zdroje – může se snadno stát, že přijdete o oba disky – a tedy i o zálohovaná data.
Vzhledem k různým nárokům na zálohování zde nedoporučíme žádný konkrétní software, ale pro inspiraci přidáváme odkaz na seznam zálohovacího softwaru na Wikipedii.
Zbývá dodat, že některá z výše uvedených on-line řešení zatím postrádají českou lokalizaci a budou tedy vhodná pouze pro firmy, jejichž zaměstnanci si poradí s anglickým rozhraním. Nicméně situace se v tomto ohledu poměrně rychle mění a česká lokalizace tak již ani zdaleka není výjimkou.
I na část malých a středních firem v ČR dnes doléhá aktuální ekonomická situace a nezbytně tak potřebují dosahovat co nejvyšší efektivity....
